Las entradas y salidas de la automatizacion empresarial
Que es la Automatizacion Empresarial?
Desde la transformacion digital, la gran mayoria de los restaurantes han adoptado la automatizacion para seguir siendo competitivos. Cuando los nuevos sistemas de software y la inteligencia empresarial aparecieron por primera vez, la mayoria de los comensales simplemente intentaron cambiar algunos procesos manuales por otros automatizados. Esto solia ser suficiente para optimizar la eficiencia en el lugar de trabajo y reducir los costos. Con el nuevo aumento de la digitalizacion y los avances tecnologicos, ya no basta con eliminar algunos procesos manuales.
Para mantenerse competitivos e innovadores, los restaurantes necesitan replantearse la forma en que gestionan los flujos de trabajo y transformar completamente sus modelos de negocio. La automatizacion empresarial debe estar a la vanguardia de cualquier estrategia para crecer, innovar y mantener una ventaja competitiva.
Pero, que es exactamente la automatizacion empresarial? Dado que la automatizacion empresarial es un cruce entre la administracion de procesos de negocio (BPM) y la administracion de reglas de negocio (BRM), ayuda a conocer las definiciones de estos terminos. BPM es donde un restaurante examina todos los procesos para encontrar areas de mejora. Los BRM son sistemas de software utilizados para optimizar los procesos y optimizar la toma de decisiones en toda una organizacion.
La automatizacion empresarial incluye todas las estrategias utilizadas para reemplazar los procesos manuales, que pueden incluir herramientas de automatizacion. BA no se trata solo de eliminar la programacion manual o implementar una nueva herramienta de comunicacion digital. Es como se utilizan los analisis, la inteligencia artificial, el aprendizaje automatico y la gestion de proyectos para optimizar la colaboracion y la conectividad.
Automatizacion de negocios en las empresas de hoy
Hace aproximadamente una decada, los especialistas en tecnologia de la informacion solo se centraron en como mejorar la eficiencia y gestionar los costos. Si bien es cierto que es importante, la eficiencia y los costos solo estan relacionados con los procesos internos.
En la era moderna, los restaurantes y las pequenas empresas necesitan relacionarse externamente con los clientes, los proveedores, el publico y las partes interesadas en la cadena de suministro. Esto es particularmente relevante en la era de las redes sociales y la publicidad online, donde una estrategia de comunicacion digital es crucial para lograr el exito empresarial.
Hoy en dia, los especialistas en tecnologia de la informacion ya no quieren automatizar algunos procesos internos, sino todo el negocio en si. Por ejemplo, un proveedor de seguros ahora puede vender todas las polizas de seguros en linea. Esto requiere un nuevo modelo de negocio, junto con un conjunto de sistemas tecnologicos particulares.
Los expertos en BPA proporcionan modelos de procesos de negocio a restaurantes y pequenas empresas, junto con los procedimientos relativos a un sistema tecnologico especifico. Combinan la aplicacion con un codigo especifico para crear un producto terminado. Todos estos productos estan en contenedores, lo que significa que pueden ser mantenidos, reacondicionados y dispensados a voluntad.
Con los modelos impulsados por expertos empresariales y las aplicaciones basadas en TI, las organizaciones pueden crear aplicaciones centradas en el proceso. Los usuarios pueden configurar facilmente estas aplicaciones para satisfacer sus demandas y alcanzar los objetivos empresariales clave.
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Las ventajas de la automatizacion empresarial
Automatizar cualquier proceso siempre ahorrara tiempo, dinero y eliminara errores. Automatizar un modelo de negocio completo y utilizar las mejores aplicaciones de software para optimizar los procesos es una receta para el exito.
Dado que la digitalizacion es ahora la norma y las tecnologias siguen avanzando, todas las empresas tendran que implementar la automatizacion empresarial para seguir siendo relevantes.
Esto optimizara los procesos de negocio internos y externos, optimizara la automatizacion del marketing y creara nuevos clientes. Ademas, proporcionara el marco necesario para que las empresas mantengan una ventaja competitiva, crezcan y sigan siendo innovadoras. Estas son las otras ventajas principales de BA.
1. La automatizacion empresarial elimina el papel
Desde nuevos formularios de contratacion hasta documentos fiscales hasta plantillas de programacion, ahora todo el papel se puede reemplazar por documentos digitales. Una gran ventaja de la digitalizacion es que todos los datos criticos se almacenan de forma segura en una ubicacion, con una pista de auditoria permanente.
