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Die Mitarbeiterverfolgung mit Zeituhrrechnern Das

getting employee tracking right with time clock calculators
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Veraltete Zeiterfassungsmethoden Was ist die grosse Sache?

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Die Verwaltung von Zeit und Anwesenheit von Mitarbeitern (Clock Ins und Outs) ist fuer sich ein Problem, aber mit einer mobilen Belegschaft haben Sie ein voellig neues Problem an Ihren Haenden.

Zeituhrrechner sind cloudbasierte automatisierte Systeme, mit denen Ihre Mitarbeiter eine App auf ihren Telefonen verwenden und mit der zusaetzlichen Geo-Tagging-Funktion wissen Sie, dass sie auf dem Feld sind, wenn sie ein/ausschlagen.

Die Tatsache, dass alles digital ist und dass Daten im 21. Jahrhundert Koenig sind, sollte ausreichen, um jedes Unternehmen davon zu ueberzeugen, auf modernere Methoden der Mitarbeiterzeitmessung zu wechseln, aber Sie waeren ueberrascht zu wissen, dass dies nicht der Fall ist.

Viele kleine Unternehmen werden mit uralten Systemen wie Lochkarten oder Arbeitszeittabellen bequem, da sie nach dem klassischen Sprichwort leben koennen- Wenn es nicht kaputt ist, sollten Sie es nicht beheben. Es ist ein System, das gerade fuer sie funktioniert, also gehen sie davon aus, dass es die beste Loesung ist.

Aber den Ueberblick zu behalten, wann Ihre Mitarbeiter kommen, Pausen einlegen oder Ueberstunden machen, ist nur leicht zu verfolgen, wenn Sie eine Handvoll Mitarbeiter zu ueberwachen haben, aber mit zunehmender Belegschaft koennen Sie sich nicht auf Schichtplaene allein verlassen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berechnen.

Darueber hinaus fuehren diese unzuverlaessigen Methoden oft zu Zeitdiebstahl wegen unsachgemaesser Ueberwachung. Jedes Unternehmen, das wachsen moechte, muss auf neuere Anwesenheitsloesungen umstellen, die mehr Verantwortlichkeit des Mitarbeiters erfordern und auch Ihre Arbeit einfacher machen.

Unternehmen, bei denen Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten, z. B. Server, die eine externe Veranstaltung betreten, koennen besonders von der Verwendung eines Zeitrechners profitieren.

Hilft Ihnen, die Arbeitsgesetze auf dem Laufenden zu bleiben

Wenn Sie die Arbeitszeit Ihres Mitarbeiters manuell berechnen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie in eine grosse Anzahl von Unternehmen fallen, die Berechnungsfehler machen. Tatsaechlich gibt es eine 1% -8% der Berechnungsfehlerrate in Organisationen, die herkoemmliche Methoden der Zeitmessung verwenden.

Dies ist, egal wie unbeabsichtigt, eine Verletzung der Arbeitsgesetze und kann Sie fuer IRS-Strafen und Klagen eroeffnen.

Betrachten Sie dies, 40% der KMUs muessen durchschnittlich $ zahlen845 in IRS Strafen jedes Jahr.

Eine Moeglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, Richtlinien zu erstellen, die Ihr Unternehmen mit den Arbeitsvorschriften auf dem neuesten Stand halten; eine andere besteht darin, in eine intelligente Zeitmesserloesung zu investieren, z. B. in einen Zeitmesser.

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Regulate Compliance

Die FLSA (Fair Labor Standards Act) ist das Bundesgesetz, das Mindestlohn, Ueberstunden, Aufzeichnungen und Spezifikationen fuer nicht befreite Mitarbeiter, etc. festlegt Das Gesetz verlangt auch, dass Unternehmen genaue Aufzeichnungen ueber die Arbeitsstunden der Mitarbeiter fuer mindestens zwei Jahre, zur Inspektion zur Verfuegung.

Obwohl es keine Standardmethode fuer die Zeitmessung festlegt, kann die Verwendung von Lochkarten und Arbeitszeittabellen sehr schwierig sein, zumal Sie die Daten fuer lange Zeitraeume speichern und aufbewahren muessen.

