Guia para el seguimiento del tiempo y el software de seguimiento de tiempo

Que es el seguimiento de tiempo?

El seguimiento del tiempo de los empleados es absolutamente esencial para las operaciones empresariales. Desde una perspectiva empresarial, el seguimiento del tiempo es el proceso de registro de las horas de trabajo de los empleados. La capacidad de una organizacion para rastrear el tiempo empleado en el trabajo es crucial para obtener una compensacion adecuada.

El seguimiento de tiempo consta de 3 componentes principales- entrada, aprobacion e informes. La entrada de tiempo se produce cuando se anota el tiempo de entrada y salida del empleado para cada turno trabajado. Tanto las horas facturables como las horas no facturables pueden incluirse en las entradas de tiempo para los miembros del personal. Por ejemplo, el tiempo libre de los empleados, como descansos y servicios profesionales, se incorporaria a las entradas de tiempo enviadas.

Las entradas de tiempo deben ser aprobadas por el departamento de recursos humanos. Las pequenas empresas con un personal muy reducido pueden requerir la aprobacion del propietario o de los directores de proyectos en su lugar. El proceso de aprobacion ayuda a las grandes y pequenas empresas por igual a asegurarse de que el trabajo realizado por los miembros del equipo se compensa con precision.

El paso final de gestion del tiempo y seguimiento a tener en cuenta es la presentacion de informes. La generacion de informes puede ocurrir a lo largo de varias etapas de los procesos de seguimiento y administracion del tiempo. Por ejemplo, los informes se producen normalmente cuando los miembros del equipo envian entradas de tiempo para su aprobacion inicialmente. A continuacion, los informes generalmente se vuelven a producir cuando las horas trabajadas por los miembros del equipo se confirman durante el procesamiento de la nomina.

Anteriormente, las herramientas de gestion y seguimiento del tiempo se limitaban a dispositivos de grabacion de tiempo simples. Herramientas antiguas del rastreador de tiempo incluidas usando tarjetas de tiempo marcadas con un sello fisico. El seguimiento de la progresion del proyecto se logro a traves de un reloj de tiempo y anotaciones manuscritas. Para el seguimiento de los procesos de facturacion o de seguimiento de gastos, los sistemas de archivo organizados manualmente eran habituales.

Los desarrollos de seguimiento de tiempo de software han revolucionado la forma en que se produce la gestion y el seguimiento del tiempo. Las funciones de seguimiento como el seguimiento GPS para trabajadores remotos y la accesibilidad de aplicaciones moviles han transformado los procesos de tiempo de los empleados. Las herramientas de seguimiento de proyectos pueden indicar todo, desde problemas de gestion del tiempo hasta niveles de productividad de los empleados. El seguimiento automatico de tiempo minimiza la cantidad de tiempo que utilizan los miembros del equipo para realizar un seguimiento de las horas trabajadas. Debido a sus caracteristicas de seguimiento de facil uso y precision, las mejores herramientas de seguimiento de tiempo son ahora un basico de software de gestion.

Hecho rapido-: El mejor momento sistema de seguimiento para un negocio puede no ser el mejor sistema de seguimiento detiempo para otro. Al decidir sobre el mejor sistema de seguimiento de tiempo factores a tener en cuenta incluyen cuan simple los requisitosde seguimiento de tiemposon.

Por que es importante el seguimiento del tiempo

El concepto de rastreo del tiempo ha existido desde el principio mismo de la humanidad. El seguimiento del tiempo de trabajo tambien ha existido desde la introduccion de las horas de trabajo y el concepto de empleo. Cada persona tiene la misma cantidad de horas al dia, al igual que las pequenas empresas en general. A pesar de que todas las pequenas empresas tienen las mismas horas disponibles cada dia, la forma en que se utiliza el tiempo de los empleados varia significativamente. Las variaciones de tiempo de los empleados afectan a todo, desde la productividad de los empleados hasta los procesos de gestion

Una idea erronea es que el seguimiento del tiempo solo es valioso para medir la rentabilidad de los resultados finales. Sin embargo, la gestion del tiempo y el seguimiento del tiempo son valiosos para muchas otras operaciones empresariales importantes. Por ejemplo, las herramientas de gestion del tiempo y seguimiento ayudan a las pequenas empresas con la supervision de los empleados y los esfuerzos de seguimiento de la productividad. La comprension de como se utiliza el tiempo de los empleados permite incluso a los miembros del equipo aplicar mejor consejos y practicas recomendadas para la administracion del tiempo.

