tiempo biometrico reloj de tiempo y asistencia | 12 mins read

Gestionar el tiempo y la asistencia de los empleados

managing employee time and attendance
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

El absentismo es un problema significativo y perjudicial que impide que las empresas prosperen plenamente. Con el absentismo de los empleados llega un alto precio con la perdida a veces oculta de productividad y la baja moral de los empleados. Se estima que casi el 3 por ciento de la fuerza laboral de un empleador esta ausente en un dia dado, segun el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, y aun asi, muchos empleadores no implementan un seguimiento efectivo de asistencia.

Con la solucion adecuada de seguimiento del tiempo, ya sea con la ayuda del software de asistencia o con un sistema de asistencia cuidadosamente disenado, las empresas seran mas capaces de controlar el costo de la mano de obra y mejorar la gestion de la fuerza de trabajo.

Aqui hay un vistazo al seguimiento del tiempo de los empleados y como fortalecer las practicas actuales de cronometraje.

Como lidiar con el absentismo de los

empleados El absentismo de los empleados es una falta recurrente de asistencia al lugar de trabajo sin una razon valida. Esto no tiene en cuenta las enfermedades o emergencias inesperadas.

Para evitar que ocurran ausencias, primero debe determinarse el factor por que. Una vez entendido, es importante realizar cambios en el sistema de gestion actual, ya que existen varios enfoques aplicables para resolver el problema.

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1. Crear un sistema y una politica de asistencia

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El primer paso para solucionar cualquier problema de asistencia es poner en marcha una politica. La asistencia parece un concepto sencillo, pero en realidad, los escenarios diarios pueden sesgarla. Que pasa si su empleado llega una hora tarde? Y si tuvieran que recoger a su hijo de la guarderia inesperadamente? Las politicas de asistencia deben ser simples y sencillas. Incluir acciones disciplinarias realistas adaptadas por escenario. Con una politica claramente escrita, esto excluye el factor de sesgo o escenario caso por caso, definiendo claramente cada tipo de ausencia y sancion.

2. Registrar ausencias de los empleados

Una manera facil de rastrear el tiempo de su empleado en el trabajo es utilizar un reloj de tiempo de empleado. El software de seguimiento de tiempo puede proporcionar a los empleadores notificaciones instantaneas sobre los tiempos de entrada y salida del reloj del empleado y, por lo tanto, cada vez que surge una ausencia, la administracion puede tomar nota rapidamente de ello. Por que registrar todas las ausencias? La mayoria de los estados tienen un empleo a voluntad, lo que significa que los empleados pueden ser despedidos sin que los empleadores tengan que establecer una causa justa.

3. Identificar la causa Puede

haber razones subyacentes en cuanto a por que un empleado esta frecuentemente ausente. Si hay un patron notable en la asistencia de un empleado, hagalo de manera profesional. La gerencia debe tratar de acercarse a los empleados preguntando si hay algo que el/ella pueda hacer para disminuir las ausencias recurrentes.

Los empleadores pueden descubrir que hay otros factores fuera del trabajo que impactan la asistencia, como encontrar guarderias adecuadas durante las horas de trabajo o tratar de equilibrar la gestion del tiempo entre el trabajo y la escuela. El punto es - puede no ser el empleado en absoluto, sino su horario en su lugar que esta en conflicto con su rendimiento laboral. Despues de determinar que un empleado esta experimentando problemas de horario, la administracion debe volver a discutir la disponibilidad y asegurarse de solucionar sus conflictos de horario para evitar una ausencia. Cuando se examinan los problemas de programacion, es imperativo que los empleadores contraten a suficientes empleados para dar cuenta de los conflictos de horario de empleados.

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4. Apoyar

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el compromiso de los empleados En un lugar de trabajo, la ausencia suele sentirse mas que presencia. Cuando alguien esta ausente, pone una tension en el equipo y como se esta ejecutando toda una operacion. Casi la mitad, o el 49 por ciento de los empleados , estan desafiliados, mientras que el 18 por ciento lo estan activamente. Reconocer a los empleados por su buena asistencia y etica laboral podria ser la estrategia mas impactante a la hora de luchar contra el absentismo de los empleados. Dar gritos a los trabajadores duros, fomentar el reconocimiento entre pares y recopilar comentarios de los empleados son tacticas utiles para la administracion a fin de aumentar la participacion de los empleados.

Recopilacion de datos sobre el absentismo

Una de las principales formas de controlar el absentismo es evaluar correctamente la naturaleza del problema y registrar los resultados correctamente. Con los hallazgos adecuados vienen las soluciones adecuadas.

