Workforce Management | 9 mins read

Workforce Management - Was es ist und warum Sie es brauchen

workforce management what it is and why you need it
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Um profitable Geschaefte zu fuehren, ist der erste Schritt dafuer zu sorgen, dass das interne Funktionieren eines Unternehmens von seiner besten Seite laeuft.

Personalmanagementsysteme (wenn sie ordnungsgemaess gewartet werden) sorgen dafuer, dass die Ablaeufe bei maximaler Leistung funktionieren. Bereiche, die direkt von WFM betroffen sind, sind Mitarbeiterproduktivitaet, Arbeitsplanung, Betriebskosten, Zeitmanagement, Mitarbeiterbeteiligung und Kundenservice im Wesentlichen die Marke in ihrer Gesamtheit. Wenn also die Belegschaft nicht richtig verstanden und verwaltet wird, werden all diese Schluesselbereiche leiden, und Ihr Unternehmen wird wahrscheinlich scheitern.

Werden Sie nicht eines dieser scheiternden Unternehmen.

Was ist Workforce Management?

Beginnend mit den Grundlagen wird das Workforce Management als integrierter Prozess definiert, den ein Unternehmen zur Optimierung der Produktivitaet seiner Mitarbeiter nutzt. Dazu gehoeren die effektive Prognose des Arbeitsbedarfs und das Erstellen von Personalplaenen, um Aufgaben taeglich zu erledigen.

Durch die Verwendung eines WFM-Systems sind weitere Vorteile eine verbesserte Kundenzufriedenheit, erlangte Einblicke in die Personalanforderungen in Echtzeit und eine verbesserte Mitarbeiterbeteiligung.

Obwohl differenzierende Branchen bei der Priorisierung unterschiedliche Beduerfnisse haben werden, sollten alle folgenden Faktoren im Rahmen des Personalmanagements beruecksichtigt werden.

  • Echtzeitdaten
  • Field Service Management
  • Personalmanagement
  • Schulungsmanagement
  • Leistungsmanagement
  • Rekrutierung
  • Prognosen und Terminplanung
  • Analysieren
  • Zeiterfassung

    Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
    Try it free for 14 days.

    Wichtige Essentials, die angesprochen werden muessen

    key essentials that must be addressed 1592583961 1631

    1. Planung
    Ein wichtiges Merkmal von WFM ist die Faehigkeit, Mitarbeiter tagtaeglich zu planen, sowie langfristig, wie Monat zu Monat. In Bezug darauf ist es entscheidend, dass Mitarbeiterplaene von Cloud-basierten Systemen aus zugegriffen werden. Dadurch ist der Zeitplan fuer Mitarbeiter ausserhalb der Arbeit zugaenglich, sodass sie von ueberall aus problemlos digital zugreifen koennen. Oft umfasst dies den Zugriff von einem Smartphone (ideal fuer unterwegs), Tablet und Laptop/Desktop.

    Die fruehzeitige Freigabe des Zeitplans und die Moeglichkeit, ihn so schnell wie moeglich einzusehen, verbessert die Mitarbeiterbeteiligung, da alle persoenlichen Verantwortlichkeiten ausserhalb der Arbeit im Voraus angesprochen und aufgestellt werden koennen.

    2.
    Zeiterfassung Mitarbeiter Zeiterfassung kann eine der muehsamen und zeitaufwaendigeren Aufgaben Management hat auf einer regelmaessigen Basis zu bewaeltigen.

    Da es nicht allzu ungewoehnlich ist, dass Mitarbeiter vergesslich vor und nach Schichten ein- und auszuschalten, wird es zur Pflicht des Managements, Diskrepanzen zwischen dem, wer geplant ist und wer getaktet wird, manuell zu verfolgen.

    Durch digitalisierte Software werden Manager und Mitarbeiter sofort mit Push-Benachrichtigungen benachrichtigt, wenn eine Schicht verpasst wird oder wenn ein Mitarbeiter eine zugewiesene Schichtlaenge ueberschreitet. Diese Funktion stellt nicht nur sicher, dass alle Parteien eingecheckt werden, sondern auch, dass Ueberstunden und arbeitsrechtliche Compliance-Risiken minimiert werden.

    Automatisierte Zeiterfassung speichert auch ein Protokoll von Echtzeit-Schlaegen. Der digitale Datensatz erleichtert die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen und ist im Falle eines Audits leicht organisiert und zugaenglich.

