Zeit Uhr Zeit und Anwesenheit | 10 mins read

Verwalten von Zeit und Anwesenheit von Mitarbeitern

managing employee time and attendance
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Fehlzeiten sind ein bedeutendes und schaedliches Problem, das Unternehmen daran hindert, voll zu gedeihen. Bei Fehlzeiten der Mitarbeiter kommt ein hoher Preis mit dem manchmal versteckten Produktivitaetsverlust und der gesenkten Moral der Mitarbeiter. Es wird geschaetzt, dass fast 3 Prozent der Belegschaft eines Arbeitgebers an einem bestimmten Tag nach Angaben des US-Arbeitsministeriums abwesend sind, und dennoch scheitern viele Arbeitgeber, effektive Anwesenheitsverfolgung zu implementieren.

Mit der richtigen Zeiterfassungsloesung, sei es mit Hilfe von Anwesenheitssoftware oder einem gruendlich abgebildet Anwesenheitssystem, werden Unternehmen besser in der Lage sein, die Arbeitskosten zu kontrollieren und das Personalmanagement zu verbessern.

Hier finden Sie einen Blick in die Zeiterfassung von Mitarbeitern und wie Sie aktuelle Zeiterfassungspraktiken staerken koennen.

Wie man mit Mitarbeiterabsentismus

Employee Absentismus Deal ist ein wiederkehrender Mangel an Anwesenheit am Arbeitsplatz ohne einen triftigen Grund. Dies beruecksichtigt keine Krankheiten oder unerwartete Notfaelle.

Um Abwesenheiten zu vermeiden, muss zunaechst der Wesentfaktor ermittelt werden. Einmal verstanden, ist es wichtig, Aenderungen am aktuellen Managementsystem vorzunehmen, da es mehrere anwendbare Ansaetze gibt, um das Problem zu loesen.

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1. Erstellen eines Anwesenheitssystems und einer Richtlinie

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Der erste Schritt zur Behebung von Anwesenheitsproblemen besteht darin, eine Richtlinie einzurichten. Die Teilnahme scheint ein unkompliziertes Konzept zu sein, aber in Wirklichkeit koennen taegliche Szenarien es verzerren. Was ist, wenn Ihr Mitarbeiter eine Stunde zu spaet kommt? Was waere, wenn sie ihr Kind unerwartet von der Kindertagesstaette abholen muessten? Die Anwesenheitsrichtlinien sollten einfach und unkompliziert bleiben. Fuegen Sie realistische Disziplinarmassnahmen nach Szenario ein. Mit einer klar geschriebenen Politik schliesst dies den Faktor der Verzerrung oder Einzelfallszenario aus, wobei jede Art von Abwesenheit und Strafe klar definiert wird.

2. Mitarbeiterabwesenheiten

Eine einfache Moeglichkeit, die Arbeitszeit Ihres Mitarbeiters zu verfolgen, besteht darin, eine Mitarbeiterzeituhr zu verwenden. Zeiterfassungssoftware kann den Arbeitgebern sofortige Benachrichtigungen ueber die Ein- und Ausschaltzeiten des Mitarbeiters bieten und daher jedes Mal, wenn eine Abwesenheit entsteht, kann das Management schnell zur Kenntnis nehmen. Warum alle Abwesenheiten aufzeichnen? Die meisten Staaten haben eine Willensbeschaeftigung, was bedeutet, dass Arbeitnehmer eingestellt werden koennen, ohne dass Arbeitgeber einen gerechten Grund feststellen muessen.

3. Identifizieren Sie die Ursache

Es kann zugrunde liegende Gruende dafuer geben, warum ein Mitarbeiter haeufig abwesend ist. Wenn es ein auffaelliges Muster in der Anwesenheit eines Mitarbeiters gibt, wenden Sie sich professionell an. Das Management sollte versuchen, Angestellte zu fragen, ob es etwas gibt, das er/sie tun kann, um die wiederkehrenden Abwesenheiten zu verringern.

Arbeitgeber koennen herausfinden, dass es andere Faktoren ausserhalb der Arbeit gibt, die sich auf die Teilnahme auswirken, wie die Suche nach einer geeigneten Kinderbetreuung waehrend der Arbeitszeit oder der Versuch, das Zeitmanagement zwischen Arbeit und Schule auszugleichen. Punkt ist - es kann nicht der Mitarbeiter ueberhaupt sein, sondern eher ihr Zeitplan, der mit ihrer Arbeitsleistung im Widerspruch steht. Nachdem festgestellt wurde, dass ein Mitarbeiter Probleme mit dem Zeitplan hat, sollte das Management die Verfuegbarkeit erneut besprechen und sicherstellen, dass er seine Terminkonflikte umgehen muss, um eine Abwesenheit zu vermeiden. Bei der Planung von Problemen ist es zwingend erforderlich, dass Arbeitgeber genuegend Mitarbeiter einstellen, um Mitarbeiterplankonflikte zu beruecksichtigen.

