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Relojes de tiempo biometricos - Que son y como benefician a su negocio Los relojes de tiempo

biometric time clocks what they are how they benefit your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

biometricos resuelven muchos de los problemas asociados con otros metodos de seguimiento del tiempo de los empleados. En ultima instancia, esto podria ahorrar dinero a su empresa y aumentar la productividad.

Introduccion

Es esencial que los propietarios de pequenas y medianas empresas, especialmente aquellos con un gran numero de empleados con contratos por hora, puedan mantener un registro preciso de cuando los miembros del personal comienzan y terminan el trabajo. Hacerlo puede ayudar a estas empresas a pagar salarios con precision y simplificar la nomina.

Hay muchas maneras en que las empresas pueden rastrear el tiempo y la asistencia. Una de las ultimas soluciones de seguimiento del tiempo es utilizar un reloj de tiempo biometrico. Estos relojes utilizan datos biometricos para proporcionar todos los beneficios regulares de un sello o sistema de deslizamiento, con la ventaja anadida de ser mas facil de usar y mas dificil de enganar al sistema.

En este articulo, vamos a explorar que relojes de tiempo biometricos son como ayudan a su negocio.

A Look to Legacy Time Tracking Options

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Con el fin de entender realmente los beneficios de un sistema de reloj de tiempo biometrico, primero debemos examinar las otras opciones que tienen las empresas para registrar las horas trabajadas por los empleados y explicar por que estas soluciones a veces son problematicas.

Los gerentes y propietarios de negocios tienen tres opciones principales para rastrear el tiempo que cada empleado esta programado para trabajar. Horarios, tarjetas de sello y tarjetas de deslizamiento.

Horarios
La opcion de seguimiento mas basica que tienen las empresas es simplemente usar un horario y asumir que los empleados se adhieren a el.

Esta puede ser una buena solucion para las pequenas empresas donde el gerente es capaz de tomar un enfoque practico para comprobar la asistencia. Si el gerente esta trabajando todos los dias y solo tiene un par de empleados, es mas manejable asegurarse de que todos estan cumpliendo con el horario y haciendo ajustes si un individuo esta retrasado o ausente.

Sin embargo, surgen problemas a medida que aumenta el numero de empleados de una empresa. Tener muchos empleados trabajando en diferentes momentos o ubicaciones hace que sea casi imposible que los gerentes vigilen a todos y comprueben que realmente estaban trabajando cuando dijeron que lo estaban.

Saber cuando los empleados llegaron un poco tarde o salieron antes de lo que se suponia es casi imposible en esta situacion.

Por supuesto, los gerentes pueden delegar el trabajo de seguimiento del tiempo a los supervisores. Sin embargo, todavia puede ser dificil hacer un seguimiento de los cambios, especialmente cuando se trata de introducir ajustes de ultima hora en la nomina.

Tarjetas de sello y deslizamiento
Las otras opciones de seguimiento de tiempo son el reloj en las tarjetas. Esto puede ser en forma de tarjetas de sello de tiempo que imprimen la hora exacta que el empleado llega y deja el trabajo en un documento dedicado o tarjetas de deslizamiento que funcionan como tarjetas de credito y almacenan datos electronicamente.

Esta es una mejora en la solucion de horarios, especialmente para las empresas con un mayor numero de personal.

Al rastrear cuando un empleado entra y sale del trabajo, permite a las empresas pagar la cantidad exacta que deben. Tambien destacan si los empleados habitualmente dejan el trabajo temprano, llegan tarde o no aparecen en absoluto.

Sin embargo, aunque una mejora en el uso de un programa escrito, estas soluciones todavia tienen problemas.

El mayor problema es que pueden ser enganados facilmente haciendo que un empleado pase una tarjeta a otro para golpear. Este es un problema conocido como el punetazo de amigos. Enganar al sistema de esta manera puede tener importantes costos de negocio y si exploramos mas adelante en el articulo es una practica que esta sorprendentemente extendida.