Ademas, se necesita mucho dinero y espacio para almacenar el papeleo. Algunas organizaciones incluso necesitaban oficinas o edificios completamente separados para hacerlo. Con la eliminacion del papel viene la eliminacion de estos gastos y salas de oficina adicionales.
Que saber sobre los residuos de papel:
2. Automatizacion empresarial optimiza la transparencia
Las empresas deben etiquetar primero cada proceso de negocio relevante antes de comenzar el proceso de automatizacion. El etiquetado garantiza que toda la informacion sea transparente para las personas autorizadas. Los responsables de la toma de decisiones pueden utilizar esta transparencia en su beneficio para saber exactamente lo que esta pasando en el negocio. Debido a que todo es mas visible, tambien es mas facil supervisar los flujos de trabajo y eliminar ineficiencias.
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3. La automatizacion empresarial mejora las previsiones
Tradicionalmente, los propietarios de negocios usaban muchas conjeturas basadas en el instinto para tomar decisiones y resultados del proyecto. Simplemente no habia suficiente tiempo, dinero o recursos para monitorear cada activo. Con las herramientas de BPA, los restaurantes pueden realizar un seguimiento de todos sus activos e informacion en tiempo real. Tambien pueden utilizar herramientas de generacion de informes predictivos para profundizar en los datos y hacer mejores pronosticos. Esto mejora la toma de decisiones, ahorra dinero y minimiza las ineficiencias.
4. Automatizacion empresarial identifica los residuos
BA no solo permite a los propietarios de negocios predecir las ventas y los recursos, sino que tambien puede ayudar a eliminar los residuos. Las organizaciones pueden utilizar datos en tiempo real para identificar los activos no utilizados y tomar mejores decisiones. Por ejemplo, un gerente puede usar analisis e informes para revisar todas las facturas electricas excesivas de un almacen de uso raro. A continuacion, puede optar por dejar las luces del almacen encendidas durante dias especificos de la semana para ahorrar dinero.
5. Nuevas oportunidades en las instalaciones de automatizacion empresarial
Las herramientas de automatizacion empresarial permiten a los propietarios identificar nuevas oportunidades que aumentan los activos empresariales y aumentan el soporte al cliente. Los propietarios de negocios pueden configurar y supervisar las ventas y plataformas de atencion al cliente para aumentar los beneficios y resolver quejas.
Esto no solo minimiza la carga de trabajo de los empleados, sino que tambien abre nuevas puertas para el crecimiento y el aumento de los ingresos. Por ejemplo, Amazon utiliza BA para organizar campanas publicitarias, responder a las preguntas de los clientes y vender casi cualquier producto, en cualquier momento, a cualquier persona en todo el mundo.
6. La automatizacion empresarial ahorra dinero
Los humanos no pueden trabajar las 24 horas del dia, los 7 dias de la semana sin privarse del sueno. Una maquina puede. Las maquinas no requieren tiempo libre, beneficios o dias de enfermedad. Y ciertamente no necesitan dormir. Los restaurantes y las pequenas empresas pueden configurar sus sistemas de BA para ayudar a los clientes y vender productos en cualquier momento del dia.
Esto permite a las organizaciones ahorrar dinero y aumentar las ganancias, incluso mientras sus duenos de negocios duermen. Debido a que la inteligencia artificial hace la mayor parte del trabajo, BA tambien puede ayudar a reducir los costos laborales. Ya no necesitara una pequena empresa emplear a 1-2 trabajadores para permanecer durante el turno de noche.
Las desventajas de la automatizacion empresarial
La automatizacion empresarial no viene sin sus inconvenientes. Cada vez que ocurra un cambio en el mundo de los negocios, alguien se vera afectado negativamente.
Debido a que la automatizacion esta aqui a largo plazo, existe una necesidad constante de resolver los problemas causados por estos cambios. Esto requiere sesiones de estrategia periodicas, un conjunto de mejores practicas, monitoreo de tendencias y mantenerse informado. Lea con anticipacion para descubrir algunos de los desafios que entrana la implementacion de la automatizacion empresarial.
1. Automatizacion empresarial, integracion y costo
La mayoria de las organizaciones establecidas tienen costos asociados con sus sistemas heredados implementados. Los propietarios tendran que revisar estos sistemas y ver si se integran con nuevas aplicaciones basadas en BA. Incluso si existen capacidades de integracion, es costoso combinar los dos sistemas juntos.
