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Biometrische Zeituhren - Was sie sind und wie sie Ihrem Unternehmen zugute kommen

biometric time clocks what they are how they benefit your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Einleitung

Es ist wichtig, dass kleine und mittelstaendische Unternehmen, insbesondere diejenigen, die eine grosse Anzahl von Mitarbeitern mit Stundenvertraegen haben, in der Lage sind, einen genauen Ueberblick darueber zu fuehren, wann Mitarbeiter die Arbeit beginnen und beenden. Dies kann diesen Unternehmen helfen, die Loehne genau zu bezahlen und die Lohnabrechnung zu vereinfachen.

Es gibt viele Moeglichkeiten, wie Unternehmen Zeit und Anwesenheit verfolgen koennen. Eine der neuesten Time-Tracking-Loesungen ist die Verwendung einer biometrischen Zeituhr. Diese Uhren verwenden biometrische Daten, um alle regelmaessigen Vorteile eines Stempel- oder Swipe-in-Systems zu bieten, mit dem zusaetzlichen Vorteil, dass es einfacher zu bedienen und schwieriger ist, das System zu tricken.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie biometrische Zeituhren Ihrem Unternehmen helfen.

Ein Blick auf Legacy Time Tracking Optionen

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Um die Vorteile eines biometrischen Zeituhrsystems wirklich zu verstehen, sollten wir zunaechst die anderen Optionen betrachten, die Unternehmen haben, um Arbeitsstunden von Mitarbeitern aufzuzeichnen und erklaeren, warum diese Loesungen manchmal problematisch sind.

Manager und Unternehmer haben drei Hauptoptionen, um die Zeit zu verfolgen, die jeder Mitarbeiter arbeiten soll. Zeitplaene, Stempelkarten und Streichkarten.

Zeitplaene
Die grundlegendste Tracking-Option, die Unternehmen haben, ist, einfach einen Zeitplan zu verwenden und davon auszugehen, dass Mitarbeiter sich daran halten.

Dies kann eine gute Loesung fuer kleine Unternehmen sein, in denen der Manager in der Lage ist, einen praktischen Ansatz zur Ueberpruefung der Teilnahme zu nehmen. Wenn der Manager jeden Tag arbeitet und nur ein paar Mitarbeiter hat, ist es besser zu gewaehrleisten, dass jeder sich an den Zeitplan haelt und Anpassungen vornimmt, wenn eine Person zu spaet ist oder nicht anwesend ist.

Allerdings treten Probleme auf, wenn die Anzahl der Mitarbeiter, die ein Unternehmen hat, zunimmt. Viele Mitarbeiter, die an verschiedenen Zeiten oder Standorten arbeiten, macht es fuer Manager fast unmoeglich, ein Auge auf alle zu behalten und zu ueberpruefen, ob sie tatsaechlich arbeiten, als sie sagten, sie seien es. In

dieser Situation ist es fast unmoeglich, zu wissen, wann Mitarbeiter etwas spaet eingetroffen oder frueher ausgetaktet wurden.

Natuerlich koennen Manager Zeiterfassungsarbeiten an Supervisoren delegieren. Aber es kann immer noch schwierig sein, Aenderungen im Auge zu behalten, besonders wenn es darum geht, Last-Minute-Anpassungen in die Lohnabrechnung einzugeben.

Stempel- und Streichkarten
Die anderen Zeiterfassungsoptionen werden in Karten getaktet. Dies kann entweder in Form von Zeitstempelkarten, die die genaue Zeit drucken, zu der der Mitarbeiter kommt und die Arbeit an einem dedizierten Dokument verlaesst, oder Streichkarten, die wie Kreditkarten funktionieren und Daten elektronisch speichern.

Dies ist eine Verbesserung der Planungsloesung, insbesondere fuer Unternehmen mit einer hoeheren Mitarbeiterzahl.

Durch die Verfolgung, wenn ein Mitarbeiter in und aus der Arbeit schlaegt, ermoeglicht es Unternehmen, den genauen Betrag zu zahlen, den sie schulden. Ausserdem wird hervorgehoben, wenn Mitarbeiter die Arbeit regelmaessig frueh verlassen, spaet ankommen oder gar nicht auftauchen.

Obwohl eine Verbesserung bei der Verwendung eines schriftlichen Zeitplans, haben diese Loesungen immer noch Probleme.

Das groesste Problem ist, dass sie leicht ausgetrickst werden koennen, indem ein Mitarbeiter eine Karte an eine andere uebergeben, um sie einzuschlagen. Dies ist ein Problem, das als Buddy Punching bekannt ist. Das System auf diese Weise zu trimmen, kann erhebliche Geschaeftskosten haben und wie wir spaeter in den Artikeln eine Praxis erforschen, die ueberraschend weit verbreitet ist.