Golpear a amigos no es el unico problema con estas tarjetas. Tambien hay problemas si, por ejemplo, un empleado olvido salir al salir del trabajo, o si el empleado debe trabajar fuera del sitio.

Ademas, si una empresa utiliza tarjetas de sello en lugar de tarjetas electronicas, alguien de Recursos Humanos (o los propietarios de negocios) tendra que introducir todo el tiempo trabajado en la nomina. Esta es una tarea que consume mucho tiempo.

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Que es un reloj de tiempo biometrico?

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Un reloj de tiempo biometrico es una forma de rastrear las horas trabajadas que utiliza datos biometricos para confirmar que el empleado es quien dice ser. Es una solucion de seguimiento del tiempo mas avanzada y segura.

Los relojes de tiempo biometricos tienen muchos de los beneficios del software de seguimiento de tiempo anterior, al tiempo que abordan algunas de las preocupaciones.

Estas maquinas suelen utilizar escaneres de huellas dactilares para verificar la identidad de una persona, ya que las huellas digitales son faciles de usar y se consideran seguras. Ademas, la mayoria de las personas estan familiarizadas con la tecnologia ya que una forma de que ha estado disponible en los telefonos inteligentes durante anos. Sin embargo, en teoria, cualquier pieza de datos biometricos podria ser utilizada incluyendo escaneos de cara e iris.

El escaner biometrico generalmente se encuentra en el lugar de trabajo, tal vez donde solia estar el lector de tarjetas de sello o deslizamiento. Por lo general, estan conectados a un sistema que almacena automaticamente todos los datos que recopila.

Como funcionan los relojes de tiempo biometricos

Si bien estos sistemas son tecnologicamente mucho mas avanzados que las tarjetas de sellos o tarjetas de deslizamiento, la forma en que trabajan para empleados y propietarios de negocios no es tan diferente.

En primer lugar, el negocio necesita un terminal biometrico. A continuacion, necesita configurar perfiles para todos los empleados y recopilar datos biometricos de cada uno (para mantener las cosas simples, a partir de ahora asumiremos que los datos biometricos utilizados son una huella digital). Estos escaneos de huellas digitales se almacenan de forma segura.

Una vez que la empresa tiene un registro de cada empleado, los empleados tienen que escanear sus huellas dactilares cada vez que llegan a trabajar. Esto los registrara, al igual que la forma en que una tarjeta de deslizamiento los hubiera registrado en el pasado.

Una vez que los empleados terminen sus turnos y esten listos para irse, deben escanear su huella digital para realizar la salida. Esto alertara al sistema cuando un empleado haya terminado un turno.

Los gerentes pueden acceder a los datos para ver quien ha estado en el trabajo y por cuanto tiempo. Esto proporciona informacion util sobre las tendencias de trabajo, que exploraremos a continuacion.

Beneficios de usar un reloj de tiempo

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biometrico sistemas biometricos tienen muchos beneficios en comparacion con otros metodos de seguimiento del tiempo de los empleados. Aqui hay un vistazo a algunos de ellos.

Menos probabilidad de entradas de reloj no autorizadas/salidas de reloj
El principal beneficio de un reloj de tiempo biometrico es lo seguro que es. Los escaneres biometricos de huellas digitales son casi imposibles de enganar. Esto significa que los empleados solo pueden facturar cuando estan realmente en el lugar de trabajo.

Esto elimina el problema de golpear a un amigo cuando un empleado le da a un amigo de la empresa su reloj en la tarjeta perforadora o tarjeta de deslizamiento y le pide al amigo que se haga el check-in para ellos.

Ahorre dinero
Al reducir los golpes de amigos y otros tipos de robo de tiempo, su empresa ya no pagara a los empleados por el trabajo que no completaron. Esto le ahorrara dinero a su empresa.

Aunque usted puede pensar que el robo de tiempo solo es frecuente en las grandes empresas, eso no es necesariamente el caso.