    3.
    Prognose-Tools ermoeglichen es Arbeitgebern, zukuenftige Personalanforderungen basierend auf frueheren Unternehmensdaten vorherzusagen. Beispiel- Wenn ein Unternehmen in den spaeten Wintermonaten des Vorjahres einen Anstieg im Geschaeft hatte, protokolliert die Prognose diese Daten, um zu schaetzen, wie viel erwartete Umsatz im folgenden Winter zu erwarten ist und Empfehlungen fuer den Personalbedarf zu geben.

    4. Echtzeit-Performance-Management
    Wenn sich ein einziges Unternehmen ausdehnt und sich in mehrere andere Veranstaltungsorte verwandelt, kann es schwierig werden, die verschiedenen Standorte zu verwalten.

    Mit der richtigen Workforce Management Software haben Arbeitgeber digitalen Zugriff auf die Mitarbeiterzahl, den Zeitplan, den generierten Umsatz und die Arbeitskosten der einzelnen Standorte. Dies bedeutet, dass Eigentuemer diese Nummern einsehen koennen, auch wenn er nicht vor Ort oder im Buero ist.Das

    Personalmanagement ist auf dem Vormarsch und wird voraussichtlich deutlich wachsen. Eine von Market Research Future veroeffentlichte Studie ergab, dass das globale Personalmanagement bis Ende 2022 schaetzungsweise 9 Milliarden US-Dollar erreichen wird.

    WFM-Systeme ermoeglichen es einer Organisation, wertvolle Einblicke in den Fortschritt des Unternehmens zu gewinnen, wie die Anzahl der empfohlenen und geplanten Mitarbeiter, werden benoetigt, um eine Aufgabe in verschiedenen Schichten an verschiedenen Tagen, Wochen oder Monaten zu erledigen. Es hilft auch, die taegliche Arbeitsleistung der Mitarbeiter zu verfolgen, um diejenigen zu belohnen, die die Erwartungen uebertreffen, und diejenigen zu identifizieren, die moeglicherweise mehr Schulungen benoetigen.

    Weitere detaillierte Beduerfnisse, die Personalmanagementsysteme unterstuetzen, sind

    • die richtigen Leute, um die richtigen Aufgaben zu erledigen, was zu einer Steigerung der Gewinne und Produktivitaet
    • Hilft bei der Messung der aktuellen finanziellen Situation, die ein Unternehmen in Senkung der Arbeitskosten und maximieren ihre Ressourcen
  • Unterstuetzung bei der Einhaltung der Landes- und Bundesgesetze
  • Hinzufuegen von Mitarbeiterwissen darueber, wie sie mit hoechster Produktivitaet arbeiten
  • koennen Verbesserung der Kundenzufriedenheit, da das Unternehmen immer ausreichend besetzt ist, sowie ausreichend produktive

    Vorteile von Workforce Management

    1. Erhoeht Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivitaet
    Muster ungluecklicher Mitarbeiter werden oft in Verhalten und Anwesenheit angezeigt.

    Niedrige Moral zeigt sich in Depressionen, niedriger Energie und uncharakteristischer Haltung, was zu einer Zunahme der verpassten Schichten und konstanten Krankentagen fuehrt, die mit einer Zeituhr verfolgt werden koennen.

    Durch die Implementierung von Workforce Management, wie ein digitales Zeitmessersystem, koennen Arbeitgeber dieses Verhalten genau ueberwachen und mit den betroffenen Mitarbeitern diskutieren, wie eine Loesung gefunden werden kann. Wenn Mitarbeiter konsequent Anzeichen von Unzufriedenheit durch Verhalten und fehlende Schichten zeigen, ist dies manchmal das Ergebnis, dass sie ungluecklich sind, wie sie geplant werden.

    Wenn der Stimmungswechsel einfach durch Aenderungen am Zeitplan geloest werden kann, dann waere es sicherlich das Management, dies zu tun. Oeffne diesen Dialog.

