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Gestion de la fuerza de trabajo - Que es y por que lo necesita La gestion

workforce management what it is and why you need it
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Para administrar negocios rentables, el primer paso es garantizar que el funcionamiento interno de una empresa funcione en su mejor momento.

Los sistemas de gestion de la fuerza de trabajo (cuando se mantienen adecuadamente) son los que mantienen las operaciones funcionando al maximo rendimiento. Las areas que se ven directamente afectadas por WFM son la productividad de los empleados, la planificacion laboral, los costos operativos, la gestion del tiempo, la asistencia de los empleados y el servicio al cliente esencialmente la marca en su totalidad. Por lo tanto, si la fuerza de trabajo no se entiende y gestiona adecuadamente, todas estas areas clave se veran afectadas y su negocio probablemente fracasara.

No te conviertas en uno de estos negocios fracasados.

Que es la gestion del personal?

Comenzando por lo basico, la gestion de la fuerza de trabajo se define como un proceso integrado que una empresa utiliza para optimizar la productividad de sus empleados. Esto incluye la prevision efectiva de los requisitos laborales y la creacion de programas de personal para realizar tareas diarias.

Mediante el uso de un sistema WFM, otros beneficios incluyen una mayor satisfaccion del cliente, una mayor comprension de las necesidades de personal en tiempo real y una mejor asistencia de los empleados.

Aunque las industrias diferenciadoras tendran diversas necesidades a la hora de establecer prioridades, todos los factores siguientes deben abordarse en el marco de la gestion de la fuerza de trabajo.

  • Datos en tiempo real
  • Gestion de servicios sobre el terreno
  • Gestion de recursos humanos
  • Gestion de la formacion
  • Gestion del rendimiento
  • Contratacion
  • Prevision y programacion
  • Analisis Analisis
  • Seguimiento del tiempo

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    Elementos esenciales clave que deben abordarse

    key essentials that must be addressed 1592583961 1631

    1. Programacion
    Una caracteristica importante de WFM es la capacidad de programar a los empleados dia a dia, asi como a largo plazo, como de mes a mes. En relacion, es crucial que se acceda a los horarios de los empleados desde sistemas basados en la nube. Esto hace que el horario sea accesible a los empleados mientras estan fuera del trabajo, para que puedan acceder facilmente digitalmente desde cualquier lugar. A menudo, esto incluye el acceso desde un telefono inteligente (ideal para llevar), una tableta y un ordenador portatil o de sobremesa.

    La publicacion anticipada del horario y la posibilidad de que los miembros del personal lo vean lo antes posible mejora la asistencia de los empleados, ya que todas las responsabilidades personales fuera del trabajo pueden abordarse y situarse por adelantado.

    2. Seguimiento del tiempo El
    seguimiento del tiempo de los empleados puede ser una de las tareas mas tediosas y laboriosas que la administracion tiene que lidiar con regularidad.

    Debido a que no es muy raro que los empleados observen y salgan de forma olvidada antes y despues de los turnos, se convierte en el deber de la gerencia de rastrear manualmente las discrepancias entre quien esta programado y quien esta sincronizado.

    A traves de software digitalizado, los gerentes y empleados son notificados instantaneamente con notificaciones push cuando se pierde un turno o cuando un empleado excede la duracion del turno asignado. Esta funcion no solo garantiza que todas las partes sean facturadas, sino que tambien se minimizan los riesgos de cumplimiento de las horas extras y las leyes laborales.El

    seguimiento automatico del tiempo tambien almacena un registro de punzones en tiempo real. El registro digital facilita la finalizacion de los procesos de nomina de sueldos y es facilmente organizado y accesible en caso de que se lleve a cabo una auditoria.

    3. Las
    herramientas de prevision de prevision permiten a los empleadores predecir futuras necesidades de personal basadas en datos anteriores de la empresa. Por ejemplo, si una empresa tuvo un aumento en el negocio durante los meses finales del invierno del ano anterior, la prevision registra los datos para estimar la cantidad de ingresos esperados prevista para el siguiente invierno y proporcionar recomendaciones para las necesidades de personal.

    4. Gestion del rendimiento en tiempo real
    Cuando un solo establecimiento se expande, convirtiendose en varios otros lugares, puede resultar dificil administrar las multiples ubicaciones.