Sin la capacidad de las pequenas empresas para realizar un seguimiento preciso del tiempo de los empleados, es esencialmente imposible optimizar el uso del tiempo de los empleados. Desafortunadamente, el seguimiento manual del tiempo, incluso para entradas de tiempo simples, puede requerir demasiadas horas de trabajo para lograrlo. Afortunadamente, las mejores herramientas de seguimiento de tiempo y software de seguimiento disponibles, han simplificado y optimizado los procesos de tiempo previamente manuales. Desde una aplicacion de seguimiento de tiempo facil de usar hasta tableros de datos de tiempo de software, las mejores herramientas estan al alcance.

Como contribuye el seguimiento del tiempo a la productividad

Existe una relacion clara entre el seguimiento del tiempo y los niveles de productividad de los empleados. El seguimiento del tiempo y la gestion del tiempo afectan de manera mas amplia tanto a los miembros del equipo como a los niveles generales de productividad del lugar de trabajo. Entre las formas significativas en que el seguimiento del tiempo y la gestion del tiempo influyen directamente en los niveles de productividad de

1. Equilibrio

La gestion del tiempo se centra en gran medida en el equilibrio para asegurarse de que el tiempo empleado empleado sea optimo. El tiempo equilibrado de los empleados en el lugar de trabajo influye en todo, desde la gestion de proyectos hasta los niveles de productividad El seguimiento de las horas de trabajo proporciona a las empresas una amplia comprension de los niveles de capacidad disponibles para cada empleado.

Un objetivo de seguimiento que las pequenas empresas deben asegurarse de priorizar es lograr la carga de trabajo mas equilibrada posible. Las mejores caracteristicas de seguimiento de tiempo de software ayudan a asegurarse de que se priorice el equilibrio. El tiempo de los empleados equilibrado de forma optima evita la disminucion de los niveles de productividad de los empleados, lo que puede llevar a la desconexion e incluso a un agotamiento completo. Incluso una simple modificacion de tiempo, como transferir tareas de un miembro del equipo a otro, puede ayudar a equilibrar el tiempo de los empleados.

Hecho rapido-:
Una carga de trabajo bien equilibrada es esencial para que las pequenas empresas se asegureen de la productividad de los empleados estan optimizados.

2. Centrar

Tanto los empleados remotos como los miembros del equipo de oficina saben que mantenerse concentrados en el lugar de trabajo puede ser dificil. Los gerentes de proyectos y propietarios de pequenas empresas tambien conocen bien esta lucha. Como era de esperar, muchos esfuerzos de monitoreo de empleados se centran en la falta de atencion en el lugar de trabajo. A menudo, la falta de productividad y atencion de los empleados van de la mano. El

seguimiento de tiempo ayuda a los miembros del equipo a realizar un seguimiento del tiempo empleado, lo que a su vez ayuda con la priorizacion de proyectos y tareas. El software de gestion y seguimiento del tiempo permite a los empleados prestar mejor atencion al tiempo empleado y hacer el trabajo con mayor facilidad. El software de gestion muestra en que estan trabajando los miembros del equipo en tiempo real y en el tiempo dedicado a cada tarea. Como resultado, los miembros del equipo y la administracion pueden asegurarse de que el tiempo dedicado se utiliza de manera optima.