Estudios han encontrado que muchos empleadores experimentan el robo de nominas relacionado con el punetazo de amigos, mientras que el 43% de los trabajadores por hora admitieron exagerar la cantidad de tiempo que trabajo durante un turno.

Su empresa tambien ahorrara dinero en tener que producir tarjetas de sello de tiempo o tarjetas de deslizamiento para nuevos empleados, simplificando el proceso de incorporacion.

Todos estos beneficios de ahorro de dinero no serian muy buenos si implantar un sistema de seguimiento biometrico fuera prohibitivamente caro.
Afortunadamente ese no es el caso.

Las pequenas empresas pueden obtener soluciones biometricas que comienzan en tan solo $29 por mes por ubicacion. Este precio significa que no tomara grandes ahorros en otras areas antes de que su empresa comience a ver un retorno positivo de su inversion.

Menos Trabajo Administrativo para Gestion
Automatizar el proceso de registro de horas trabajadas significa menos trabajo administrativo para los responsables. Esto puede liberar cantidades significativas de tiempo de la programacion de los gerentes que, a toda probabilidad, ya estan muy ocupados. Los


relojesde tiempo biometricos faciles de usar para empleados y gerentesson faciles de usar. Los empleados ya no estan agobiados por tener que llevar tarjetas con ellos. En su lugar, todo lo que se requiere de ellos es escanear su huella digital para ver adentro.

Tampoco habra mas problemas con la gente que pierda sus tarjetas o se olvide de ellas en casa.

Tambien hay grandes beneficios para los gerentes. El

tiempo trabajado por los empleados se almacena automaticamente en una base de datos sin ningun esfuerzo en su nombre. Los gerentes tambien pasaran menos tiempo editando o anadiendo tiempo trabajado debido a los empleados que no tenian su golpe en las tarjetas con ellos.

Aumento de la confianza de los empleados
Una ventaja de eliminar el problema del punetazo de amigos es el aumento de la confianza de los empleados. Sabes, sin duda, que un empleado trabajaba cuando dijo que si. Al mismo tiempo, los empleados saben que cada hora trabajada es una por la que se les pagara.

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Solucion optima - Combine un reloj de tiempo biometrico con seguimiento

de tiempo Para obtener todos los beneficios de un reloj de tiempo biometrico, combinelo con una aplicacion de seguimiento de tiempo. Esto le proporcionara a su empresa una solucion completa de seguimiento del tiempo de los empleados.

Agregar funcionalidad de aplicaciones moviles al rastreador de tiempo tiene varios beneficios, incluyendo

  • Simplificar nomina - Usar una solucion que rastrea automaticamente el tiempo hace que la nomina sea mas facil y precisa. No hay necesidad de introducir manualmente el tiempo que los empleados trabajaron, los partes de horas solo tienen que ser verificados y finalizados antes de ser enviados a nomina. Los gerentes pueden editar la nomina sobre la marcha y comprobar quien esta trabajando usando la aplicacion.
  • Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales - Las aplicaciones de seguimiento del tiempo proporcionan informacion tanto a los empleados como a los gerentes para alertarlos cuando el personal puede estar en riesgo de infringir las leyes laborales. Un ejemplo de esto en uso es que un gerente recibe una notificacion de que un empleado ha trabajado durante demasiadas horas seguidas y lo envia en un descanso.
  • Mantenga un registro de todos los cheques de entradas/salidas - Las aplicaciones que mantienen un registro de todas las entradas y salidas de empleados permiten a los gerentes hablar con empleados que llegan constantemente tarde o recompensar a aquellos que mantienen el tiempo bien. Tambien permiten a los propietarios de negocios ver donde se han realizado las ediciones para comprobar si hay patrones sospechosos.
En ultima instancia, los relojes de tiempo biometricos y el software de seguimiento de tiempo facilitan y precisan la asistencia de los empleados. Agregar una aplicacion movil a la mezcla hace que sea aun mas conveniente para los propietarios y gerentes de negocios, tambien.

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