Buddy Punching ist nicht das einzige Problem mit diesen Karten. Es gibt auch Probleme, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter vergessen hat, beim Verlassen der Arbeit auszuchecken, oder wenn der Mitarbeiter ausserhalb der Baustelle arbeiten muss.

Wenn ein Unternehmen Stempelkarten anstelle von elektronischen Karten verwendet, muss jemand von HR (oder den Geschaeftsinhabern) die ganze Zeit in die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeben. Dies ist eine zeitaufwendige Aufgabe.

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Was ist eine biometrische Zeituhr?

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Eine biometrische Zeituhr ist eine Moeglichkeit, die geleisteten Stunden zu verfolgen, die biometrische Daten verwendet, um zu bestaetigen, dass der Mitarbeiter einschlaegt, wer sie sagen, sind. Es ist eine fortschrittlichere, sicherere Zeiterfassungsloesung.

Biometrische Zeituhren haben viele der Vorteile der oben genannten Zeiterfassungssoftware, waehrend einige der Bedenken beruecksichtigt werden.

Diese Maschinen verwenden haeufig Fingerabdruck-Scanner, um die Identitaet einer Person zu ueberpruefen, da Fingerabdruecke einfach zu bedienen und als sicher angesehen werden koennen. Ausserdem sind die meisten Menschen mit der Technologie vertraut, da sie seit Jahren auf Smartphones verfuegbar ist. Theoretisch koennten jedoch alle biometrischen Daten verwendet werden, einschliesslich Gesichts- und Iris-Scans.

Der biometrische Scanner befindet sich normalerweise am Arbeitsplatz, vielleicht dort, wo der Stempel- oder Streichkartenleser war. Sie sind in der Regel an ein System angeschlossen, das automatisch alle erfassten Daten speichert.

Wie biometrische Zeituhren funktionieren

Waehrend diese Systeme technologisch viel fortgeschrittener sind als Stempelkarten oder Swipe-Karten, die Art und Weise, wie sie fuer Mitarbeiter und Unternehmer arbeiten, ist nicht so anders.

Erstens benoetigt das Unternehmen ein biometrisches Terminal. Es muss dann Profile fuer alle Mitarbeiter einrichten und biometrische Daten von jedem sammeln (um die Dinge einfach zu halten, gehen wir von nun an davon aus, dass es sich bei den verwendeten biometrischen Daten um einen Fingerabdruck handelt). Diese Fingerabdruck-Scans werden dann sicher gespeichert.

Sobald das Unternehmen einen Datensatz von jedem Mitarbeiter hat, muessen die Mitarbeiter ihre Fingerabdruecke scannen, wenn sie zur Arbeit kommen. Dies wird sie einsehen, aehnlich wie eine Swipe-Karte sie in der Vergangenheit getaktet haette.

Sobald Mitarbeiter ihre Schichten beendet haben und bereit sind zu gehen, muessen sie ihren Fingerabdruck scannen, um sie zu ueberpruefen. Dies wird das System alarmieren, wenn ein Mitarbeiter eine Schicht beendet hat.

Manager koennen dann auf die Daten zugreifen, um zu sehen, wer und wie lange gearbeitet hat. Dies liefert nuetzliche Einblicke in Arbeitstrends, die wir im Folgenden untersuchen werden.

Die Vorteile der Verwendung einer biometrischen Zeituhr

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biometrischen Systeme haben im Vergleich zu anderen Methoden der Mitarbeiterzeiterfassung viele Vorteile. Hier ist ein Blick auf einige von ihnen.

Weniger Chance auf unbefugte Uhr Ins/Clock Outs
Der entscheidende Vorteil einer biometrischen Zeituhr ist, wie sicher sie ist. Biometrische Fingerabdruckscanner sind fast unmoeglich zu taeuschen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur dann einchecken koennen, wenn sie sich tatsaechlich am Arbeitsplatz befinden.

Dies beseitigt das Problem des Buddy-Stanzens, wenn ein Mitarbeiter einem Freund in der Firma seine Uhr in Punch- oder Swipe-Karte gibt und den Freund bittet, fuer sie einzuchecken.

Sparen Sie Geld ,
indem Sie Buddy-Stanzen und andere Arten von Zeitdiebstahl reduzieren, bezahlt Ihr Unternehmen Mitarbeiter nicht mehr fuer die Arbeit, die sie nicht abgeschlossen haben. Das spart Ihrem Unternehmen Geld.

Waehrend Sie denken, dass Zeitdiebstahl nur bei grossen Unternehmen weit verbreitet ist, ist das nicht unbedingt der Fall.

Studien haben ergeben, dass viele Arbeitgeber Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiebstahl im Zusammenhang mit Buddy-Punching erleben, waehrend 43% der Stundenarbeiter zugegeben haben, die Zeit zu uebertreiben, die sie arbeitete waehrend einer Schicht.

