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Obtener el seguimiento correcto de los empleados con calculadoras de reloj de tiempo La

getting employee tracking right with time clock calculators
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

gestion del tiempo y la asistencia de los empleados es una molestia en si misma, pero con las calculadoras de reloj de tiempo, un sistema automatizado basado en la nube, ahora puede rastrear y monitorear con precision las horas de trabajo de su personal mientras esta en movimiento desde su dispositivo movil.

Metodos de seguimiento de tiempo obsoletos- Cual es el problema?

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Gestionar el tiempo y la asistencia de los empleados (entradas y salidas de reloj) es una molestia en si misma, pero con una fuerza de trabajo movil, usted tiene un problema completamente nuevo en sus manos. Las

calculadoras de reloj de tiempo son sistemas automatizados basados en la nube que permiten a sus empleados utilizar una aplicacion en sus telefonos y, con la funcion de geoetiquetado adicional, usted sabe que estan en el campo cuando ponen entrada/salida.

El hecho de que todo sea digital y que los datos sean el rey en el siglo XXI deberia ser suficiente para convencer a cualquier empresa de cambiar a metodos mas modernos de cronometraje de los empleados, pero te sorprenderia saber que este no es el caso.

Muchas empresas de pequeno tamano se sienten comodas con sistemas antiguos, como tarjetas punch o hojas de horas, ya que pueden estar viviendo segun el dicho clasico, Si no esta roto, no lo arregle. Es un sistema que funciona para ellos en este momento, por lo que asumen que es la mejor solucion.

Pero realizar un seguimiento de cuando entran sus empleados, toman descansos o trabajan horas extras solo es facil de rastrear cuando tiene un punado de empleados que supervisar, pero a medida que aumenta su fuerza de trabajo, no puede confiar en los horarios de turnos solo para calcular la nomina.

Ademas, estos metodos poco confiables a menudo conducen al robo de tiempo debido a una supervision inadecuada. Por lo tanto, cualquier empresa que quiera crecer necesita cambiar a soluciones de asistencia mas nuevas que requieran una mayor responsabilidad por parte del empleado y tambien faciliten su trabajo.

Las empresas que tienen empleados trabajando en sitios remotos, por ejemplo, servidores que atienden un evento fuera del sitio, pueden beneficiarse especialmente de la utilizacion de una calculadora de reloj de hora.

Le ayuda a mantenerse al tanto de las leyes laborales

Si esta calculando manualmente las horas de trabajo de su empleado, existe una gran probabilidad de que entre en un gran numero de empresas que cometen errores de calculo. De hecho, hay un 1% -8% de la tasa de error de calculo en las organizaciones que utilizan metodos convencionales de cronometraje.

Esto, sin importar cuan involuntario, es una violacion de las leyes laborales y puede abrirle a las sanciones y demandas del IRS.

Considere esto, el 40% de las pymes tienen que pagar un promedio de $845 en penalizaciones del IRS cada ano.

Una forma de evitar esto es crear politicas que mantengan su negocio al dia con las regulaciones laborales; otra es invertir en una solucion inteligente de cronometraje, como una calculadora de reloj de tiempo.

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La FLSA (Ley de Normas Laborales Justas) es la ley federal que establece el salario minimo, horas extraordinarias, mantenimiento de registros y especificaciones para empleados no exentos, etc. La Ley tambien requiere que las empresas mantengan registros precisos de las horas de trabajo de los empleados durante al menos dos anos, disponibles para su inspeccion.

Aunque no establece un metodo estandar de cronometraje, el uso de tarjetas de punzon y hojas de horas puede ser muy dificil, especialmente porque tiene que almacenar y mantener los datos facilmente disponibles durante largos periodos de tiempo.

Por un lado, los datos fisicos ocupan mucho espacio de archivo o almacenamiento y son dificiles de administrar. Puede provocar problemas como errores humanos, duplicacion de datos o no tener copia de seguridad de sus registros.

Considere que usted ha archivado mal los registros de un empleado y una auditoria gubernamental esta proxima; ahora tiene que perder mucho tiempo y esfuerzo en encontrar esos datos para evitar una penalizacion.