Si bien los incentivos financieros valen la pena la inversion, BA sigue siendo costoso de implementar. Esto es particularmente cierto si un restaurante o una pequena empresa todavia tiene procesos manuales.
2. Automatizacion empresarial, matices y complejidades
Cualquiera que haya ejecutado alguna vez una revision ortografica a traves de un documento de Word sabe que los equipos no siempre son los mejores para comprender los matices y las excepciones a la regla. Un ser humano entiende el panorama general detras de un proceso y otras complejidades criticas.
Reemplazar una tarea manual o tediosa por automatizacion puede ahorrar tiempo y dinero, pero tambien puede causar otros problemas. Equipos ejecutados por un conjunto de reglas y codigos. Los propietarios de negocios necesitan replicar todas las complejidades y circunstancias pendientes en el nuevo sistema para evitar estos cuellos de botella. Esto puede ser caro, complicado y propenso a errores.
3. Automatizacion empresarial y seguridad
La seguridad es un reto complejo cuando llega el momento de implementar un nuevo sistema de gestion. La pirateria esta en aumento, y muchas empresas han sido destruidas por infracciones de seguridad. La digitalizacion de todos los papeles delicados puede poner a las organizaciones en un lugar vulnerable incluso cuando implementan un aparato de seguridad fuerte. Las empresas eficaces actualizan y supervisan constantemente sus sistemas de seguridad para garantizar que todos los datos confidenciales de clientes y empresas esten seguros.
Datos rapidos sobre amenazas de ciberseguridad:
68% de las organizaciones considera que sus amenazas a la ciberseguridad estan aumentandoel
Que es la automatizacion de procesos empresariales?
La automatizacion de procesos empresariales es un plan en el que las organizaciones utilizan sistemas tecnologicos para organizar a sus empleados y procesos a traves de flujos de trabajo. Mientras que BA se centra en reemplazar los procesos manuales por los automatizados, BPA se centra en la calidad de esos procesos en si mismos.
Los procesos de negocio incluyen todas las actividades que permiten a una empresa alcanzar objetivos clave. Por ejemplo, los procesos de un restaurante incluyen tomar pedidos, sentar a los clientes, cocinar alimentos, contar inventario, ejecutar campanas publicitarias, presupuestar y mucho mas.
Las empresas utilizan BPA para integrar todas las aplicaciones internas a traves de soluciones de software muy avanzadas. Esto permite a las empresas tener control sobre la experiencia del cliente, la generacion de informes, la elaboracion de estrategias, la estandarizacion de las actividades y mucho mas. BPA puede controlar todo, desde la solucion de problemas del programa hasta la optimizacion de campanas de email marketing.
BPA ayuda a los empleados y gerentes a realizar mejor sus trabajos y libera mas tiempo. Ya no tienen que trabajar en tareas meniales y pueden concentrarse en alcanzar metas clave que aumentan las ganancias. Por ejemplo, un gerente de restaurante puede usar software de programacion para disponer de mas tiempo para la gestion del inventario y la presupuestacion.
En resumen, BPA se compone de tres elementos principales-
- permite a los restaurantes y a las pequenas empresas organizar, integrar y ejecutar procesos con facilidad
- Centraliza todas las actividades empresariales para optimizar la visibilidad y mantener infraestructuras informaticas clave
- Sustituye manual, consumir tareas para mejorar la moral, ahorrar dinero y liberar recursos
Los beneficios de la automatizacion de procesos empresariales
La tecnologia ha permitido a los seres humanos de todo el mundo resolver los problemas mas complejos, especialmente cuando la mano de obra no es suficiente. Permite a los restaurantes aprovechar los recursos no utilizados, encontrar nuevas oportunidades de ingresos y reducir los gastos operativos. En el entorno competitivo actual, las organizaciones necesitan optimizar la toma de decisiones para que puedan utilizar los recursos de manera eficiente. Para minimizar el desperdicio y ahorrar tiempo, muchas empresas ahora utilizan BPA. Los principales beneficios de BPA incluyen-
- mejora el servicio al cliente - Con inteligencia artificial y aprendizaje automatico, los propietarios pueden optimizar el servicio al cliente y atender las quejas con facilidad. Los chatbots son un gran ejemplo de una herramienta BPA. Responden a las preguntas de los clientes y no estan restringidas a zonas horarias.