3. Proactivo

El mejor software de seguimiento y gestion de tiempo es proactivo en lugar de reactivo. Reconocer lo que disminuye la productividad de los empleados es fundamental para administrarlo. Por ejemplo, las pequenas empresas que utilizan herramientas de seguimiento de tiempo o software de administracion pueden darse cuenta de que las reuniones son en realidad un tiempo dedicado de forma improductiva. El mejor software de gestion y seguimiento del tiempo no solo identifica los problemas de productividad de los empleados, sino que incluso puede ayudar a rectificarlos.

Que es el software de seguimiento del tiempo?

El software de seguimiento de tiempo es una alternativa bienvenida a las herramientas manuales de seguimiento del tiempo. El software de seguimiento de tiempo se considera ahora un software de gestion y un elemento basico del sistema de seguimiento. Hay varios software y herramientas de seguimiento de tiempo disponibles para que las pequenas empresas inviertan e implementen. Todo, desde un simple rastreador de tiempo hasta el mejor software de gestion del tiempo es utilizado por pequenas empresas de todo el mundo.

Cualquier aplicacion movil que tenga el seguimiento del tiempo como objetivo principal se considera una herramienta de rastreador de tiempo. Un rastreador de tiempo registra las entradas de reloj de tiempo por usuario en velocidad en tiempo real. El mejor rastreador de tiempo es un componente central de un gran sistema de seguimiento de tiempo y un conjunto de software de gestion mas grande.

Una aplicacion relacionada con el software de seguimiento que puede no venir inmediatamente a la mente es la reduccion del robo de tiempo de los empleados. Los estudios muestran que el robo de tiempo de los empleados es un problema importante que a menudo motiva las iniciativas de supervision de los empleados. De hecho, el 43% de los empleados afirman haber exagerado sus horas de trabajo en el pasado. El mejor sistema de seguimiento de tiempo proporciona datos y analisis faciles de usar para su revision, lo que hace que la supervision de los empleados sea mas simple y accesible.

Con las mejores herramientas de tiempo, procesos complejos como el seguimiento de la facturacion y el seguimiento de gastos son muy faciles. Las horas facturables se pueden facturar a los clientes a una velocidad casi en tiempo real una vez aprobadas las entradas de tiempo. Las horas no facturables se pueden incorporar en el seguimiento de gastos con la misma aplicacion casi en tiempo real. En ultima instancia, el mejor software de seguimiento de tiempo tiene muchas aplicaciones valiosas tanto para pequenas empresas como para grandes corporaciones.

Hecho rapido-: Un impactante 50% de los empleados admite que han cometido robos de tiempo en el lugar de trabajo. Afortunadamente, la supervision de los empleados es facil con las mejores herramientas de gestion del tiempo y seguimiento del tiempo disponibles.

Por que debe utilizar el software de seguimiento de tiempo

Las pequenas empresas que investigan por que deben usar software de seguimiento de tiempo a menudo descubren que realmente no hay razones por las que no deberian hacerlo. Las pequenas empresas pueden descubrir que existen preocupaciones de los miembros del equipo y de la administracion hacia la implementacion del software de seguimiento del tiempo. Una vez que el software de seguimiento de la preocupacion que puede necesitar ser discutido es su costo. El mejor sistema de seguimiento de tiempo puede venir con altos costos iniciales. Sin embargo, las pequenas empresas deben asegurarse de recordar la disminucion del tiempo dedicado a procesos manuales relacionados con el tiempo desde el seguimiento de la implementacion del sistema.

El precio juega un papel importante para las pequenas empresas que buscan elegir la mejor opcion de software de seguimiento de tiempo posible. Muchos proveedores de software ofrecen una prueba de varios dias para que las pequenas empresas lo prueben de forma gratuita y sin obligacion futura. Otros requieren depositos con tarjeta de credito incluso antes de que las pequenas empresas comiencen periodos de prueba gratuitos. Un sistema de seguimiento de tiempo puede ofrecer un pago unico, mientras que otros cobran por usuario o por mes. Antes de invertir en un sistema de seguimiento de tiempo, las pequenas empresas deben asegurarse de comprobar si hay pruebas de software de seguimiento de tiempo libres. Las pequenas empresas que inician ofertas de prueba gratuitas pueden beneficiarse de las funciones avanzadas de seguimiento antes de realizar cualquier compra importante con tarjeta de credito.