La perdida de datos es otro problema muy real que viene con el almacenamiento manual de datos. Sus registros pueden ser destruidos como resultado de accidentes o desastres naturales, y esto tambien puede ponerle en muchos problemas con el gobierno. Para empeorar las cosas, un gran numero de pequenas empresas nunca vuelven a abrir despues de un desastre, ya que simplemente no pueden hacer frente a la perdida de datos.

Con las aplicaciones de tiempo y asistencia de los empleados, el metodo moderno puede almacenar grandes cantidades de informacion en ubicaciones remotas de nube. Esto garantiza que tenga los datos facilmente disponibles en cualquier momento y que ya no tenga que preocuparse por las auditorias sorpresa.

Registrar con precision las horas extraordinarias

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Segun un informe de NERA, las empresas tienden a ser demandados por el reembolso inadecuado de pago de horas extras 42% de la tiempo y podrias terminar de la misma manera si no tienes cuidado.

Segun la ley, las horas de trabajo de los empleados no exentos deben documentarse de manera eficiente para determinar la elegibilidad de la compensacion.

De hecho, FLSA exige que estos empleados sean pagados por el tiempo extra, incluso si no esta autorizado y no hay victoria financiera en esta situacion si usted paga, usted gastara mas dinero de lo que esperaba y si no lo hace, entonces usted podria ser penalizado.

Si bien los sistemas basados en papel no son completamente ineptos en mantener estos registros, pueden hacer que el calculo de estas horas sea una tarea muy dificil.

Con datos facilmente accesibles y ordenados de manera eficiente, puede realizar un seguimiento de las horas extraordinarias de los empleados y tambien decidir si contratar trabajadores adicionales seria mas rentable.

Gestionar mejor los trabajadores remotos

Es mucho mas dificil hacer un seguimiento de un empleado que trabaja en el campo, que uno que viene todos los dias y puede ser considerado visiblemente.

Esto puede causar muchos problemas para su negocio que pueden evitarse facilmente actualizando su sistema de asistencia y registro de tiempo.

1. Reduce las perdidas de memoria
Tomemos, por ejemplo, que tienes una pequena empresa de catering, y la ubicacion de cada evento varia de dia a dia, semana a semana.

Para asegurarse de que puede realizar un seguimiento preciso y facil de las horas que sus trabajadores han puesto, les pide que rellenen un hoja de horas al final de cada semana.

Esto le permitira calcular los salarios semanales para cada empleado e incluso contabilizar sistematicamente las horas extras para que no haya sorpresas al final del mes.

Aunque esto puede parecer una buena solucion, estamos aqui para decirte que no es tan genial como parece. De hecho, estas perdiendo dinero sin siquiera darte cuenta.

Pero no tienes que aceptar nuestra palabra.

Por lo general, las personas que observan con menos frecuencia no son tan exactas en el seguimiento de su trabajo, y los empleados que inician sesion en sus horas solo una vez a la semana no pueden llevar registros precisos. Por extrano que parezca, los empleados tambien son mas propensos a recordar trabajar mas horas de lo que realmente lo hicieron.

Una calculadora de reloj de tiempo le permite mantener el tiempo de manera eficiente incluso a los empleados remotos a diario, lo que significa que puede reducir cualquier costo adicional debido a perdidas de memoria.

2. Accesibilidad y disponibilidad entre canales
Las aplicaciones de hoja de horas sin papel son ideales para administrar empleados remotos y moviles, incluso si no desea deshacerse de su reloj punch-clock de la vieja escuela.

Esta accesibilidad multicanal ayuda a sus empleados y a usted a mantener un registro de horas trabajadas.

Los gerentes pueden rastrear facilmente quien ha registrado o desbloqueado y si se retrasaron o no; las horas de trabajo no completadas se pueden destacar para mejorar los calculos salariales.

Con la funcion de geoetiquetado que ofrece una buena aplicacion de cronometraje, puede ver la ubicacion en vivo de sus trabajadores en todo momento, incluso cuando entra y sale, para que sepa que no iniciaron sesion desde una cafeteria a una cuadra de distancia.

Con estas aplicaciones, incluso puedes programar el trabajo antes de tiempo para que no haya brecha de comunicacion ni discrepancia entre el personal y los gerentes.

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es dificil controlar las tareas que requieren mas tiempo y esfuerzo, razon por la cual la mayoria de los trabajadores reciben el mismo pago en todos los ambitos. Aunque esto puede no parecer un gran problema, puede afectar negativamente a su negocio de las siguientes maneras.