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4. Unterstuetzen Sie Mitarbeiterengagement

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In einem Arbeitsplatz wird Abwesenheit typischerweise mehr als Praesenz empfunden. Wenn jemand abwesend ist, belastet das das Team und wie eine ganze Operation laeuft. Fast die Haelfte oder 49 Prozent der Mitarbeiter sind entlotet, waehrend 18 Prozent aktiv entlobt werden. Die Anerkennung von Mitarbeitern fuer gute Anwesenheit und Arbeitsethik koennte die wirkungsvollste Strategie sein, wenn es darum geht, Mitarbeiterabwesenheiten zu bekaempfen. Schreie an harte Mitarbeiter zu geben, Peer-to-Peer-Anerkennung zu foerdern und Feedback zu Mitarbeitern zu sammeln sind nuetzliche Taktiken fuer das Management, um das Engagement der Mitarbeiter zu erhoehen.

Sammeln von Daten ueber Absentismus

Eine der wichtigsten Moeglichkeiten, Fehlzeiten zu kontrollieren, besteht darin, die Art des Problems korrekt zu beurteilen und die Ergebnisse korrekt aufzuzeichnen. Mit den richtigen Erkenntnissen kommen richtige Loesungen.

Es gibt ein paar Personalmaterialien, die HR-Experten verwenden koennen, um die Teilnahme zu ueberwachen-

  • Wochenzeit- und Anwesenheitsberichte
  • Anwesenheitsrichtlinien Handbuch
Bei der Verwendung dieser Tools sollten HR-Experten im Auge behalten und bestimmen-
  • Die Arten von Fehlzeiten Probleme, die derzeit existieren
  • Warum die Probleme existieren
  • Konstruktive Loesungen
Eine der haeufigsten Moeglichkeiten, dieses Problem zu erforschen, ist eine historische Studie durchzufuehren, um das Ausmass des Problems zu entdecken und zu sehen, ob es sich verbessert oder verschlechtert. Mit den gesammelten Daten kann eine weitere Analyse dann helfen, bestimmte Probleme wie geografische Standorte, Abteilungen oder Abteilungen zu ermitteln, die hoehere Abwesenheitszeiten aufweisen. Um die Wirksamkeit zu messen, ist eine kontinuierliche Ueberwachung von entscheidender Bedeutung, um Anpassungen voranzutreiben.

Kosten von Fehlzeiten

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Organisationen sollten sich der direkten Kosten wie Lohnabrechnung sowie der Auswirkungen indirekter Kosten, wie Faktoren, die mit Produktivitaetsverlust verbunden sind, bewusst sein.

Direkte Kosten
Die offensichtlichen Kosten fuer Fehlzeiten sind tatsaechliche Dollar. Wenn man ueber Fehlzeiten spricht, ist es wichtig zu beachten, dass dies geplante und ungeplante Abwesenheiten einschliesst. Selbst wenn ein Mitarbeiter einen legitimen Grund hat, sich Zeit zu nehmen, wie Urlaub oder kranke Tage, aendert dies die Produktivitaet am Arbeitsplatz immer noch.

Ausserplanmaessige Fehlzeiten koennen jaehrlich von 3.600 USD pro Mitarbeiter pro Stunde und 2.650 USD pro angestellter Mitarbeiter kosten .

Indirekte Kosten
Dies sind die versteckten Ausgaben, die hohe Umsaetze, Unfaehigkeit, Kundennachfrage zu befriedigen, oder ueberschuessige Verwaltungszeit umfassen koennen.

Eine hohe Umsatzrate kann auf die niedrige Moral der Arbeitnehmer hindeuten. Unternehmen mit einer hohen Mitarbeitermoralrate neigen dazu, in einem Gesamtarbeitsjahr weniger Abwesenheiten zu haben. Ungeplante Abwesenheiten fuehren zu einem Gesamtproduktivitaetsverlust.

Messung der Kosten von Fehlzeiten
Es gibt mehrere Methoden, um die Kosten fuer Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu bestimmen. Die haeufigsten Methoden zu berechnen sind-

  • Verlust in Vielfachen des Gehalts - Die Kosten jeder Person, die abwesend ist, werden zu einem Multiplikator irgendwo zwischen einem und zwei auf die Kosten des Gehalts angewendet. Je groesser die Auswirkungen ein Mitarbeiter auf das Team hat, desto groesser ist der Multiplikator.
  • Verlust in Vollzeitaequivalenten Positionen - Dies drueckt kumulative verlorene Zeit aus, wenn Vollzeitaequivalente Positionen betrachtet werden.
  • Produktivitaets- und Qualitaetsverluste - Arbeitgeber koennen die Wirtschaftlichkeit in Programmen fuer das Invaliditaetsmanagement und das Abwesenheitsmanagement messen und bewerten und ihre Ergebnisse gegenueber anderen Unternehmen nutzen.

