Calendario de Empleados | 11 mins read

Descripcion de los programas de empleados

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduccion a la programacion de empleados

Una programacion de empleados es un documento que delinea que dia y horas necesita un empleado para entrar en el trabajo. Un sistema de programacion eficaz impulsara la rendicion de cuentas de los empleados, ya que comunica las expectativas. Tambien asegura que el negocio tenga un buen equilibrio de miembros del equipo durante todo el dia. A continuacion, los clientes recibiran el servicio de calidad que se merecen y la rentabilidad del establecimiento aumentara.

La importancia de la programacion de empleados

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La programacion adecuada de los empleados es un componente critico para la longevidad de una empresa. Asegurarse de que haya suficiente personal en una empresa fomentara un flujo de trabajo y un orden perfectos. Tambien garantiza que las tareas y responsabilidades diarias se completen a tiempo, todo el tiempo.

Los gerentes que tienen procedimientos de programacion deficientes arriesgan la moral y la motivacion de sus empleados. Por ejemplo, la insuficiencia constante de los turnos de personal generara cargas de trabajo mas pesadas y la necesidad de realizar tareas multiples. Esto aumentara posteriormente los niveles de estres y productividad. Por no mencionar que la falta de personal de las empresas conducira a perdidas potenciales de ganancias. Por otra parte, los turnos excesivos de personal haran que los funcionarios se sientan innecesarios y sin valor. Ademas, acumula directamente los costos de mano de obra, lo que afectara significativamente la rentabilidad del negocio.

Para evitar estos desafios, los propietarios de negocios necesitan adoptar un sistema que garantice una programacion efectiva. Esto implica acomodar las preferencias de disponibilidad de los empleados y equilibrar el flujo de trabajo. Tambien implica el control de los costos y el seguimiento de los gastos de cerca.

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Diferentes tipos de horarios de trabajo

Existen diferentes tipos de estructuras de horarios de trabajo que los gerentes pueden desarrollar para sus equipos. Los mejores horarios de los empleados dependeran de las necesidades del negocio y del horario de operaciones. Los ejemplos mas comunes de horarios de trabajo que las empresas pueden utilizar incluyen los siguientes.

Horario de tiempo completo

Los horarios de trabajo a tiempo completo suelen abarcar 40 horas a la semana con 8 horas al dia. Los empleados a tiempo completo suelen trabajar los mismos dias o veces cada semana. La compensacion variara para cada empresa, en la que algunos pagaran salarios por hora, mientras que otros pagaran salarios. Casi todas las organizaciones ofreceran beneficios a los empleados para aquellos que trabajan a tiempo completo. Esto incluye dias de vacaciones, seguro medico y fondos de jubilacion.

Horarios a tiempo parcial

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Cualquier persona que trabaje menos de 40 horas por semana tendra un horario de tiempo parcial. Los empleados a tiempo parcial tienen mucha flexibilidad, en comparacion con el personal de tiempo completo. Como no trabajan la mayor parte de su dia, tienen mas disponibilidad y tiempo personal. Sin embargo, el personal a tiempo parcial no obtiene beneficios similares a los de los equipos a tiempo completo. Tambien tienden a tener horarios inconsistentes que cambian semanalmente.

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Horarios fijos

Las programaciones fijas se refieren a programaciones que tienen un conjunto coherente de dias laborables y horas. Por lo general, siguen siendo los mismos durante todo el empleo de una persona. Los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial pueden tener horarios fijos; solo necesitan ponerse de acuerdo con los empleadores acerca de sus horas antes de trabajar.

Girar tablas de planificacion de turnos

Los programas de turnos giratorios son programas que ciclan a los empleados en diferentes turnos. Esto es mas comun entre las industrias del cuidado de la salud y la hosteleria, ya que necesitan empleados que trabajen 24/7. Con un horario giratorio, un determinado equipo no se quedara atascado en un turno menos deseado como, turnos nocturnos.

Como crear una programacion de empleados

Generalmente, crear el horario perfecto de empleados tomara mucho tiempo. Especialmente si los propietarios de negocios utilizan metodos tradicionales de papel y pluma, el proceso de programacion puede ser complejo. Sin embargo, las empresas pueden optimizar este proceso siguiendo estos pasos.

