Gestion de procesos de negocio | 13 mins read

BPM 101- Guia para la Gestion de Procesos de Negocio

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Mary Kate Morrow

By Mary Kate Morrow

Que es realmente la gestion de procesos empresariales?

La administracion de procesos empresariales es la practica de modelar, implementar, controlar, monitorear y refinar los flujos de actividad empresarial. La gestion de procesos empresariales se abrevio ampliamente como BPM. BPM es esencial para optimizar los procesos de negocio y los resultados empresariales en general. Los beneficios que ofrece la automatizacion de procesos empresariales se pueden aplicar en cualquier lugar, desde la gestion de proyectos hasta los procesos de servicio al cliente.

A medida que conceptos como la transformacion digital y la automatizacion robotica de procesos aumentan en popularidad, BPM esta evolucionando. La disciplina BPM puede incluso involucrar componentes de transformacion digital y automatizacion de procesos roboticos. Hay practicamente un sinfin de oportunidades para que la disciplina BPM evolucione aun mas. La mejora consistente de los procesos es esencial para que las empresas mantengan una ventaja competitiva y contiene multiples etapas. Las 5 etapas del ciclo de vida de BPM incluyen-

1. Modelaje

La fase de modelado del ciclo de vida de BPM examina los detalles de un proceso de negocio de principio a fin. A continuacion, se puede aplicar el modelado de procesos o la gestion del flujo de trabajo. El software BPM o las herramientas BPM pueden crear una representacion visual facilmente referenciable del proceso de negocio en su totalidad. A lo largo de la fase de modelado del ciclo de vida de BPM, es crucial identificar puntos problematicos y areas de mejora. La identificacion de posibles problemas futuros permite a las empresas iniciar actividades establecidas con fines de gestion de riesgos.

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2. Implementacion

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Despues de la etapa de modelado del ciclo de vida de BPM es la etapa de implementacion. Los dos tipos principales de implementacion son sistemicos y no sistemicos. La implementacion no sistemica utiliza software BPM o herramientas de BPM durante la etapa de implementacion. La implementacion no sistemica no utiliza software BPM ni herramientas de BPM durante la etapa de implementacion. El objetivo de la etapa de implementacion es llevar a termino los disenos de gestion del flujo de trabajo de la etapa anterior.

3. Ejecucion

La etapa de ejecucion del ciclo de vida de BPM desarrolla los procesos de negocio modelados de las dos etapas anteriores. Examinar adecuadamente el proceso de extremo a extremo identificara cualquier punto problematico, cuellos de botella y posibles areas problematicas. Si no se entiende adecuadamente el proceso de fin a fin, es probable que surjan importantes cuestiones futuras.

4. Supervision

La siguiente etapa del ciclo de vida de BPM es la etapa de monitoreo. Los indicadores clave de rendimiento, a menudo abreviados como KPI, se miden durante la etapa de monitoreo. Por lo general, los KPI supervisan una variedad de resultados de procesos de negocio. Con los datos recogidos durante la etapa de monitoreo, se pueden administrar mejoras y acciones correctivas.

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5. Refinacion

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La etapa de refinamiento del ciclo de vida de BPM tiene como objetivo abordar cualquier disparidad entre el modelado de procesos y los niveles de rendimiento reales. Es importante destacar que el ciclo de vida de BPM no consiste en actividades realizadas por una sola vez. Alternativamente, el ciclo de vida de BPM se completa y se reinicia constantemente. Como tal, una vez finalizado el paso de la etapa de refinamiento, el ciclo de vida de BPM puede comenzar de nuevo.

La principal importancia de la gestion de procesos empresariales

La gestion de procesos empresariales es crucial para optimizar los procesos de negocio y alcanzar objetivos estrategicos. El BPM adecuado aumenta la productividad, la eficiencia y la eficacia de todos los procesos empresariales. Con demasiada frecuencia, los resultados del negocio reflejan los beneficios ausentes que ofrece la administracion de procesos empresariales. Las organizaciones pueden usar BPM para apoyar las operaciones de negocio y, al mismo tiempo, obtener una ventaja competitiva. El dominio de procesos que los profesionales del negocio ejecutan y una mayor consistencia capacitan a las empresas para optimizar el servicio al cliente y la experiencia del cliente en general.

Un excelente sistema BPM ayuda a respaldar los resultados empresariales a traves de mejores decisiones tomadas. Un beneficio muy importante de BPM es proporcionar el apoyo que requieren las iniciativas de toma de decisiones empresariales. Como resultado, tanto la toma de decisiones iniciales como los posibles resultados empresariales tienen mas probabilidades de tener soluciones innovadoras. La disminucion del desperdicio resulta en capacidades de gestion mas reducidas. La gestion de procesos mas leaner posiciona a las empresas como lideres en iniciativas de sostenibilidad. Aunque la administracion de procesos empresariales proporciona una amplia variedad de beneficios para las empresas, puede ser dificil de implementar y mantener.