Zum einen beanspruchen physische Daten viel Speicherplatz oder Speicherplatz und sind schwer zu verwalten. Es kann zu Problemen wie menschlichen Fehlern, Datenduplizierung oder ohne Sicherung Ihrer Datensaetze fuehren.

Bedenken Sie, dass Sie die Unterlagen eines Mitarbeiters falsch eingereicht haben und eine staatliche Pruefung bevorsteht. Sie muessen jetzt viel Zeit und Muehe verschwenden, um diese Daten zu finden, um eine Strafe zu vermeiden.

Datenverlust ist ein weiteres sehr reales Problem, das mit der manuellen Datenspeicherung einhergeht. Ihre Akten koennen durch Unfaelle oder Naturkatastrophen zerstoert werden, und das kann auch Sie in eine Menge Aerger mit der Regierung bringen. Um es noch schlimmer zu machen, wird eine grosse Anzahl kleiner Unternehmen nach einer Katastrophe nie wieder geoeffnet, da sie den Datenverlust einfach nicht bewaeltigen koennen.

Mit Zeit- und Anwesenheits-Apps der Mitarbeiter koennen Sie grosse Mengen an Informationen an Remote-Cloud-Standorten speichern. So stellen Sie sicher, dass Sie die Daten jederzeit leicht verfuegbar haben und sich keine Sorgen mehr um Ueberraschungsaudits machen muessen.

Akkurat Ueberstunden

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Nach einem Bericht von NERA neigen Unternehmen dazu, wegen unsachgemaesser Erstattung von Ueberstunden zu zahlen 42% der Zeit und Sie koennten auf die gleiche Weise am Ende, wenn Sie nicht vorsichtig sind.

Laut Gesetz muessen die Arbeitszeiten von nicht befreiten Mitarbeitern effizient dokumentiert werden, um die Ausgleichsberechtigung zu bestimmen.

Tatsaechlich verlangt FLSA, dass diese Mitarbeiter fuer Ueberstunden bezahlt werden, auch wenn es nicht autorisiert ist und es keinen finanziellen Gewinn in dieser Situation gibt, wenn Sie zahlen, werden Sie mehr Geld ausgeben, als Sie erwartet haben, und wenn Sie nicht, dann koennen Sie bestraft werden.

Waehrend papierbasierte Systeme nicht voellig unfaehig sind, diese Aufzeichnungen zu fuehren, koennen sie die Berechnung dieser Stunden zu einer sehr schwierigen Aufgabe machen.

Mit leicht zugaenglichen und effizient sortierten Daten koennen Sie Ueberstunden von Mitarbeitern verfolgen und entscheiden, ob die Einstellung zusaetzlicher Mitarbeiter kostenguenstiger waere.

Bessere Manage Remote Workers

Es ist viel schwieriger, einen Mitarbeiter, der vor Ort arbeitet, im Auge zu behalten, als einer, der jeden Tag kommt und sichtbar beruecksichtigt werden kann.

Dies kann eine Menge Aerger fuer Ihr Unternehmen verursachen, die leicht durch die Aktualisierung Ihres Anwesenheits- und Zeitmessersystems vermieden werden koennen.

1. Cuts Down On Memory Leaks
Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie ein kleines Catering-Unternehmen besitzen, und die Lage jedes Ereignisses variiert von Tag zu Tag, Woche zu Woche.

Um sicherzustellen, dass Sie die Stunden, die Ihre Mitarbeiter eingegeben haben, genau und einfach verfolgen koennen, bitten Sie sie, am Ende jeder Woche eine Arbeitszeittabelle auszufuellen.

Dies ermoeglicht es Ihnen, die Wochenloehne fuer jeden Mitarbeiter zu berechnen und sogar systematisch Ueberstunden zu beruecksichtigen, so dass am Ende des Monats keine Ueberraschungen auftreten.