1. Significa que usted esta pagando o pagando de mas.
El mismo salario en general significa que a cada trabajador se le paga la misma tarifa por hora, a pesar de la requision/complejidad del trabajo.

Tomemos dos trabajadores, por ejemplo; ambos estan poniendo 8 horas al dia en el trabajo.

Mientras que uno de ellos puede pasar mas tiempo en descansos debido a la menor carga de trabajo, el otro esta utilizando todas sus horas de trabajo para terminar la tarea en cuestion.

Pagar a ambos empleados el mismo salario significa que usted esta pagando a un empleado mas de lo que deberia o al otro menos de lo que merecen.

2. Puede hacer que los trabajadores que tienen tareas de trabajo pesado se sientan poco apreciados La
distribucion desigual del salario y el trabajo puede afectar a la lealtad de los empleados y es probable que no desee lidiar con una fuerza laboral descontenta, especialmente si no esta en el sitio para hacer frente a las consecuencias.

Entonces, cual es la solucion? Simple, use una aplicacion de cronometraje.

Estos pueden ayudarle a supervisar las tareas que requieren mas trabajo y cuando cada empleado entra y sale de las pausas para que pueda analizar y calcular las tasas/salarios en consecuencia.

Notificaciones en tiempo real La

comunicacion con empleados remotos puede ser una molestia.

Como se dirigen con respecto a las nuevas tareas o al hacer cambios en la programacion?

Lo que es mas importante, como garantiza la maxima productividad y compromiso?

Segun un estudio realizado por Gallup, los empleados desempleados son 49% mas propensos a causar accidentes y 60% mas propensos a cometer errores. Esto puede costar a su empresa entre 450 y 550 mil millones de dolares anuales en perdidas de productividad.

Con una calculadora de reloj de tiempo, puede agregar convenientemente las horas que los empleados han trabajado, programar y reprogramar tareas y rastrearlas a traves de notificaciones en tiempo real de descansos.

Tambien puede usar esta funcion para recordar a sus trabajadores que es hora de tomar un descanso enviando notificaciones que pueden recibir en sus telefonos.

Consejos adicionales antes de realizar el cambio

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Si ahora esta inclinado a favor de obtener una solucion automatizada de mantenimiento de tiempo y asistencia para su negocio, entonces esta en el camino correcto. Pero instalar y actualizar no siempre significa resultados instantaneos.

Aqui hay algunas cosas que tendra que considerar antes de dar el salto.

Sus problemas actuales
Antes de que pueda buscar la solucion exacta, es importante hacer una lista de todos los problemas que necesita ser ordenado.

Como esta sufriendo su negocio debido a los metodos de asistencia obsoletos? Podria ser cualquier cosa, desde punetazos a empleados que trabajan durante las vacaciones pagadas.

Analice cada situacion y vea que funcion de la aplicacion puede ayudar con el problema.

Comprender a sus empleados
No importa cuan eficiente sea un sistema que instale, un empleado deshonesto siempre intentara enganar al sistema.

Antes de que estos trabajadores amenacen la seguridad y credibilidad de sus nuevos metodos de mantenimiento de la asistencia, probablemente seria mejor destacarlos y tomar las medidas necesarias.

Trate de averiguar cuales son sus quejas y que les llevo a tomar las medidas que hicieron. Esto tambien puede ayudarle a conocer los problemas de las politicas de trabajo que no sabia que existian.

En conclusion, considere como sus empleados firman tanto el metodo como la frecuencia tiene cuando el impacto rotundo en su negocio.

No solo las medidas incorrectas de cronometraje pueden conducir a problemas financieros, sino que tambien puede ponerle en problemas legales como demandas y sanciones.La

eficiencia de los empleados tambien puede verse afectada, especialmente si trabajan de forma remota menos control significa menos necesidad de que ellos hagan lo mejor posible.

Con las calculadoras de tiempo de Zip Clock, sus empleados son contabilizados por cada segundo que ponen en su trabajo, sin importar donde se encuentren.

Para obtener mas informacion sobre como el software de asistencia en linea puede ayudar a su negocio a funcionar, visite nuestro sitio web para ver todas las caracteristicas diferentes que se ofrecen.

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