Los 5 mayores desafios con la administracion de procesos empresariales

Los beneficios que ofrece la gestion de procesos empresariales vale la pena los desafios que se enfrentan. Se recomienda obtener una mejor comprension de los problemas comunes del sistema de gestion de los sistemas de gestion de los sistemas. 5 desafios comunes de la gestion de procesos institucionales incluyen-

1. Adaptabilidad

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Excelente BPM exige una mejora constante del proceso que requiere agilidad y adaptabilidad. Centrarse en actividades previamente establecidas en lugar de evolucionar los objetivos empresariales puede obstaculizar significativamente el progreso. Las empresas deben asegurarse de tener las herramientas de BPM y el software BPM disponibles para una adaptabilidad optima.

2. Comprar Ins del usuario final

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Cualquier sistema BPM es inutil sin comprar el usuario final. Una preocupacion comun es que los sistemas de BPM van a eliminar la necesidad de trabajo humano. Los empleados que tienen este miedo pueden preocuparse por la transformacion digital o la automatizacion de procesos terminaran su empleo. Es esencial que los profesionales de la gestion aborden esta preocupacion antes de que se implementen las herramientas de BPM y el software BPM. Cualquier software de BPM o herramientas de BPM debe apoyar a los empleados empresariales, no reemplazar completamente a los trabajadores.

Hay varias maneras en que la administracion puede ayudar a facilitar la compra de ansiedades del usuario final. La administracion puede solicitar software BPM de demostracion o herramientas BPM para que los empleados lo prueben. A continuacion, se puede animar a los empleados a proporcionar comentarios sobre estas herramientas empresariales digitales. Se recomienda un curso completo de formacion unico que incorpore el modelado de procesos. Una sesion de capacitacion unica es una excelente manera de introducir a los trabajadores a los programas de software BPM recientemente implementados.

3. Executive Comprar Ins

Algunos lideres empresariales de la organizacion tienen una perspectiva desfavorable hacia BPM. Esto es particularmente probable si un lider empresarial de una organizacion tuvo experiencias negativas de BPM en el pasado. Incluso los ejecutivos de alto nivel pueden dudar en comprar software BPM y herramientas BPM.

Con el software BPM mas avanzado y las herramientas BPM disponibles que nunca antes, es mas probable que tenga exito. Las organizaciones deben asegurarse de que las actividades establecidas se alineen con los objetivos empresariales para aliviar las preocupaciones. Ademas, las organizaciones deben presentar soluciones de mejora de procesos mensurables para mantener la confianza de los ejecutivos.

4. KPI

Los KPI son importantes para todo, desde la gestion de proyectos hasta los procesos de servicio al cliente. Es posible que algunos lideres empresariales de la organizacion no se sientan comodos asignando KPI. Una razon es evitar los sentimientos incomodos asociados con el no cumplimiento de los KPI. Sin embargo, sin KPI es dificil cuantificar el exito de la administracion de procesos de negocio. Las empresas deben asegurarse de que los KPI sean practicos y alcanzables para que sean eficaces.

5. Tecnologia

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La tecnologia avanzada involucrada en la gestion de procesos empresariales puede ir desde un modelo de proceso hasta plataformas de bajo codigo. Sin embargo, BPM debe mantenerse concentrado en el proceso de extremo a extremo para lograr el exito. Una fijacion en las mejoras tecnologicas puede restar importancia al enfoque del proceso de extremo a extremo.

Los principales beneficios de la gestion de procesos empresariales

Los beneficios que ofrece la gestion de procesos empresariales son sobresalientes. Sin los beneficios que proporciona la gestion de procesos empresariales, no seria un esfuerzo sensato o practico. Las 3 principales ventajas que ofrece la gestion de procesos de negocio incluyen-

1. Eficiencia

Una de las principales intenciones de BPM es aumentar la eficiencia de los procesos de negocio. Hay varias razones por las que un proceso de negocio puede ser ineficiente. Las razones pueden variar desde una colaboracion departamental inadecuada hasta soluciones fallidas de automatizacion de procesos. BPM promueve una evaluacion integral de donde se pueden mejorar los procesos empresariales. A partir de ahi, las empresas pueden tomar las medidas correctivas necesarias.

2. Eficacia

Despues de que BPM haga que los procesos de negocio sean mas eficientes, el siguiente desafio es hacer que los procesos de negocio sean mas efectivos. El aumento de la eficacia de los procesos empresariales beneficiara los resultados empresariales de diversas maneras. Como era de esperar, la eficacia se discute a menudo en todas partes, desde una estrategia empresarial hasta la formacion de incorporacion de empleados. Una parte vital para hacer que los procesos de negocio sean mas efectivos es la alineacion de la estrategia empresarial con las reglas y objetivos del negocio. La disciplina BPM comanda la alineacion tanto para la eficiencia como para la eficacia.

