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Como establecer reglas de reloj de hora para empleados por hora

how to establish time clock rules for hourly employees

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La ruptura de las leyes de reglas de reloj de hora puede llevar a cualquier negocio a sanciones y multas graves. Al incluir el seguimiento del tiempo, las empresas pueden trabajar de manera eficiente. A continuacion se explican las reglas de reloj de hora especificamente para el empleado por hora.

La Ley de normas laborales justas no requiere que los empleadores utilicen un tipo especifico de producto o sistema de seguimiento del tiempo. Por lo tanto, los empleadores tienen la flexibilidad de elegir como realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados, siempre y cuando las horas de trabajo y los descansos reales de los empleados se registren con precision.

Al mirar los sistemas de temporizacion, hay varios a considerar.

Tipos de Relojes de Tiempo

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Biometrico
Reloj de tiempo biometrico utiliza tecnologia de escaner, como escaneo de huellas dactilares, para realizar un seguimiento de las horas de llegada y salida de reloj de los empleados. Las ventajas de un reloj de tiempo biometrico incluyen una mayor seguridad, menos con el tiempo y una reduccion del robo de tiempo.

Proximidad
Este sistema utiliza diferentes metodos de entrada, como tarjetas de deslizamiento o llaveros para registrar el tiempo y la asistencia de los empleados. Los relojes de proximidad emiten radiofrecuencias que reconocen el reloj de tiempo y se utilizan comunmente para los sistemas de control de acceso. Los sistemas de control de acceso se utilizan normalmente en areas de seguridad fisica y de la informacion, y generalmente tienen restricciones para acceder a la propiedad a menos que se autorice.


Los relojes de tiempo de PC de computadora son ideales para trabajadores de oficina o empleados que viajan. Permite a los empleados entrar o salir de sus computadoras personales y, por lo tanto, puede administrar facilmente su tiempo. Este reloj de hora no requiere ninguna instalacion ni software adicional, por lo que se puede utilizar en cualquier lugar que tenga una conexion a Internet.

Telefono movil
Este es tambien otro reloj de tiempo ideal para los empleados que viajan o trabajadores remotos. Los empleados pueden usar sus telefonos moviles para registrar golpes de tiempo. Todo lo que necesitan es servicio celular para entrar o salir.

SMS Clocking
SMS Clocking registra los tiempos de entrada/salida de los empleados a traves de mensajes de texto desde sus telefonos moviles. Cada vez que un empleado escribe el numero virtual proporcionado, su punzon a tiempo se ingresa inmediatamente en el sistema. Este metodo solo requiere servicio celular, lo que hace de este un reloj de tiempo simple de usar.

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Reglas para empleados por hora

que violen las leyes de reloj de hora podrian resultar en sanciones. Cumplir con las regulaciones estatales y federales es el primer paso para operar un negocio rentable y exitoso. Una forma eficiente de asegurarse de que una empresa cumple con las reglas de reloj de hora federales y estatales para empleados por hora es usar un sistema de reloj de hora.

1. Redondeo
Tratar de dar cuenta de los tiempos de entraday de salida de los empleados hasta el minuto puede llegar a ser confuso. Afortunadamente, FLSA permite a los empleadores redondear el numero de minutos reportados. Muchas empresas siguen la regla de 7 minutos. Por ejemplo, si una empresa mide el tiempo en incrementos de 10 minutos, el limite para redondear hacia abajo es de al menos 7 minutos. Si son menos de 8 minutos, una empresa puede redondear a los 10 minutos mas cercanos. Los relojes de hora electronicos eliminan las conjeturas del redondeo al redondear automaticamente para los empleadores y permiten tiempos precisos de los empleados.

Sin embargo, el Codigo de Reglamentos Federales prohibe a cualquier empleador utilizar el sistema de redondeo para aprovechar a cualquier empleado. Un empleador que no esta a favor de su empleado redondeando a la baja cuando debe redondear las horas de un empleado es un ejemplo de aprovechar a un empleado y el sistema de redondeo.

2.
Por ley, los empleadores tienen la obligacion legal de llevar un registro del tiempo y la asistencia de sus empleados, a traves de copias impresas o tarjetas de tiempo digitales, mostrando como se registraron y calcularon los salarios por hora en los ultimos dos anos. Estos incrementos de dos anos son requeridos por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, y todos los empleadores deben proporcionar acceso a estos registros por cualquier razon en cualquier momento.

Segun la FLSA, los empleadores deben conservar la siguiente informacion para los empleados no exentos-

  • Nombre y numero de Seguro Social
  • Direccion
  • Fecha Nacimiento
  • Sexo y ocupacion
  • Numero total de horas trabajadas diario/semanalmente
  • Como se paga a un empleado
  • Hora
  • Salarios semanales de horas extraordinarias
  • Deducciones de nomina
  • de
  • sueldos Salarios totales pagados cada periodo de pago
3. Deducciones automaticas
Muchos empleadores deduciran automaticamente los descansos de comida de 30 minutos de los empleados. Esto puede ser riesgoso porque los empleados pueden olvidarse de reloj para sus descansos. Al hacer automaticamente la deduccion y un empleado se olvida de reloj en el descanso, es responsabilidad de un empleador pagar los salarios no pagados.