Obwohl dies eine gute Loesung sein mag, sind wir hier, um Ihnen zu sagen, dass es nicht so toll ist, wie es klingt. Tatsaechlich verlieren Sie Geld, ohne es ueberhaupt zu merken.

Aber du brauchst unser Wort nicht zu nehmen.

In der Regel sind Menschen, die weniger haeufig eintreffen, nicht so genau im Ueberblick ueber ihre Arbeit, und Mitarbeiter, die sich nur einmal pro Woche anmelden, koennen keine genauen Aufzeichnungen fuehren. Seltsamerweise erinnern sich auch die Mitarbeiter eher daran, mehr Stunden zu arbeiten, als sie es tatsaechlich getan haben.

Ein Zeituhrrechner ermoeglicht es Ihnen, die Zeit selbst von entfernten Mitarbeitern auf einer taeglichen Basis effizient zu halten, was bedeutet, dass Sie zusaetzliche Kosten aufgrund von Speicherlecks reduzieren koennen.

2. Channel-Cross-Channel-Zugaenglichkeit und Verfuegbarkeit
Papierlose Arbeitszeittabellen Apps eignen sich hervorragend fuer die Verwaltung von Remote- und mobilen Mitarbeitern, auch wenn Sie Ihre Old-School-Uhr nicht loswerden moechten.

Diese kanaluebergreifende Barrierefreiheit hilft Ihren Mitarbeitern und Sie behalten eine Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden.

Manager koennen leicht verfolgen, wer eingeholt oder ausgestockt hat und ob sie zu spaet waren oder nicht. Arbeitsstunden, die nicht abgeschlossen sind, koennen fuer bessere Lohnberechnungen hervorgehoben werden.

Mit der Geo-Tagging-Funktion, die eine gute Zeitmesser-App bietet, koennen Sie jederzeit den Live-Standort Ihrer Mitarbeiter sehen, auch waehrend der Zeitein- und Auszeit, so dass Sie wissen, dass sie sich nicht von einem Cafe einen Block entfernt angemeldet haben.

Mit solchen Apps koennen Sie sogar die Arbeit vor der Zeit planen, sodass keine Kommunikationsluecke oder Diskrepanz zwischen den Mitarbeitern vor Ort und Managern besteht.

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Ueberpruefung der aufgabenbasierten Zeitaufwandsanalyse

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Es ist oft schwierig, die Aufgaben, die mehr Zeit und Aufwand erfordern, im Auge zu behalten. Deshalb werden die meisten Mitarbeiter ueberall gleich bezahlt. Dies scheint zwar nicht wie ein Problem zu sein, kann sich aber auf folgende Weise negativ auf Ihr Unternehmen auswirken.

1. Es bedeutet, dass Sie entweder zu unterzahlen oder zu viel bezahlen Mitarbeiter
Das gleiche Gehalt auf der ganzen Linie bedeutet, dass jeder Mitarbeiter den gleichen Stundensatz bezahlt wird, trotz der Anforderung/Komplexitaet der Arbeit.

Nehmen wir zwei Arbeiter zum Beispiel; beide setzen 8 Stunden am Tag bei der Arbeit ein.

Waehrend einer von ihnen aufgrund geringerer Arbeitsbelastung mehr Zeit fuer Pausen verbringen kann, nutzt der andere alle seine Arbeitsstunden, um die vorzeitige Aufgabe zu beenden.

Wenn Sie beide Mitarbeiter den gleichen Lohn bezahlen, bedeutet dies, dass Sie entweder einen Mitarbeiter mehr bezahlen, als Sie sollten oder den anderen weniger, als sie verdienen.

2. Es kann Arbeitskraefte, die schwere Arbeit Aufgaben haben, fuehlen sich
ungleiche Lohn- und Arbeitsverteilung kann die Mitarbeiterbindung beeinflussen und Sie wahrscheinlich nicht wollen, mit einer veraergerten Belegschaft umzugehen, besonders wenn Sie nicht vor Ort sind, um mit den Folgen umzugehen.

Also, was ist die Loesung? Einfach, verwenden Sie eine Zeitmesser-App.