    Con el software adecuado de gestion de la fuerza de trabajo, los empleadores tienen acceso digital al recuento de personal, el calendario, los ingresos generados y los costos laborales de cada ubicacion. Esto significa que los propietarios pueden ver estos numeros, incluso cuando el/ella no esta in situ o en la oficina.

    La gestion de la fuerza de trabajo va en aumento y se preve que crezca significativamente. Un estudio publicado por Market Research Future encontro que la gestion global de la fuerza de trabajo se estima que alcanzara los 9 mil millones de dolares a finales de 2022.

    Los sistemas WFM permiten a una organizacion obtener informacion valiosa sobre el progreso de la empresa, como el numero de empleados recomendados y programados, que son necesarios para completar una tarea durante varios turnos en varios dias, semanas o meses. Tambien ayuda a rastrear el rendimiento laboral diario de los empleados para recompensar a aquellos que estan superando las expectativas e identificar a aquellos que pueden necesitar mas capacitacion.

    Otras necesidades detalladas que ayudan los sistemas de gestion de

    • la fuerza de trabajo son Conseguir a las personas adecuadas para hacer las tareas correctas, lo que lleva a un aumento en los beneficios y la productividad
    • Ayudar a medir la situacion financiera actual de una empresa para reducir los costos laborales y maximizar sus recursos
  • Ayudar a mantener el cumplimiento de las leyes estatales y federales
  • Adicion de conocimientos de los empleados sobre como actuar con la maxima productividad
  • Mejora de la satisfaccion del cliente, ya que el negocio siempre contara con personal adecuado, asi como

    Beneficios de la gestion de la fuerza laboral

    1. Aumenta la satisfaccion de los empleados y
    los patrones de productividad de los empleados descontentos a menudo se indican en el comportamiento y la asistencia.La

    baja moral es evidente en la depresion, la baja energia y la actitud poco caracteristica, lo que lleva a un aumento en los turnos perdidos y los dias de enfermedad constantes, que se pueden rastrear con un reloj de tiempo.

    Al implementar la gestion de la fuerza de trabajo, como un sistema digital de cronometraje, los empleadores pueden monitorear de cerca este comportamiento y discutir con los empleados afectados como encontrar una solucion. Cuando los empleados muestran constantemente signos de insatisfaccion por comportamiento y falta de turnos, a veces eso es el resultado de no estar contentos con la forma en que estan siendo programados.

    Si el cambio en el estado de animo se puede resolver simplemente haciendo cambios en el horario, entonces ciertamente seria conveniente que la direccion lo hiciera. Abre ese dialogo.

    2. Mejora el servicio al cliente
    Con una mayor satisfaccion de los empleados viene un mejor servicio al cliente. Las investigaciones han demostrado que la satisfaccion de los empleados se correlaciona directamente con mayores beneficios de los consumidores. Un empleado satisfecho puede



  • ayudar a una empresa a desarrollar una imagen de marca positiva y fuerte, que atraera clientes nuevos y existentes Retener clientes
  • , ya que los empleados satisfechos probablemente esten mas comprometidos con los
    sistemas WFM del cliente tambien rastrean el historial de asistencia para descubrir tendencias, que se correlacionan directamente con el servicio al cliente. Por ejemplo, si hay una tendencia de ausencia frecuente, la administracion puede encontrar soluciones estrategicas para resolverla para que la experiencia del cliente no se deteriore debido a la falta de personal no intencional.

    Junto con la satisfaccion de los empleados, los sistemas de gestion de la fuerza de trabajo permiten a los empleadores agregar rendimiento en el servicio al Los gerentes pueden seguir ciertos criterios para asegurar que los empleados se comprometan con los clientes y se adhieren a los estandares de la empresa.

    3. Reduce los gastos
    Convirtiendo los calculos de tiempo y pago de los empleados en una practica digital elimina errores y garantiza que se cumplan las leyes y reglas durante la nomina. Las investigaciones indican que las organizaciones con administracion optimizada de la fuerza de trabajo gastan un 33% menos en horas extra no planificadas.