Ihr Unternehmen wird auch Geld sparen, wenn Sie Zeitstempelkarten oder Wischkarten fuer neue Mitarbeiter erstellen muessen, was den Onboarding-Prozess vereinfacht.

Guenstig zu implementieren
All diese geldsparenden Vorteile waeren nicht viel gut, wenn die Implantation eines biometrischen Zeiterfassungssystems unerschwinglich teuer waere. Zum Glueck ist das nicht der Fall.

Kleine Unternehmen koennen biometrische Loesungen erhalten, die bei nur 29 US-Dollar pro Monat und Standort beginnen. Dieser Preis bedeutet, dass es keine grossen Einsparungen in anderen Bereichen erfordert, bevor Ihr Unternehmen beginnt, eine positive Rendite seiner Investition zu sehen.

Weniger Verwaltungsaufwand fuer Management
Die Automatisierung des Prozesses der Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden bedeutet weniger Verwaltungsaufwand fuer die Verantwortlichen. Dies kann erhebliche Zeitmengen aus dem Zeitplan der Manager freigeben, die aller Wahrscheinlichkeit nach bereits sehr beschaeftigt sind.

Einfache Verwendung von biometrischen Zeituhren fuer Mitarbeiter und Manager
sind einfach zu bedienen. Die Mitarbeiter werden nicht mehr dadurch belastet, dass sie Karten mitnehmen muessen. Stattdessen ist alles, was von ihnen benoetigt wird, um ihren Fingerabdruck zu scannen, um einzusehen.

Es wird auch keine Probleme mehr geben, wenn Menschen ihre Karten verlieren oder sie zu Hause vergessen.

Es gibt auch grosse Vorteile fuer Manager. Die

von den Mitarbeitern gearbeitete Zeit wird automatisch ohne Aufwand in einer Datenbank gespeichert. Manager verbringen auch weniger Zeit mit dem Bearbeiten oder Hinzufuegen von Arbeitszeit aufgrund von Mitarbeitern, die nicht ihre Punch in Karten mit ihnen hatten.

Erhoehte Mitarbeitervertrauen
Ein Vorteil, das Problem des Buddy-Stanzens zu beseitigen, ist die Zunahme des Vertrauens der Mitarbeiter. Sie wissen ohne Zweifel, dass ein Angestellter gearbeitet hat, als er sagte. Gleichzeitig wissen die Mitarbeiter, dass jede geleistete Stunde eine ist, fuer die sie bezahlt werden.

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Optimale Loesung - Kombinieren Sie eine biometrische Zeituhr mit Zeiterfassung.

Um die Vorteile einer biometrischen Zeituhr voll zu nutzen, kombinieren Sie sie mit einer Zeiterfassungs-App. Dadurch erhalten Sie Ihrem Unternehmen eine komplette Loesung fuer die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter.

Das Hinzufuegen von mobilen App-Funktionen zum Zeiterfassung hat mehrere Vorteile, einschliesslich

  • der Lohn- und Gehaltsabrechnung Die Verwendung einer Loesung, die die Zeit automatisch verfolgt, erleichtert die Lohnabrechnung und praeziser. Es besteht keine Notwendigkeit, die Zeit der Mitarbeiter manuell einzugeben, Arbeitszeittabellen muessen nur ueberprueft und abgeschlossen werden, bevor sie an die Lohn- und Gehaltsabrechnung gesendet werden. Manager koennen die Lohn- und Gehaltsabrechnung unterwegs bearbeiten und mithilfe der App ueberpruefen, wer in der Arbeit ist.
  • Sicherstellen der Einhaltung von Arbeitsgesetzen - Zeiterfassungs-Apps bieten Mitarbeitern und Managern Informationen, um sie zu warnen, wenn das Personal Gefahr besteht, Arbeitsgesetze zu verletzen. Ein Beispiel dafuer ist ein Manager, der benachrichtigt wird, dass ein Mitarbeiter zu viele Stunden hintereinander gearbeitet hat und ihn in eine Pause versandt hat.
  • Alle Check-Ins/Check-Outs aufzeichnen - Apps, die eine Aufzeichnung aller Mitarbeiter-Checks und Check-outs fuehren, ermoeglichen es Managern, mit Mitarbeitern zu sprechen, die konsequent zu spaet sind oder diejenigen belohnen, die Zeit gut halten. Sie lassen Geschaeftsinhaber auch sehen, wo Aenderungen vorgenommen wurden, um nach verdaechtigen Mustern zu suchen.
Letztendlich machen biometrische Zeituhren und Zeiterfassungssoftware die Ueberpruefung der Mitarbeiteranwesenheitszahlen einfacher und genauer. Das Hinzufuegen einer mobilen App in den Mix macht es auch fuer Geschaeftsinhaber und Manager noch bequemer.

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