Zeitplan fuer Mitarbeiter | 9 mins read

Verstaendnis der Mitarbeiterplaene

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Einfuehrung in den Mitarbeiterplan

Ein Mitarbeiterplan ist ein Dokument, das beschreibt, an welchem Tag und zu welchen Stunden ein Mitarbeiter benoetigt, um zur Arbeit zu kommen. Ein effektives Planungssystem wird die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter erhoehen, da es die Erwartungen kommuniziert. Es stellt auch sicher, dass das Unternehmen den ganzen Tag ueber eine gute Balance der Teammitglieder hat. Kunden erhalten dann den Qualitaetsservice, den sie verdienen, und die Rentabilitaet des Unternehmens wird steigen.

Die Bedeutung der Mitarbeiterplanung

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Die ordnungsgemaesse Planung von Mitarbeitern ist eine wichtige Komponente fuer die Langlebigkeit eines Unternehmens. Wenn Sie sicherstellen, dass in einem Unternehmen genuegend Mitarbeiter vorhanden sind, wird ein nahtloser Workflow und eine reibungslose Bestellung gefoerdert. Es stellt auch sicher, dass die taeglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten jederzeit rechtzeitig erledigt werden.

Manager mit schlechten Planungsverfahren riskieren die Moral und Motivation ihrer Mitarbeiter. Zum Beispiel werden konsequente Unterbesetzungsaenderungen zu schwereren Arbeitsbelastungen und der Notwendigkeit von Multitasking fuehren. Dies wird in der Folge das Stress- und Produktivitaetsniveau erhoehen. Ganz zu schweigen davon, dass unterbesetzte Unternehmen zu potenziellen Gewinnverlusten fuehren werden. Auf der anderen Seite werden Ueberbesetzungsschichten dazu fuehren, dass sich die Mitarbeiter unnoetig und unbewertet fuehlen. Darueber hinaus fallen die Arbeitskosten direkt an, was sich erheblich auf das Geschaeftsergebnis auswirken wird.

Um diesen Herausforderungen vorzubeugen, muessen Geschaeftsinhaber ein System einfuehren, das eine effektive Terminplanung garantiert. Dies beinhaltet die Anpassung der Verfuegbarkeitseinstellungen der Mitarbeiter und den Ausgleichsworkflow. Es geht auch darum, die Kosten zu kontrollieren und die Ausgaben genau zu verfolgen.

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Verschiedene Arten von Arbeitsplaenen

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeitplanstrukturen, die Manager fuer ihre Teams entwickeln koennen. Die besten Mitarbeiterplaene haengen von den Geschaeftsanforderungen und den Betriebsstunden ab. Zu den haeufigsten Beispielen von Arbeitszeitplaenen, die Unternehmen verwenden koennen, gehoeren die folgenden.

Vollzeit-Zeitplan

Vollzeitarbeitszeitplaene umfassen in der Regel 40 Stunden pro Woche mit 8 Stunden pro Tag. Vollzeitbeschaeftigte werden oft jede Woche am selben Tag oder zu gleichen Zeiten arbeiten. Die Entschaedigung variiert fuer jedes Unternehmen, in dem einige Stundenloehne zahlen, waehrend andere Gehaelter zahlen. Fast alle Organisationen werden Leistungen an Arbeitnehmer fuer diejenigen anbieten, die Vollzeit arbeiten. Dies beinhaltet Urlaubstage, Krankenversicherung und Pensionskassen.

Teilzeitplaene

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Jeder, der weniger als 40 Stunden pro Woche arbeitet, hat einen Teilzeitplan. Teilzeitbeschaeftigte haben im Vergleich zu Vollzeitmitarbeitern viel Flexibilitaet. Da sie den groessten Teil ihres Tages nicht arbeiten, haben sie mehr Verfuegbarkeit und persoenliche Zeit. Teilzeitmitarbeiter erhalten jedoch keine aehnlichen Vorteile wie Vollzeitteams. Sie haben tendenziell auch inkonsistente Zeitplaene, die sich woechentlich aendern

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Feste Zeitplaene

Feste Zeitplaene beziehen sich auf Zeitplaene mit einheitlichen Arbeitstagen und -stunden. Sie bleiben im Allgemeinen waehrend der gesamten Beschaeftigung gleich. Vollzeit- und Teilzeitbeschaeftigte koennen feste Zeitplaene haben; sie muessen sich nur mit den Arbeitgebern ueber ihre Arbeitszeiten einigen.