    2. Verbessert den Kundenservice
    Mit erhoehter Mitarbeiterzufriedenheit kommt ein verbesserter Kundenservice. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter direkt mit hoeheren Konsumentengewinnen korreliert ist. Ein zufriedener Mitarbeiter kann



  • einem Unternehmen helfen, ein positives und starkes Markenimage zu entwickeln, das neue und bestehende Kunden gewinnen
  • Binden Sie Kunden, da zufriedene Mitarbeiter wahrscheinlich mehr mit dem Kunden beschaeftigt werden
    WFM-Systeme verfolgen auch Anwesenheitsgeschichte zu entdecken Trends, die direkt mit dem Kundenservice korrelieren. Wenn es zum Beispiel einen haeufigen Abwesenheitstrend gibt, kann das Management strategische Loesungen finden, um es zu loesen, sodass sich das Kundenerlebnis aufgrund unbeabsichtigter Unterbesetzung nicht verschlechtert.

    Neben der Zufriedenheit der Mitarbeiter ermoeglichen es den Arbeitgebern, die Leistung des Kundendienstes zu erhoehen. Manager koennen dann bestimmte Kriterien befolgen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit Kunden interagieren und Unternehmensstandards einhalten.

    3. Reduziert Ausgaben- Durch die
    Umwandlung von Zeit- und Lohnberechnungen von Mitarbeitern in eine digitale Praxis werden Fehler beseitigt und die Einhaltung von Gesetzen und Regeln waehrend der Lohnabrechnung sichergestellt Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit optimiertem Personalmanagement 33% weniger fuer ungeplante Ueberstundenausgeben.

    Durch die Verwendung eines WFM-Systems traegt dies zur Kostensenkung bei, indem Unternehmen die Bundes- und Landesgesetze einhalten, genaue Vorhersagen und Terminplanung, Echtzeittransparenz und hoehere Produktivitaet schaffen.

    4. Steigert die Produktivitaet
    Mit einem automatisierten Ansatz fuer das Personalmanagement koennen mehr Daten zugaenglich gemacht werden, sodass bessere Geschaeftsentscheidungen getroffen werden koennen.Die

    Moeglichkeit, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit einzustellen, ermoeglicht es Unternehmen, Produktionsziele zu erreichen, ohne dabei die Qualitaet zu beeintraechtigen. Arbeitgeber koennen dann fundierte Geschaeftsentscheidungen treffen, um Ueber- oder Unterbesetzung zu vermeiden, was dazu beitraegt, die Arbeitskosten zu neutralisieren. Nach der Implementierung eines WFM-Systems koennen Arbeitgeber weniger Zeit mit administrativen Arbeiten verbringen, um sich staerker auf ihre Mitarbeiter und Gaeste zu konzentrieren.

    5. Verfolgen
    Sie Zeit und Anwesenheit. Das digitale Personalmanagement ermoeglicht eine einfache Zeit- und Anwesenheitsverfolgung. Dies zeigt Anwesenheitsmuster fuer einzelne Mitarbeiter und hilft, Mitarbeiter- und Terminfehler oder Mitarbeiterabwesenheiten in der Zukunft vorherzusagen. Zeit- und Anwesenheitssoftware reduziert den Zeitaufwand fuer die manuelle Eingabe von Mitarbeiterzeiten, Terminplanung oder Lohn- und Gehaltsabrechnung.

    Mit einer automatisierten Systemzeit und Anwesenheitszeit kann der Bericht sofort erstellt werden. Auf diese Weise koennen Arbeitgeber Berichte ueber Arbeitszeit, Abwesenheiten, Terminplanung oder Job- und Bestandsdetails anzeigen.

    Implementierung von Workforce Management

    implementing workforce management 1592583961 7730

    Unternehmen, die Workforce Management implementieren moechten, suchen hoechstwahrscheinlich manuelle Tabellenkalkulationen loszuwerden. Eine der groessten Herausforderungen bei der Implementierung eines neuen Systems ist das Zoegern der Mitarbeiter. Mitarbeiter koennen gemischte Gefuehle ueber ein neues System haben, sie koennten ueber die Veraenderung oder nervoes begeistert sein. Wenn Mitarbeiter einen drastischen Wandel an ihrem Arbeitsplatz sehen, koennen sie von einer drastischen Aenderung der Bezahlung, der Terminplanung, der Auszeit und der Urlaubszeiten ausgehen. Vor der Umstellung auf ein automatisiertes System gibt es einige Dinge, die Arbeitgeber vorher beruecksichtigen sollten

    1. Bereitstellungsmethode
    Es gibt verschiedene Bereitstellungsmodelle, die sich auf Software-as-a-Service (SaaS) oder herkoemmliche On-Premise konzentrieren. Ein SaaS-Modell wird ueber das Internet zugegriffen, anstatt etwas zu haben, das physisch installiert oder gewartet wird. Die On-Premise-Implementierung ist jedoch ausserhalb des Firmengelaendes nicht zugaenglich und beinhaltet die Inhouse-Installation.