Diese koennen Ihnen helfen, die Aufgaben zu ueberwachen, die mehr Arbeit erfordern, und wenn jeder Mitarbeiter in und aus Pausen gestanzt hat, so dass Sie Beurteilungen/Loehne entsprechend analysieren und berechnen koennen.

Benachrichtigungen in Echtzeit Die

Kommunikation mit entfernten Mitarbeitern kann ein Aerger sein.

Wie lenken Sie sie in Bezug auf neue Aufgaben oder Aenderungen im Zeitplan?

Was noch wichtiger ist, wie stellen Sie maximale Produktivitaet und Engagement sicher?

Laut einer Studie von Gallup sind unengagierte Mitarbeiter 49% anfaelliger fuer Unfaelle und 60% wahrscheinlicher, Fehler zu machen. Dies kann Ihr Unternehmen jaehrlich 450 bis 550 Milliarden US-Dollar an Produktivitaetsverlusten kosten .

Mit einem Zeituhrrechner koennen Sie bequem die Arbeitsstunden der Mitarbeiter addieren, Aufgaben planen und neu planen und durch Echtzeitbenachrichtigungen ueber Pausen verfolgen.

Sie koennen diese Funktion auch verwenden, um Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, dass es Zeit ist, eine Pause einzulegen, indem Sie Benachrichtigungen senden, die sie auf ihren Telefonen empfangen koennen.

Zusaetzliche Tipps vor dem Wechsel

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Wenn Sie sich jetzt fuer eine automatisierte Zeiterfassung und Anwesenheitsloesung fuer Ihr Unternehmen entscheiden, sind Sie auf dem richtigen Weg. Die Installation und Aktualisierung bedeutet jedoch nicht immer sofortige Ergebnisse.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten muessen, bevor Sie den Sprung machen.

Ihre aktuellen Probleme
Bevor Sie nach der genauen Loesung suchen koennen, ist es wichtig, eine Liste aller Probleme zu erstellen, die Sie sortieren muessen.

Wie leidet Ihr Unternehmen aufgrund veralteter Anwesenheitsmethoden? Es koennte alles sein, vom Kumpel Punching bis hin zu Mitarbeitern, die waehrend der bezahlten Urlaubszeit arbeiten.

Analysieren Sie jede Situation und sehen Sie, welche Funktion der App bei dem Problem helfen kann.

Unabhaengig
davon, wie effizient ein System Sie installieren, ein unehrlicher Mitarbeiter wird immer versuchen, das System zu betruegen.

Bevor solche Arbeitnehmer die Sicherheit und Glaubwuerdigkeit Ihrer neuen Anwesenheitsmethoden gefaehrden, waere es wahrscheinlich besser, sie hervorzuheben und die erforderlichen Massnahmen zu ergreifen.

Versuchen Sie herauszufinden, was ihre Beschwerden sind und was sie dazu fuehrte, die Schritte zu unternehmen, die sie getan haben. Dies kann Ihnen auch helfen, Probleme in Ihren Arbeitsrichtlinien zu erkennen, von denen Sie nicht wussten, dass sie vorhanden sind.

Abschliessend sollten Sie ueberlegen, wie Ihre Mitarbeiter sowohl die Methode als auch die Haeufigkeit anmelden, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken.

Die falschen Zeitmessungsmassnahmen koennen nicht nur zu finanziellen Problemen fuehren, sondern auch zu rechtlichen Problemen wie Klagen und Strafen fuehren.Die

Effizienz der Mitarbeiter kann auch beeintraechtigt werden, vor allem, wenn sie aus der Ferne arbeiten, weniger Kontrolle bedeutet, dass sie weniger brauchen, um ihr Bestes auszugeben.

Mit den Zeitrechnern von Zip Clockwerden Ihre Mitarbeiter fuer jede Sekunde beruecksichtigt, die sie fuer ihre Arbeit einsetzen, egal wo sie sich befinden.

Weitere Informationen darueber, wie Online-Anwesenheitssoftware Ihrem Unternehmen helfen kann, finden Sie auf unserer Website, um alle angebotenen Funktionen zu sehen.

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