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4. Informar cuando entrar y salir
Es decision de un empleador si un empleado por hora puede comenzar un turno antes de lo programado o quedarse mas tarde; en ambos casos, el empleado podria acumular horas extra. Idealmente y desde el punto de vista del coste de la mano de obra, el OT solo debe concederse por algunos minutos, en lugar de horas, y solo si es absolutamente necesario. Esto ayuda a mantener los costos bajos.

La mayoria de las empresas rastrean el tiempo de los empleados en incrementos de 10 o 15 minutos Para incrementos de 15 minutos, 7 minutos es el limite para redondear hacia abajo. Esto se llama la regla de 7 minutos. Si un empleado trabaja al menos 8 minutos de ese plazo, el empleador debe redondear a los 15 mas proximos.

5. Horas extraordinarias
Si un empleado gana con el tiempo debido a un redondeo inexacto, el empleador es responsable de pagar al empleado la tasa de horas extra que es 1,5 veces la tasa de pago despues de llegar a 40 horas en una semana laboral.

Las leyes laborales estatales y las leyes de trabajo infantil tambien deben aplicarse estrictamente cuando se trata de salarios de horas extraordinarias. El incumplimiento de la ley federal y las relaciones laborales legales puede dar lugar a demandas y multas.

Las leyes laborales estatales variaran en los condados, asi, por lo que los empleadores deben asegurarse de que todas las reglas y regulaciones se siguen segun la region.

6. Revisar y confirmar horas
Los trabajadores por hora tienen el derecho legal de confirmar y firmar todas las horas trabajadas que se acerquen al final de cada periodo de pago, independientemente de si el tiempo trabajado se registro automaticamente a traves de un reloj de tiempo. Este paso es especialmente importante, ya que aun se pueden cometer errores incluso con la automatizacion.

7. Aclarar las consecuencias y hacer cumplir
Todos los gerentes deben informar a los empleados por hora de las reglas y procedimientos relativos a las politicas de reloj de hora, que se pueden ubicar en un manual de empleados, asi como tambien cubiertos durante la orientacion cuando se inicia un nuevo empleado. Deberia aclarar las consecuencias de la manipulacion de un reloj de tiempo, el robo de tiempo y el punetazo de amigos.

8. Licencia y tiempo libre excusado
Otra politica importante que debe ser cubierta es la PTO de los empleados, el tiempo libre pagado, la licencia por enfermo/medico, y la licencia personal. Estos dias de descanso excusados variaran de una empresa a otra. Comunmente, los empleadores designaran x-cantidad anual de tiempo de enfermedad que los empleados solo pueden utilizar si estan enfermos. Este tiempo libre tampoco se da vuelta al ano siguiente.

Del mismo modo, se concede la PTO a cada empleado. Sin embargo, la PTO difiere, ya que la mayoria de los empleadores establecen un conjunto de reglas que especifican que este tiempo libre debe ser ganado despues de trabajar con la empresa durante un cierto periodo de tiempo. La

licencia personal tambien puede caer en cualquiera de las categorias, como emergencias, como los problemas medicos familiares que puedan surgir.

Circunstancias unicas

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Siendo On-Call
Muchas industrias como el comercio minorista, la hosteleria o los restaurantes utilizan el trabajo de guardia para hacer frente a los cambios de turno. Esto significa que un empleado debe estar disponible en todo momento para ver si es necesario. Muchos estados de los Estados Unidos han prohibido la programacion de guardia, alegando que hace que el equilibrio entre la vida laboral y la vida personal sea extremadamente dificil de lograr. El

pago por el trabajo de guardia es cuando se paga a un empleado por el tiempo que esta disponible para trabajar. Esto no significa, sin embargo, que el empleado de guardia siempre recibira el pago. Un empleado podria usar cualquier tiempo por razones personales mientras espera ser llamado al trabajo.

Trabajar fuera del reloj
Trabajar fuera del reloj se considera cualquier trabajo realizado por un empleador que no sea compensado. FLSA establece que los empleados no exentos tienen derecho a recibir el pago de horas extras si han alcanzado mas de 40 horas en una semana laboral determinada.

Los gerentes son los responsables de asegurarse de que los empleados reciben horas extras si corresponde, incluso si un empleado no se da cuenta de que esta trabajando horas extras. Los empleadores tambien pueden tener que pagar a los empleados cuyo trabajo se ve afectado. El trabajo sufrido es cuando un empleado completa un trabajo que no se solicita, como trabajar extra para ayudar a un companero de trabajo.

Estos son algunos ejemplos de trabajo incidental fuera del reloj-

  • Cambios uniformes
  • Ayudando a un cliente mientras esta fuera del reloj.
  • Realizacion
  • de tareas despues de que el negocio se haya cerrado
  • Preparacion para abrir antes de un turno, como configurar mesas para un restaurante

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