    2. Ownership
    Etwas zu beachten ist, wer fuer die Verwaltung der Workforce Management-Anwendung verantwortlich ist. Dieser jemand sollte bestimmte Faehigkeiten besitzen, und Organisationen haben moeglicherweise nicht jemanden, der fuer den Job geeignet ist. Ein Personalverwaltungsanbieter sollte Stellenbeschreibungen bereitstellen, damit das Unternehmen die richtige Person fuer die Verwaltung seiner Systeme finden kann.

    3. Umfassende
    Schulungen Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter genuegend Zeit fuer die Schulung haben, um die Funktionalitaet von WFM und all seinen Systemen zu verstehen. Verstaerken Sie das Training und testen Sie dann die Trainingsergebnisse ueber einen bestimmten Zeitraum.

    4.
    Implementierung Bevor Sie ein neues System im gesamten Unternehmen implementieren, kann es sinnvoll sein, das System stufenweise einzufuehren. Live zu gehen ist eine kritische, aber positive Phase, und dies muss klar an alle Mitarbeiter und Mitarbeiter kommuniziert werden, bevor die Umstellung erfolgt. Das

    Management sollte proaktiv sein, indem sichergestellt wird, dass alle Abteilungen ueber die notwendigen Mitarbeiter und Werkzeuge verfuegen und dass alle Mitarbeiter ihre Rolle im Uebergang verstehen. Arbeitgeber, die mit Mitarbeitern kommunizieren, sind der Schluessel fuer den Implementierungsprozess und koennen etwaige Luecken im Prozess erkennen und nuetzliche Rueckmeldungen erstellen.

    5. Verfolgen Sie den Erfolg im Laufe der Zeit
    , unabhaengig von der Bereitstellung eines Unternehmens, es ist wichtig, dass Arbeitgeber den Erfolg der Loesung vom ersten Tag an verfolgen, damit Unternehmen den Erfolg oder die Verbesserungen des Unternehmens sorgfaeltig ueberwachen koennen.

    Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
    Try it free for 14 days.

    Workforce Management Innerhalb eines Call Centers

    Ein Call Center ist ein zentralisiertes Buero, in dem ein Unternehmen eine grosse Anzahl von Anfragen per Telefon empfaengt oder uebertraegt. Durch die Implementierung eines WFM-Systems wird das Kundenerlebnis auf der Grundlage einer Reihe von Schluesselebenen verbessert, z. B.

    • das Personal der richtigen Anzahl von Agenten auf das erwartete Arbeitsvolumen
    • Stellen Sie sicher, dass Agenten die richtigen Faehigkeiten fuer das Arbeitsvolumen passen
    • Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit und am richtigen Ort besetzt sind.
    Nachdem diese Faktoren beruecksichtigt wurden, gibt es andere Elemente, die adressiert werden muessen, um ein erfolgreich verwaltetes Callcenter zu erstellen

    • Mehr Anrufe in kuerzerer Zeit
    • Eine Verringerung der Anzahl der Stunden ohne negative Auswirkungen auf die Gewinne, verursacht Konflikte oder verursacht Client Unzufriedenheit
    Zufriedene Kunden werden weiterhin Geschaefte mit denen, die sie fuehlen, bieten konsistenten aussergewoehnlichen Service.

    Workforce Management Systeme sind die Grundlage der Optimierung am Arbeitsplatz. WMS senkt die Arbeitskosten, wenn Arbeitgeber bei Personal- und Terminentscheidungen auf das System angewiesen sind. Dies ermoeglicht dann eine genaue Ueberwachung der Mitarbeiterein- und -auszeiten, was wiederum die Moral und Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie die Arbeitskosten erhoeht.

    Um eine Optimierung am Arbeitsplatz zu schaffen, muessen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters genau ueberwachen, um Ueberstundenzahlungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehler und hohe Arbeitskosten zu vermeiden. Durch die genaue Verfolgung der Mitarbeiterzeiten fuehrt dies zu einer hoeheren Mitarbeitermoralitaet, hoeherer Produktivitaet und einer Steigerung der Zufriedenheit der Gaeste.

     cta content inline and exit intent
PLANEN SIE EINE DEMO