Drehende Schichtplaene

Rotierende Schichtplaene sind Zeitplaene, die Mitarbeiter in verschiedenen Schichten durchlaufen. Dies ist in der Gesundheits- und Gastgewerbebranche am haeufigsten, da sie Mitarbeiter benoetigen, die rund um die Uhr arbeiten. Mit einem rotierenden Zeitplan wird ein bestimmtes Team nicht in einer weniger erwuenschten Schicht wie Nachtschichten stecken bleiben.

So erstellen Sie einen Mitarbeiterplan

Im Allgemeinen wird das Erstellen des perfekten Mitarbeiterplans viel Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere wenn Geschaeftsinhaber herkoemmliche Papier- und Stiftmethoden verwenden, kann der Planungsprozess komplex sein. Unternehmen koennen diesen Prozess jedoch optimieren, indem sie diese Schritte ausfuehren.

1. Festlegen von Geschaeftsanforderungen

Um einen effektiven Arbeitsplan zu entwickeln, muessen Manager bestimmen, wie die Anforderungen ihres Unternehmens aussehen. Dies beinhaltet die Identifizierung der spezifischen Faehigkeiten und Ressourcen, die jede Schicht benoetigt, um eine gute Leistung zu erbringen. Sie muessen auch Betriebsstunden einrichten und den Tag in Schichten aufteilen. Das Management sollte auch die verschiedenen Aufgaben beruecksichtigen, die in jeder Schicht ausgefuehrt werden muessen.

2. Vorbereiten und planen

Warten Sie nicht bis zur Woche, um Zeitplaene zu erstellen. Dies wird nur mehr Stress fuer das Management und die Mitarbeiter verursachen. Erstellen Sie stattdessen die Zeitplaene im Voraus und senden Sie sie umgehend an die Mitarbeiter. Auf diese Weise koennen die Mitarbeiter ihre Zeit entsprechend planen und alle erforderlichen Zeitplanaenderungen im Voraus vornehmen.

3. Definieren von Richtlinien

Jedes Unternehmen benoetigt Planungsrichtlinien, in denen Schichter-Swaps, Schichtgeschaefte, Urlaubsantraege und Urlaubstage beschrieben werden. Wenn Mitarbeiter wissen, wie sie Anfragen senden und Schichtungen finden, wird es weniger Verspaetung und Fehlzeiten geben. Darueber hinaus muessen Manager in letzter Minute nicht nach Ersatzlieferungen suchen.

4. Sammeln Sie die Verfuegbarkeit

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Bevor Sie einen neuen Zeitplan entwickeln, muessen Manager die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter zusammenstellen. Dies beinhaltet die spezifischen Tage in einer Woche und Stunden an einem Tag, an denen ein Mitarbeiter zur Arbeit kommen kann. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihr Bestes geben, um den Schichtpraeferenzen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Dies wird zeigen, dass sie ihre Zeit und Arbeit schaetzen. Im Gegenzug werden sich die Mitarbeiter geschaetzt und zufrieden fuehlen.

5. Anfragen umgehend genehmigen

Manager sollten Urlaubsantraege und Schichte-Swaps nach dem Prinzip Wer zuerst kommt, mahlt zuerst genehmigen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Zeitplankalender auf dem neuesten Stand ist und Anfragen effizient bearbeitet werden. Es wird auch die Mitarbeiter dazu anregen, ihre Zeitplaene schnell anzupassen.

Folgen einer unsachgemaessen Mitarbeiterplanung

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Unsachgemaesse Planungspraktiken koennen Unternehmen viele Nachteile bereiten. Im Folgenden werden die Folgen einer ineffektiven Planung aufgefuehrt.