    Loesungen und Strategien

    Es ist die Faehigkeit, die Teilnahme effizient zu verfolgen, um die vollstaendige Wirkung von Fehlzeiten auf ein Unternehmen zu sehen.
    Software zur Speicherung der tatsaechlichen Zeit, die ein Mitarbeiter gearbeitet hat, ist unerlaesslich. Die Verwendung eines Mitarbeiters Zeituhr wird in der Aufzeichnung Uhr in Zeiten stark helfen. Mit Hilfe einer Zeituhr werden Datenerfassung und -berechnungen automatisiert, was bedeutet, dass alles eingegebene korrekt ist, frei von menschlichen Fehlern. Zeituhren warnen Arbeitgeber auch ueber Anwesenheitsprobleme, wie wiederholte Verspaetung oder systematische Abwesenheiten. Auf diese Weise koennen Arbeitgeber schnell eine Loesung fuer haeufige Fehlzeiten finden.

    Strategien zur Verwaltung von Zeit und Anwesenheit
    Haeufige Praktiken fuer das Abwesenheitsmanagement umfassen-

    • Disziplinarmassnahmen fuer uebermaessige Abwesenheit
    • Ueberpruefung der Krankheit nach einer bestimmten Zeit
    • Fokussierung auf persoenliches Lob fuer Mitarbeiter mit positivem Anwesenheitsrekord und zeigt eine positive Arbeitsethik
    • Ermutigen Sie Urlaubszeit fuer Ihre Mitarbeiter, eine Vereinbarkeit von Arbeit und Leben zu erfuellen
    Bevor Sie mit diesen Praktiken beginnen, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiterrichtlinien fuer alle Mitarbeiter klar und kohaerent sind und dass sie ein positives und angemessenes Verhalten der Mitarbeiter foerdern..

    Konzentrieren Sie sich auf Anreize zur Foerderung eines gesuenderen Arbeitsplatzes
    Um Abwesenheiten am Arbeitsplatz zu verringern, muessen Anreize fuer die Mitarbeiter geschaffen werden. Einige Beispiele koennen sein-

    Perfect Attendance Bonus
    Dies ist ein einfaches Incentive-Programm, das gutes Verhalten foerdert und die Interaktion mit Mitarbeitern foerdert. Zum Beispiel fuer einen Monat der perfekten Teilnahme Arbeitgeber koennen einen zusaetzlichen $200 Bonus anbieten. Im Laufe des Jahres wird der Bonus hoeher, was letztlich zu einer vollen 12 Monate vollkommenen Teilnahme und einer kraeftigen Pauschalsumme von Boni fuehrt.

    Anerkennung fuer jedes Jahr gearbeitet
    Die Kosten fuer dieses Programm sind niedrig, aber es kann Ihre Teammitglieder fuehlen sich sichtbar und geschaetzt. Bieten Sie eine Belohnung fuer jedes Jahr an, das ein Mitarbeiter fuer das Unternehmen gearbeitet hat.

    Das foerdert den Mitarbeitern ein Pat auf den Ruecken und ermutigt neue Mitarbeiter, sich fuer ihre neue Karriere Ziele zu setzen.

    Ein flexibler Zeitplan, falls anwendbar
    Wenn Arbeitgeber Flexibilitaet bieten, ermoeglicht dies den Arbeitnehmern ein wenig Freiheit, Arbeit und zu Hause auszugleichen. Um Wackelraum vom 9 bis 5 Zeitplan zu ermoeglichen, sind einige Ideen vier 10-Stunden-Tage oder 9-Stunden-Schichten Montag bis Donnerstag und eine 4-Stunden-Schicht am Freitag.

    Das Angebot von Gesundheits- und Wellnessleistungen
    Die Gesundheit der Mitarbeiter an erster Stelle koennte mit ihrer gesamten Arbeitsleistung und ihrer Motivation korrelieren, sich zu zeigen. Es koennte etwas so einfach ein ermaessigter Preis fuer Fitness-Mitgliedschaften sein, aber das Ergebnis koennte einen grossen Einfluss auf das Glueck und die Produktivitaet Ihrer Mitarbeiter haben.

    Rechtliche Bedenken Das

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    meiste Management ermoeglicht Flexibilitaet, wenn es um Mitarbeiterbeteiligung, erwartete Arbeitszeiten und die Folgen geht, die sie fuer uebermaessige Abwesenheiten geeignet halten.