Una preocupacion relacionada con el tiempo que tambien es comun es la resistencia de los miembros del equipo al cambio. Los miembros del equipo que han utilizado procesos de seguimiento manual de tiempo pueden dudar en cambiar sus metodos. Cuando las pequenas empresas introducen software de seguimiento de tiempo a los miembros del equipo, ayuda a resaltar los beneficios previstos. Las pequenas empresas tambien deben asegurarse de proporcionar apoyo adicional a los miembros del equipo si es necesario. El mejor sistema de seguimiento de tiempo tendra representantes del centro de ayuda disponibles. Los miembros del equipo mas experimentados tambien pueden ofrecer ayuda de software a empleados menos experimentados.

Los beneficios del software de seguimiento de tiempo

El software de seguimiento de tiempo proporciona a las grandes y pequenas empresas muchos beneficios significativos. Desde la productividad de los empleados hasta el seguimiento automatico del tiempo, tanto los miembros del equipo individual como el lugar de trabajo sienten beneficios de manera mas amplia. Los beneficios notables que ofrece el mejor sistema de seguimiento de tiempo incluyen-

1. Productividad

La productividad de los empleados es un tema candente en las iniciativas de monitoreo de empleados. Hay conceptos erroneos comunes en torno a la productividad de los empleados que todas las pequenas empresas deben entender. Una idea erronea de la productividad de los empleados es que mas horas trabajadas aumenta los niveles de productividad de los empleados. Otra idea erronea comun es que la multitarea puede aumentar los niveles de productividad de los empleados. Sin embargo, los estudios revelan que la multitarea puede disminuir la productividad de los empleados hasta un 45%. Afortunadamente, el mejor sistema de seguimiento de tiempo ayuda a los directores de proyectos y a los miembros del equipo a priorizar y utilizar el tiempo de manera mas efectiva. Como resultado, el mejor sistema de seguimiento de tiempo ayuda a que los niveles de productividad de los empleados se mantengan altos a largo plazo.

2. Animo

Los estudios muestran que la productividad de los empleados esta fuertemente correlacionada con la moral de los empleados. De hecho, la moral de los empleados influye no solo en los niveles de productividad de los empleados, sino tambien en la eficiencia y la eficacia en el lugar de trabajo Los gerentes de proyectos y los propietarios de negocios pueden utilizar las mejores herramientas de seguimiento de tiempo y software de gestion para aumentar la moral de los empleados. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden recibir comentarios positivos sobre la gestion del tiempo y la gestion de proyectos para aumentar aun mas la moral.

3. Responsabilidad

El mejor sistema de seguimiento del tiempo es una excelente manera de establecer y mantener la rendicion de cuentas. La accesibilidad en tiempo real permite a las pequenas empresas realizar un seguimiento del tiempo empleado empleado por usuario en tareas. Los miembros del equipo tambien son mas propensos a responsabilizarse cuando pueden realizar un seguimiento de las horas de trabajo individualmente. Como tal, el mejor sistema de seguimiento de tiempo beneficia tanto a los miembros individuales del equipo como a las pequenas empresas en su conjunto.

Hecho rapido-: El mejor sistema de seguimiento del tiempo proporciona a los miembros del equipo y jefes de proyecto herramientas faciles de usar en tiempo real.

Conclusion para el software de seguimiento de tiempo

• El software de seguimiento de tiempo es una gran herramienta tanto para pequenas empresas como para grandes corporaciones.
• La productividad de los empleados se ve directamente afectada por el sistema de seguimiento del tiempo establecido.
• Las ventajas del mejor software de seguimiento de tiempo van desde una mayor productividad de los empleados hasta una rendicion de cuentas optimizada.