  • Lackluster Operations - Wenn Mitarbeiter vorbei oder unterbesetzt sind, verzoegern sich die Arbeitsablaeufe. Kunden werden nicht effektiv bedient und Aufgaben werden entweder ausgehen oder nicht rechtzeitig erledigt.
  • Manager verlieren an Glaubwuerdigkeit - Mitarbeiter brauchen eine einheitliche Struktur mit ihren Zeitplaenen. Wenn Manager staendig Fehler machen oder zu spaet Zeitplaene versenden, verlieren sie ihre Glaubwuerdigkeit. Die Mitarbeiter fuehlen sich unschaetzt und werden ihre Manager als unzuverlaessig empfinden.
  • Ineffizienz - Schlechte Zeitplaene erschweren es den Mitarbeitern, effizient zu arbeiten. Fehler wie Unterbesetzung werden es den Teams erschweren, ihre Arbeit zu erledigen, und die Produktivitaet verringern.
  • Erhoehter Konflikt - Es besteht eine erhoehte Wahrscheinlichkeit von Stress und Konflikten zwischen den Mitarbeitern, wenn Zeitplaene ungenau erstellt werden.
  • Niedrige Moral und schlechte Bindung - Die Planung von Mitarbeitern an Tagen, an denen sie nicht verfuegbar sind, wird zum Beispiel die Moral verringern. Schliesslich werden sie einen neuen Job finden wollen, in dem ihre Zeit und Vorlieben geschaetzt werden.
  • Mehr Kosten - Eine schlechte Planung kann zu unkontrollierten Ueberstunden fuehren. Dies kann sich erheblich auf die finanzielle Leistungsfaehigkeit eines Unternehmens auswirken. Darueber hinaus muessen die Arbeitgeber in Bezug auf den gesteigerten Umsatz mehr Geld ausgeben, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren und einzustellen.
  • Negative Reputation - Teammitglieder, die aufgrund einer negativen Erfahrung ein Unternehmen verlassen, koennen schlechte Bewertungen mit ihren Freunden und Kollegen teilen. Dies wird sich auf den allgemeinen Ruf und den Markennamen eines Unternehmens auswirken.

So loesen Sie Probleme bei der Mitarbeiterplanung

Es ist offensichtlich, dass eine schlechte und unsachgemaesse Planung einen grossen Einfluss auf die Belegschaft und den Betrieb eines Unternehmens haben kann. Dies kann gemildert werden, wenn Manager ihre Planungsfehler erkennen und sie so schnell wie moeglich beheben. Im Folgenden sind einige der haeufigsten Planungsprobleme aufgefuehrt und wie Unternehmen diese loesen koennen.

1. Unterbesetzung

Es ist unmoeglich, die Zukunft zu sagen und genau zu wissen, wie viele Kunden in ein Geschaeft oder ein Restaurant kommen werden. Oft haben Manager moeglicherweise versehentlich weniger Mitarbeiter im Zeitplan als am Tag von.

Um dies zu verhindern, muessen Unternehmen ihren Verkaufs- und Arbeitsbedarf effektiv prognostizieren. Dies beinhaltet die Bewertung historischer Verkaufsdaten fuer bestimmte Zeitraeume. Manager sollten auch um Mitarbeiterfeedback bitten. Da sie direkt mit Kunden zusammenarbeiten, werden sie wertvolle Einblicke in die Beduerfnisse der Schicht erhalten.

2. Overscheduling Mitarbeiter

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Wenn Sie ein Teammitglied zu viele Stunden planen, fuehrt dies zu Burnout und Ermuedung. Im Gegenzug werden sie eher kuendigen und einen anderen Job finden. Um Ueberschwemmungen zu vermeiden, muessen Manager ihre Zeitplaene ueberpruefen und sicherstellen, dass sie mit den Praeferenzen der Mitarbeiter uebereinstimmen. Sie koennen auch mehr Mitarbeiter einstellen, um den Zeitplan zu maximieren.

3. Informeller Spielplan

Die Zeitplaene sollten zugaenglich und leicht zu lesen sein. Sie koennen in einem Kalenderformat vorliegen oder in einer Tabelle organisiert sein. Wie auch immer, die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, einen Blick darauf zu werfen und ihre naechsten Schichten zu identifizieren.