Hay un par de materiales de recursos humanos que los profesionales de recursos humanos pueden utilizar para supervisar la asistencia-

  • Informes semanales de tiempo y asistencia
  • Manual de politicas
de asistencia Al usar estas herramientas, los profesionales de recursos humanos deben tener en cuenta y determinar-
  • Los tipos de ausentismo Problemas que existen actualmente
  • Por que existen los problemas
  • Soluciones constructivas
Una de las formas mas comunes de investigar este tema es realizar un estudio historico para descubrir el alcance del problema y ver si esta mejorando o empeorando. Con los datos recopilados, un analisis posterior puede ayudar a identificar problemas especificos, como ubicaciones geograficas, departamentos o divisiones que experimentan ausencias superiores a las habituales. A fin de medir la eficacia, la vigilancia continua es fundamental para hacer cualquier ajuste en el futuro.

Los costos de

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las organizaciones de absentismo deben ser conscientes de los costos directos, como la nomina, junto con el impacto de los costos indirectos, como los factores asociados con la perdida de productividad.

Costos directos
El costo obvio del ausentismo es dolares reales. Cuando se habla de ausentismo, es importante tener en cuenta que esto incluye ausencias programadas y no programadas. Incluso cuando un empleado tiene una razon legitima para tomarse tiempo libre, como vacaciones o dias de enfermedad, esto todavia altera la productividad en el lugar de trabajo.El

ausentismo no programado puede costar mas de $3.600 por empleado por hora y $2.650 por empleado asalariado anualmente.

Costes Indirectos
Estos son los gastos ocultos, que pueden incluir un alto volumen de negocios, incapacidad para satisfacer la demanda del cliente o exceso de tiempo de gestion.

Una elevada tasa de rotacion de personal puede indicar la baja moral de los empleados. Las empresas con una alta tasa de moral de los empleados tienden a tener menos ausencias en un ano laboral general. Las ausencias no planificadas provocan una perdida general de productividad.

Medicion de los costos del ausentismo
Hay varios metodos para determinar el costo del ausentismo en el lugar de trabajo. Los metodos mas comunes para calcular son-

  • Perdida en multiplos de salario - El costo de cada persona que esta ausente se convierte en un multiplicador en algun lugar entre uno y dos aplicado al costo del salario. Cuanto mayor sea el impacto de un empleado en el equipo, mayor sera el multiplicador.
  • Perdida en posiciones equivalentes a tiempo completo - Esto expresa el tiempo perdido acumulado cuando se observan posiciones equivalentes a tiempo completo.
  • Perdida de productividad y calidad - Los empleadores pueden medir y evaluar la rentabilidad en los programas de gestion de discapacidades y gestion de ausencias y utilizar sus resultados en comparacion con otras empresas.

    Soluciones y Estrategias

    Es la capacidad de realizar un seguimiento eficiente de la asistencia para ver el efecto completo del absentismo en una empresa.
    Tener software para almacenar el tiempo real que un empleado ha trabajado es esencial. La utilizacion de un reloj de tiempo empleado ayudara en la grabacion del reloj en tiempos grandemente. Con el uso de un reloj de tiempo, la recopilacion de datos y los calculos se automatizan, lo que significa que todo lo introducido es correcto y libre de errores humanos. Los relojes de tiempo tambien alertan a los empleadores sobre problemas de asistencia, como demoras repetidas o ausencias sistematicas. De esta manera los empleadores pueden encontrar rapidamente una solucion para el absentismo frecuente.

    Estrategias para la gestion del tiempo y la asistenciaLas
    practicas comunes para la gestion de las ausencias incluyen-

    • Medidas disciplinarias para la ausencia excesiva
    • Verificacion de la enfermedad despues de un cierto periodo de tiempo
    • Centrandose en elogios personales para los empleados con un historial positivo de asistencia y exhibe una etica laboral positiva
    • Fomentar el tiempo de vacaciones para que sus empleados cumplan con un equilibrio entre el trabajo y la vida
    . Antes de comenzar estas practicas, es importante asegurarse de que las politicas de los empleados sean claras y coherentes con todos los empleados y que promuevan comportamientos positivos y apropiados de los empleados..

    Centrarse en los incentivos para promover un lugar de trabajo mas saludable
    Para reducir las ausencias en el lugar de trabajo, debe haber incentivos para los empleados. Algunos ejemplos pueden ser-

    Bono de asistencia perfecta
    Este es un programa de incentivos facil que fomenta el buen comportamiento y fomenta el compromiso con los empleados. Por ejemplo, durante un mes de asistencia perfecta, los empleadores pueden ofrecer un bono adicional de $200. A medida que pasa el ano, el bono aumenta, lo que en ultima instancia conduce a 12 meses completos de asistencia perfecta y una considerable suma global de bonificaciones.

    Reconocimiento por cada ano trabajado
    El costo de este programa es bajo, pero puede hacer que los miembros del equipo se sientan visibles y apreciados. Ofrezca una recompensa por cada ano que un empleado haya trabajado para la empresa.

    Esto promueve una palmadita en la espalda para los empleados y alienta a los nuevos empleados a establecer metas para sus nuevas carreras.