3. Adaptabilidad

BPM no es un evento unico en el que se realizan y se olvidan las actividades establecidas. Para seguir siendo competitivas, las empresas deben mejorar constantemente los procesos de negocio. Tanto si se enfrenta a un cambio interno como externo, una organizacion debe ser capaz de adaptar los procesos de negocio de manera rapida y eficaz. La mejora de los procesos puede incluso generar nuevos y emocionantes resultados empresariales y oportunidades. Las oportunidades potenciales para nuevos resultados empresariales podrian abarcan desde un cambio cultural hasta nuevos socios comerciales. Alternativamente, los procesos comerciales obsoletos pueden tener consecuencias financieras, danos en la reputacion de la marca e incluso el cierre de negocios eventualmente.

5 Ejemplos claros de gestion de procesos empresariales

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La gestion de procesos empresariales incluye una variedad de actividades y procedimientos establecidos. Para muchos profesionales de negocios, es util analizar ejemplos de BPM. 5 ejemplos de BPM exitosos incluyen-

1. Estrategia de Negocio

La mejora de los procesos institucionales debe tener un impacto positivo en todos los aspectos de una empresa. El uso de BPM para optimizar la estrategia empresarial ayuda a asegurarse de que los procesos de negocio se mejoran continuamente. Una estrategia empresarial eficaz no es una idea unica. Una estrategia empresarial debe revisarse, reevaluarse y revisarse segun sea necesario.

2. Gestion de Contratos

La gestion de contratos se considera en general como un proceso empresarial dificil. Afortunadamente, existen soluciones de sistemas BPM disponibles para problemas de gestion de contratos. Una solucion de sistema BPM popular para la gestion de contratos es la automatizacion del flujo de trabajo para la creacion de contratos. Las soluciones de gestion de flujos de trabajo como la automatizacion del flujo de trabajo para la creacion de contratos minimizan los errores

3. Aprobacion de compra

Existen varias soluciones de sistema BPM para abordar el proceso de aprobacion de compra. Las soluciones de gestion de flujos de trabajo que benefician a la gestion de contratos de procesos empresariales tambien son utiles para la aprobacion de compras Estas soluciones de gestion del flujo de trabajo pueden producir contratos de proveedores facilmente referenciables. La automatizacion del proceso de entrada de datos puede evitar errores humanos, lo que resulta en errores costosos de enrutamiento o cuentas inexactas.

4. Procesamiento de factura

El fraude y los errores humanos son problemas que pueden afectar negativamente al procesamiento de facturas. El modelado de procesos puede asignar reglas de negocio especificas con respecto a la compra. Las reglas comerciales especificas pueden ayudar a disuadir los gastos no fiables.

5. Gestion de proveedores

La gestion adecuada de proveedores ayuda a localizar y contratar proveedores asequibles, consistentes y confiables. Una gestion inadecuada de proveedores tiene consecuencias notables para los resultados empresariales, como las materias primas demasiado caras. Una solucion de sistema BPM para problemas de administracion de proveedores incluye una estrategia de gestion de riesgos del proveedor. Una estrategia de gestion de riesgos de proveedores ayuda a las empresas a crear contratos con empresas que se alinean con sus reglas de negocio y objetivos estrategicos.

Por que cada empresa debe utilizar el software de administracion de procesos empresariales

El software BPM adopta la transformacion digital para llevar a las empresas al siguiente nivel. Las herramientas de BPM y el software BPM ya se estan utilizando para optimizar los procesos de negocio en todo el mundo. Debido a los beneficios significativos de los suministros de administracion de procesos de negocio, muchas organizaciones eligen invertir en software BPM. Los beneficios significativos del software BPM incluyen-

1. Gestion de riesgos

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La transparencia proporcionada por el software BPM es una ventaja para la gestion de riesgos. Por ejemplo, la automatizacion de procesos minimiza los errores a medida que se estandarizan los procesos empresariales. En lugar de enfrentarse a problemas de gestion de riesgos, las empresas pueden centrarse alternativamente en la mejora de los procesos y en la optimizacion de los resultados del negocio.

2. Colaboracion

Crear y mantener canales de comunicacion puede ser extraordinariamente dificil. El software de administracion aloja una plataforma centralizada para mensajes, uso compartido de archivos y notificaciones a la que los miembros del equipo pueden acceder facilmente. La colaboracion se mejora significativamente a traves del canal de comunicacion que presenta el software de gestion.

3. Agilidad

La agilidad es esencial para la rentabilidad del negocio y el exito a largo plazo. Las organizaciones pueden utilizar las herramientas de BPM incluidas en el software de administracion para abordar los cambios. Ademas, las herramientas de BPM incluidas en el software de gestion ayudan a las empresas a planificar el futuro. El software BPM presenta oportunidades de escalado que crecen junto a un negocio.

Conclusion para la gestion de procesos empresariales

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  • Las etapas del ciclo de vida de BPM incluyen modelado, implementacion, control, supervision y refinacion.
  • La automatizacion de procesos de negocio y la gestion de la fuerza de trabajo son componentes criticos de la disciplina BPM en general.
  • Las ventajas que ofrece la administracion de procesos de negocio van desde una mayor adaptabilidad hasta una mayor eficacia.
  • Las herramientas de BPM incluidas en el software de gestion fomentan oportunidades para el desarrollo y expansion de negocios.

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