1. Establecer los requisitos del negocio

Con el fin de desarrollar un horario de trabajo efectivo, los gerentes deben determinar cuales son las necesidades de su negocio. Esto implica identificar las habilidades y los recursos especificos que cada turno necesita para funcionar bien. Tambien necesitan establecer horas de operacion y como dividir el dia en turnos. La administracion tambien debe tener en cuenta las diferentes tareas que deben realizarse en cada turno.

2. Preparar y planificar

No espere hasta la semana anterior para crear programaciones. Esto solo causara mas estres para la direccion y los empleados. En su lugar, cree los horarios por adelantado y envielos rapidamente a los empleados. Esto permitira a los funcionarios planificar su tiempo en consecuencia y realizar los cambios necesarios en el calendario con antelacion.

3. Definir directivas

Cada empresa necesita politicas de programacion que describa los swaps de turnos, las operaciones de turnos, las solicitudes de tiempo libre y los dias de vacaciones. Cuando los empleados saben como enviar solicitudes y encontrar cobertura para turnos, habra menos tardanza y absentismo. Ademas, los gerentes no tendran que pelearse para encontrar reemplazos de ultimo minuto.

4. Recopilar disponibilidad de empleados

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Antes de desarrollar una nueva programacion, los gerentes deben compilar las disponibilidades de los empleados. Esto implica los dias especificos de una semana y las horas del dia en que un empleado puede venir a trabajar. Es importante que las empresas hagan todo lo posible para adaptarse a las preferencias de turno de su personal. Esto demostrara que valoran su tiempo y trabajo. A su vez, los empleados se sentiran apreciados y satisfechos.

5. Aprobar solicitudes con prontitud

Los gerentes deben aprobar las solicitudes de tiempo libre y los swaps de turnos por orden de llegada. Al hacerlo, se asegurara de que el calendario este actualizado y que las solicitudes sean atendidas eficientemente. Tambien incentivara a los empleados a hacer ajustes en sus horarios rapidamente.

Consecuencias de una programacion inadecuada de empleados

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Las practicas de programacion inadecuadas pueden causar muchos inconvenientes para las empresas. Las siguientes son las consecuencias de una programacion ineficaz.

  • Operaciones lackluster- cuando los empleados estan por encima o estan poco dotados de personal, los flujos de trabajo se retrasaran. Los clientes no seran atendidos de manera efectiva y las tareas se agotaran o no se completaran a tiempo.
  • Los gerentes pierden credibilidad - Los empleados necesitan una estructura coherente con sus horarios. Si los gerentes continuamente cometen errores o envian horarios demasiado tarde, perderan su credibilidad. Los funcionarios se sentiran sin valor y encontraran que sus administradores no son fiables.
  • Iineficiencia- los horarios deficientes haran que sea mas dificil que los empleados trabajen eficientemente. Errores, como la falta de personal, dificultaran el trabajo de los equipos y disminuiran la productividad.
  • Incremento de conflictos - Existe una mayor probabilidad de estres y conflicto entre los empleados cuando los horarios se hacen de forma incorrecta.
  • Moral baja y mala retencion - Por ejemplo, la programacion del personal en dias en que no este disponible disminuira la moral. Eventualmente, querran encontrar un nuevo trabajo donde se valore su tiempo y preferencias.
  • Mas costos- una programacion deficiente puede dar lugar a horas extras incontroladas. Esto puede afectar significativamente la situacion financiera de una empresa. Ademas, en terminos de aumento de la rotacion, los empleadores tendran que gastar mas dinero para contratar y contratar personal nuevo.
  • Reputacion negativa - Los miembros del equipo que abandonan una empresa debido a una experiencia negativa pueden compartir malas criticas con sus amigos y colegas. Esto afectara a la reputacion general y el nombre de marca de una empresa.

Como resolver problemas de programacion de empleados

Es evidente que una programacion deficiente e inadecuada puede tener un gran impacto en la fuerza de trabajo y operacion de una empresa. Esto se puede mitigar si los gerentes identifican sus errores de programacion y los solucionan lo antes posible. Los siguientes son algunos de los problemas de programacion mas comunes y como las empresas pueden resolverlos.

1. La falta de personal

Es imposible contar el futuro y saber exactamente cuantos clientes entraran en una tienda o restaurante. A menudo, los gerentes pueden tener accidentalmente menos personal a tiempo que lo que se necesita en el dia de.