4. Keine Pausen

Mitarbeiter brauchen waehrend ihrer Schicht Ruhepausen und Essenspausen. Diejenigen, die Nachtschichten arbeiten, sollten nicht auch fuer eine Morgenschicht am naechsten Tag geplant werden. Das Arbeiten ohne Ausfallzeiten fuehrt zu Burnout, Stress und verminderter Moral. Manager muessen Pausen in den Zeitplan einbeziehen und den Mitarbeitern koerperliche und geistige Pausen ermoeglichen.

Vorteile der Mitarbeiter-Planungssoftware

Gluecklicherweise gibt es im heutigen digitalen Zeitalter Technologie-Tools , die den Planungsprozess der Mitarbeiter rationalisieren. Systeme wie Mitarbeiterplanungssoftware werden die Schichtplanung automatisieren und vereinfachen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile der Einfuehrung von Loesungen fuer die Mitarbeiterplanung aufgefuehrt.

1. Automatisierte Planung

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Die besten Planungstools verfuegen ueber Automatisierungsfunktionen, die die Planung erheblich vereinfachen. Das System wird die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter, Urlaubsantraege und Arbeitsbudgets zusammenstellen und die Mitarbeiter entsprechend planen. Diese Funktion ermoeglicht es Managern, Zeitplaene in Minuten zu erstellen.

2. Arbeiten Sie unterwegs

Die meisten Planungsplattformen verfuegen ausserdem ueber Cloud-basierte Technologie. Dies bedeutet, dass Benutzer ueber ein beliebiges Geraet oder einen Laptop aus der Ferne auf die Schnittstelle zugreifen koennen, solange eine Internetverbindung besteht. Darueber hinaus verfuegen die Plattformen ueber mobile Apps. Daher koennen Mitarbeiter jederzeit und ueberall ihre Zeitplaene einsehen.

3. Individuelle Vorlagen

Die Planung wird mit den von der Software bereitgestellten benutzerdefinierten Vorlagen besonders einfach. Mit diesen Vorlagen muessen Manager nur die Namen von Mitarbeitern in Schichten ziehen und dort ablegen. Sie muessen sich keine Gedanken ueber die Formatierung des Kalenders, die Eingabe von Mitarbeiterinformationen oder die manuelle Organisation von Schichten machen.

4. Optimieren mit zusaetzlichen Funktionen

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Die neuesten Softwareanbieter bieten mit ihrem Planungssystem erweiterte Funktionen an. Zu den gaengigsten Modulen gehoert TeaDie neuesten Softwareanbieter bieten erweiterte Funktionen mit ihrem Planungssystem. Zu den gaengigsten Modulen gehoeren die Teamkommunikation ueber Chat-Messaging, Zeiterfassung, Zeituhren und Aufgabenverwaltung. Dies ermoeglicht es Unternehmen, ihr Workforce Management weiter zu optimieren.

5. Steigerung der Reten

Mit den vielen Moeglichkeiten der Planungssoftware werden die Mitarbeiter gluecklicher und zufriedener sein. Die Software ermoeglicht es Managern beispielsweise, Zeitplaene per mobiler App oder Text zu senden. Mitarbeiter koennen dann schnell und zugaenglich ihren neuesten Zeitplan haben.

Schlussfolgerung zum Mitarbeiterplan

Die

  • Mitarbeiterplanung ist eine grosse Komponente fuer funktionierende Unternehmen, da sie sicherstellt, dass die Workflows rechtzeitig abgeschlossen werden.
  • Es gibt viele verschiedene Arten von Mitarbeiterplaenen, die Unternehmen fuer ihre Mitarbeiter entwickeln koennen, z. B. feste und rotierende Zeitplaene.
  • Unsachgemaesse Planungspraktiken koennen sich nachteilig auf Unternehmen auswirken. Daher muss das Management beim Erstellen von Zeitplaenen wichtige Techniken anwenden.
  • Eine Moeglichkeit, Nachteile zu vermeiden und die Planung zu rationalisieren, ist die Verwendung von Online-Mitarbeiterplanungssoftware.

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