    Es gibt jedoch mehrere Bundes- und Landesgesetze, die Flexibilitaet scheinbar schwer zu erreichen gemacht haben. Gesetze, die bei der Regulierung von Zeit und Anwesenheit zu beachten sind-

    Lohn- und Stundenarbeitgeber
    muessen vorsichtig sein, wenn sie ihre Politik betrachten. Sie muessen sicherstellen, dass ihre Politik mit dem foederalen Fair Labor Standards Act (FLSA) und den staatlichen Lohn- und Stundengesetzen in Einklang steht. Andernfalls koennten Arbeitgeber haftbar sein, wenn unsachgemaesse Abzuege vom Lohn eines Arbeitnehmers genommen werden. Wenn beispielsweise Ueberstunden betrachtet werden, sind befreite Mitarbeiter aufgrund ihres Entgelts nicht fuer Ueberstundenzahlungen fuer Arbeitsstunden ueber 40 geleistete Arbeitsstunden in Betracht. Versus Nonexempt Arbeitnehmer muessen Zeit und eine Haelfte fuer jede Arbeitsstunden mehr als 40 bezahlt werden.

    Bezahlter Krankenurlaub
    Zahlreiche Staatengesetze verpflichten den Arbeitgeber zur Unterbringung von Krankheit und beinhalten auch Beschraenkungen der Disziplin. Diese Gesetze aendern sich staendig; daher muessen Arbeitgeber mit neuen staatlichen Rechtsvorschriften auf dem Laufenden bleiben.

    Family and Medical Leave
    Act of 1993 (FMLA) ist ein US-amerikanisches Arbeitsgesetz, das die Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmern arbeitsplatzgeschuetzte und unbezahlter Urlaub aus qualifizierten medizinischen und familiaeren Gruenden. Auf diese Weise koennen berechtigte Mitarbeiter waehrend eines 12-monatigen Zeitraums von bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub in Anspruch nehmen, um ein neues Kind zu betreuen oder ein schwer krankes Familienmitglied zu betreuen.

    Militaerurlaub
    1994 haben sich das Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) und die FMLA zusammengeschlossen, um bestimmten Mitarbeitern eine bestimmte Menge unbezahlten Urlaub zu gewaehren. USERRA verlangt von Repliers, bis zu 5 Jahre unbezahlten Urlaub fuer Arbeitnehmer im aktiven Militaerdienst zu gewaehren. Im Gegenteil, FMLA erlaubt Mitarbeitern bis zu 12 Wochen Urlaub und bis zu 26 Wochen Militaerurlaub. Unter USERRA gibt es vier Arten von rechtlich geschuetzten-

    1. Militaerurlaub fuer den betroffenen Mitarbeiter
    2. Militaerfamilien Urlaub fuer den Arbeitnehmer, der ein militaerisch betroffenes Familienmitglied hat
    3. Medizinischer Urlaub fuer den betroffenen Mitarbeiter
    4. Familienurlaub fuer den Arbeitnehmer, der ein Militaer hat betroffenen
    Familienangehoerigen Arbeitnehmer Entschaedigung
    Arbeitnehmer Entschaedigungsgesetze sind in allen 50 Staaten zu finden. Workers' Comp ist eine Form der Versicherung, die Lohnersatz und medizinische Leistungen fuer Arbeitnehmer bietet, die am Arbeitsplatz oder waehrend der Beschaeftigung verletzt werden. Diese Gesetze sollen die Notwendigkeit von Rechtsstreitigkeiten beseitigen und einen Handel mit Entschaedigung und medizinischen Leistungen anbieten, weil sie nicht verpflichtet sind, Rechtsfehler seitens des Arbeitgebers nachzuweisen.

    Diskriminierung von Behinderungen
    Der American with Disabilities Act (ADA) ist ein Buergerrechtsgesetz, das die Diskriminierung von Menschen mit Behinderungen in allen Bereichen des oeffentlichen Lebens, einschliesslich Jobs, Schulen und allen privaten und oeffentlichen Orten, die der breiten Oeffentlichkeit zugaenglich sind, verbietet. Regelmaessige Teilnahme an einem Arbeitsplatz ist eine wesentliche Funktion, aber ein Arbeitgeber koennte ADA verletzen, wenn die Teilnahme nicht als moegliche Unterkunft fuer einige Mitarbeiter angesehen wurde.

    Arbeitslosenkompensation
    Arbeitslosenversicherung bietet Arbeitnehmern, die ohne Verschulden beendet wurden, monetaere Zahlungen fuer einen bestimmten Zeitraum bis zur Wiederbeschaeftigung. Wird ein Mitarbeiter aufgrund uebermaessiger, nicht entschuldigter Abwesenheiten gekuendigt, kann dies zu Fehlverhalten fuehren und ein Arbeitnehmer hat daher keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld. Damit die Arbeitgeber nachweisen koennen, dass ein Arbeitnehmer wegen Fehlverhalten entlassen wurde, muessen wesentliche und konkrete Beweise zeigen, dass Abwesenheiten sowohl uebermaessig als auch unbefugt waren.

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