Para evitar esto, las empresas necesitan pronosticar eficazmente sus necesidades de ventas y mano de obra. Esto implica evaluar los datos historicos de ventas para periodos determinados. Los gerentes tambien deben pedir comentarios de los empleados. Dado que estan trabajando directamente con los clientes, tendran informacion valiosa sobre lo que el cambio necesita.

2. Sobreprogramacion de empleados

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Programar a un miembro del equipo demasiadas horas resultara en agotamiento y fatiga. A su vez, sera mas probable que renuncien y encuentren otro trabajo. Para evitar la sobreprogramacion, los gerentes deben revisar sus programas y asegurarse de que se alinean con las preferencias de los empleados. Tambien pueden contratar a mas empleados para maximizar el horario.

3. Horario oficioso

Los horarios deben ser accesibles y faciles de leer. Pueden estar en formato de calendario o organizarse en una hoja de calculo. Cualquiera que sea la manera, los empleados deben poder echarle un vistazo e identificar sus proximos turnos.

4. No tener descansos

Los empleados necesitan descansos y pausas para comer durante su turno. Aquellos que trabajan turnos nocturnos no deben programarse tambien para un turno de manana al dia siguiente. Trabajar sin tiempo de inactividad provocara agotamiento, estres y disminucion de la moral. Los administradores deben incorporar descansos en el calendario y permitir que el personal tenga pausas fisicas y mentales.

Beneficios del software de programacion de empleados

Afortunadamente, en la era digital actual, existen herramientas tecnologicas que agilizaran el proceso de programacion de los empleados. Los sistemas, como el software de programacion de empleados, automatizaran y simplificaran la planificacion de turnos. Los siguientes son algunos de los principales beneficios de adoptar soluciones de programacion de empleados.

1. Programacion Automatizada

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Las mejores herramientas de programacion tienen funciones de automatizacion que facilitaran mucho la programacion. El sistema compilara las disponibilidades de los empleados, las solicitudes de tiempo libre y los presupuestos laborales y programara el personal en consecuencia. Esta capacidad permite a los administradores crear programaciones en minutos.

2. Trabajar sobre la marcha

La mayoria de las plataformas de programacion tambien cuentan con tecnologia basada en la nube. Esto significa que los usuarios pueden acceder a la interfaz utilizando cualquier dispositivo o portatil de forma remota, siempre y cuando exista una conexion a Internet. Ademas, las plataformas cuentan con aplicaciones moviles; por lo tanto, los empleados pueden consultar sus horarios en cualquier momento y en cualquier lugar.

3. Plantilla personalizada

La programacion se hace mas facil con las plantillas personalizadas proporcionadas por el software. Con estas plantillas, los gerentes solo necesitan arrastrar y soltar nombres de empleados en turnos. No tienen que preocuparse por formatear el calendario, introducir informacion de los empleados o organizar manualmente turnos.

4. Optimizar con funciones anadidas

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Los proveedores de software mas recientes ofrecen caracteristicas avanzadas con su sistema de programacion. Los modulos mas comunes incluyen TeaLos ultimos proveedores de software ofrecen caracteristicas avanzadas con su sistema de programacion. Los modulos mas comunes incluyen la comunicacion del equipo a traves de mensajeria de chat, seguimiento de tiempo, relojes de tiempo y administracion de tareas. Esto permite a las empresas optimizar aun mas la gestion de su plantilla.

5. Aumente la retencion

Con las muchas capacidades de programacion de software, los empleados estaran mas felices y mas satisfechos. Por ejemplo, el software permite a los administradores enviar horarios a traves de aplicaciones moviles o texto. Los empleados pueden tener su ultimo horario de forma rapida y accesible.

Conclusion del calendario de empleados

  • La programacion de los empleados es un componente enorme para las empresas en funcionamiento, ya que garantiza que los flujos de trabajo se completen a tiempo.
  • Hay muchos tipos diferentes de horarios de empleados que las empresas pueden desarrollar para su personal, como horarios fijos y rotatorios.
  • Las practicas de programacion inadecuadas pueden ser perjudiciales para las empresas; por lo tanto, la administracion debe utilizar tecnicas clave al crear programas.
  • Una forma de evitar inconvenientes y agilizar la programacion es mediante el uso de software de programacion de empleados en linea.

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