    Un horario flexible, si es aplicable
    Cuando los empleadores ofrecen flexibilidad, esto permite a los empleados un poco de libertad para equilibrar la vida laboral y familiar. Para permitir una sala de maniobra desde el horario de 9 a 5, algunas ideas incluyen trabajar cuatro dias de 10 horas, o turnos de 9 horas de lunes a jueves y un turno de 4 horas el viernes.

    Ofrecer beneficios de salud y bienestar
    Poner la salud de los empleados en primer lugar podria correlacionarse con su rendimiento laboral general y su motivacion para aparecer. Podria ser algo tan simple una tarifa con descuento para membresias de gimnasio, pero el resultado podria tener un gran efecto en la felicidad y productividad de sus empleados.

    Preocupaciones legales

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    La mayoria de la administracion permite flexibilidad cuando se trata de asistencia de los empleados, horas de trabajo esperadas y las consecuencias que consideran adecuadas para ausencias excesivas.

    Sin embargo, hay varias leyes federales y estatales que han hecho que la flexibilidad parezca dificil de lograr. Las leyes a tener en cuenta al regular el tiempo y la asistencia son- Los


    empleadoressalariales y por horadeben ser cautelosos al examinar sus politicas. Deben asegurarse de que sus politicas se alineen con la Ley federal de Normas Laborales Justas (FLSA) y las leyes estatales de salarios y horas. Si no es asi, los empleadores podrian ser responsables si se toman deducciones indebidas relacionadas con la ausencia de sueldo de un empleado. Por ejemplo, cuando se consideran horas extraordinarias, los empleados exentos, debido a su tasa de remuneracion, no son elegibles para el pago de horas extraordinarias por horas trabajadas mayores de 40 anos. A los empleados no exentos se les debe pagar tiempo y medio por cualquier hora trabajada mas de 40.

    Las leyes de licencia pagada
    por enfermedad en numerosos estados imponen al empleador la obligacion de adaptarse a la enfermedad y tambien incluyen restricciones a la disciplina. Estas leyes estan siempre cambiando; por lo tanto, los empleadores deben mantenerse al dia con la nueva legislacion estatal.

    Licencia familiar y medica
    La Ley de licencia familiar y medica de 1993 (FMLA) es una ley laboral de los Estados Unidos que exige a los empleadores cubiertos que proporcionen a los empleados proteccion laboral y licencia no remunerada por razones medicas y familiares calificadas. Esto permite a los empleados elegibles tomar hasta 12 semanas de licencia no remunerada durante cualquier periodo de 12 meses para cuidar a un nuevo hijo o cuidar a un miembro de la familia gravemente enfermo.

    En 1994, la Ley de derechos de empleo y reempleo de los servicios uniformados (USERRA) y las FMLA se unieron para otorgar a ciertos empleados una cantidad determinada de licencia no remunerada.
    La USERRA requiere que los replicadores otorguen hasta 5 anos de licencia no remunerada a los empleados para el servicio militar activo. Y, por el contrario, la FMLA permite a los empleados hasta 12 semanas de licencia y hasta 26 semanas de licencia para cuidadores militares. En el marco de la USERRA existen cuatro tipos de proteccion legal-

    1. Licencia militar para el empleado afectado
    2. Licencia familiar militar para el empleado que tenga un miembro de la familia afectado
    3. Licencia medica para el empleado afectado
    4. Licencia medica familiar para el empleado que tenga un militar miembro de la familia afectado
    Compensacion Trabajadores
    Las leyes de compensacion de los trabajadores se encuentran en los 50 estados. Workers' Comp es una forma de seguro que proporciona reemplazo salarial y beneficios medicos a los empleados lesionados en el trabajo o durante el curso del empleo. Estas leyes tienen por objeto eliminar la necesidad de litigar y ofrecer un comercio de compensacion y beneficios medicos por no estar obligados a demostrar la falta legal por parte del empleador.

    La Ley de Americanos con Discapacidades (ADA) es una ley de derechos civiles que prohibe la discriminacion contra las personas con discapacidad en todas las areas de la vida publica, incluidos los empleos, las escuelas y todos los lugares publicos y privados abiertos al publico en general.
    La asistencia regular al empleo es una funcion esencial, pero un empleador podria violar la ADA si la asistencia no se consideraba un posible alojamiento para algunos empleados.

    Indemnizacionde
    desempleo El seguro de desempleo proporciona a los trabajadores que han sido despedidos sin culpa, pagos monetarios durante un cierto periodo de tiempo hasta que vuelvan a trabajar. Si un empleado es rescindido debido a ausencias excesivas sin excusas, esto puede equivaler a mala conducta y, por lo tanto, un empleado no tiene derecho a una compensacion por desempleo. Para que los empleadores demuestren que un empleado fue dado de alta por falta de conducta, hay pruebas sustanciales y concretas que demuestren que las ausencias son excesivas y no autorizadas.

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