- Aumenta la productividad- el BPA elimina tareas manuales predecibles y tediosas, como la facturacion, la programacion y la entrada de datos. Esto libera talento critico y minimiza el desperdicio para aumentar la productividad en toda una organizacion.
- Mejora la moral - Debido a que los empleados tienen mas tiempo para centrarse en otras tareas, tienden a ser mucho mas felices. Pueden acceder facilmente a todos los datos criticos en un solo lugar centralizado y utilizar esa informacion para realizar sus trabajos.
- Imponer la gobernanza - BPA deja un claro rastro de auditoria de quien hizo que y cuando lo hicieron. Esto mejora la responsabilidad en el lugar de trabajo y minimiza los errores. Tambien ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento de las normas y regulaciones relacionadas con el estado.
Por que las empresas deben utilizar el software de automatizacion
El software de automatizacion puede ayudar a ahorrar dinero a los restaurantes y optimizar la eficiencia de los empleados. Al automatizar los flujos de trabajo, los empleados ya no necesitan centrarse en tareas manuales. Los miembros del equipo de ventas pueden dejar de perder tiempo en la entrada de datos y empezar a centrarse en la generacion de clientes potenciales. Los representantes de servicio al cliente pueden reunirse con clientes VIP en lugar de responder preguntas comunes. Los gerentes pueden utilizar la presentacion de informes para mejorar las estrategias, en lugar de confiar en conjeturas e instinto. En resumen, todos pueden usar sistemas tecnologicos para mejorar la forma en que realizan su trabajo. El
software robotico de automatizacion de procesos optimiza la comunicacion y la conectividad. Los administradores ya no estan restringidos por barreras geograficas o cuestiones logisticas. La tecnologia permite una colaboracion rapida en equipo, independientemente de donde se encuentre alguien. Esto no solo mejora la moral, sino que tambien facilita el empleo de equipos remotos, lo que abre el acceso a un nuevo grupo de talentos.
Al automatizar los flujos de trabajo con herramientas basadas en la nube, los propietarios pueden asignar requisitos a los miembros del equipo y supervisar su progreso. Esto hace que todo el mundo rinda cuentas y aumenta la productividad. Los gerentes pueden usar datos basados en BPA como evidencia en caso de que exista una disputa o un problema de rendimiento.
Si bien el software de automatizacion puede ser caro, las oportunidades de ahorro de costos que ofrece valen la pena la inversion. El BPA elimina la necesidad de ciertos puestos de trabajo manual o administrativos. La calidad del trabajo tambien tiende a mejorar cuando se trata de programas de BPA. Los trabajadores tienen mas tiempo para gastar en tareas clave, lo que significa que no estaran tan despojados. Tienen todos los recursos a su disposicion para evitar conjeturas y cortar las esquinas. Esto les obliga a rendir cuentas y aumenta la eficiencia, lo que mejora la calidad de los productos.
Ejemplos de herramientas de automatizacion: 1.
Slack - plataforma de mensajeria instantanea que facilita la colaboracion en equipo2.
Flowdeck- plataforma de espacio de trabajo que reune conversaciones en tiempo real3.
Trello- herramienta basada en la web que organiza todos los proyectos en un solo lugar4.
Basecamp- aplicacion de colaboracion en linea5. Hootsuite- coordinar y programar publicaciones en redes sociales
Comprobaciones clave de la automatizacion empresarial
En conclusion, esto es lo que debe saber acerca de la automatizacion empresarial-
- las ventajas de la automatizacion de la gestion empresarial incluyen la eliminacion de papel, un aumento en la productividad, una mayor transparencia de los activos, mejores previsiones, capacidad para identificar nuevas oportunidades, menos desperdicios y mas ahorros.
- Las desventajas de BA incluyen cuellos de botella de integracion, dificultad para garantizar que los programas informaticos comprendan las complejidades y mayores preocupaciones de seguridad.
- Los beneficios de la automatizacion de procesos empresariales incluyen un mejor servicio al cliente, una mayor productividad, una mejor moral y un gobierno mas estricto.
- El software de automatizacion de procesos empresariales optimiza la conectividad y la comunicacion, mejora la moral de los empleados, libera talento, ahorra dinero y aumenta las ganancias.