    Mediante el uso de un sistema WFM, esto ayuda a reducir los gastos al ayudar a las empresas a cumplir con las leyes federales y estatales, creando previsiones y programacion precisas, visibilidad en tiempo real y aumento de la productividad.

    4. Aumenta la productividad
    Con un enfoque automatizado de la gestion de la fuerza de trabajo, esto permite acceder a mas datos proporcionando la capacidad de crear mejores decisiones empresariales.

    Ser capaz de contratar a los trabajadores adecuados, en el momento adecuado permite a las empresas alcanzar los objetivos de produccion sin comprometer la calidad. Los empleadores pueden entonces tomar decisiones empresariales solidas para evitar el exceso de personal o la falta de personal, lo que ayuda a neutralizar los costos laborales. Despues de implementar un sistema WFM, los empleadores pueden dedicar menos tiempo al trabajo administrativo para centrarse mas en sus empleados e invitados.

    5. Seguimiento del tiempo y la asistenciaEl
    uso de la gestion digital de la fuerza de trabajo permite un seguimiento facil del tiempo y la asistencia. Esto revela patrones de asistencia para empleados individuales y ayuda a predecir errores del personal y de programacion o ausencias de los empleados en el futuro. El software de tiempo y asistencia reduce el tiempo que se tarda en introducir manualmente los horarios, la programacion o la nomina de los empleados.

    Con un sistema automatizado de tiempo y asistencia, el informe se puede crear instantaneamente. Esto permite a los empleadores ver informes sobre el tiempo trabajado del empleado, las ausencias, la programacion o los detalles de trabajo e inventario.

    Implementacion de la gestion

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    de la fuerza de trabajo Las empresas que buscan implementar la gestion de la fuerza de trabajo probablemente buscan deshacerse de las hojas de calculo manuales. Uno de los mayores desafios para implementar un nuevo sistema es la vacilacion de los empleados. Los empleados pueden tener sentimientos encontrados acerca de un nuevo sistema, podrian estar emocionados por el cambio o nerviosos. Cuando los empleados ven un cambio drastico en su lugar de trabajo, pueden asumir un cambio drastico en la remuneracion, la programacion o el tiempo libre y los tiempos de vacaciones. Antes de cambiar a un sistema automatizado hay algunas cosas que los empleadores deben considerar de antemano

    1. Metodo de implementacion
    Existen diferentes modelos de implementacion centrados en software como servicio (SaaS) o tradicionales en las instalaciones. Se accede a un modelo SaaS a traves de Internet en lugar de tener algo que este fisicamente instalado o mantenido. Sin embargo, no se puede acceder a la implementacion local fuera de los terrenos de la empresa, e incluye la instalacion interna.

    2. Propiedad
    Algo que debe tenerse en cuenta es quien sera responsable de administrar la aplicacion de gestion de la fuerza de trabajo. Esta persona debe poseer habilidades especificas, y las organizaciones pueden no tener a alguien adecuado para el trabajo. Un proveedor de gestion de la fuerza de trabajo debe proporcionar descripciones de puestos para que la empresa encuentre a la persona correcta para administrar sus sistemas.

    3. Proporcionar una formacion integral
    Asegurese de que los empleados dispongan de una cantidad suficiente de tiempo para la capacitacion para comprender la funcionalidad de WFM y todos sus sistemas. Refuerce el entrenamiento y luego pruebe los resultados del entrenamiento durante un periodo de tiempo.

    4.
    Implementacion Antes de implementar un nuevo sistema en toda la empresa, puede ser aconsejable introducir el sistema por etapas. Ir en vivo es una etapa critica, pero positiva y esto debe ser claramente comunicado a todo el personal y los empleados antes de hacer el cambio.

    La direccion debe ser proactiva asegurandose de que todos los departamentos cuenten con los empleados y herramientas necesarios y de que todos los empleados entiendan su papel en la transicion. Los empleadores que se comunican con los empleados son clave para el proceso de implementacion y pueden identificar cualquier laguna en el proceso y pueden generar comentarios utiles para avanzar.

    5. Haga
    un seguimiento del exito a lo largo del tiempo Sea cual sea la implementacion que elija una empresa, es vital que los empleadores hagan un seguimiento del exito de la solucion desde el primer dia, de modo que las empresas puedan supervisar cuidadosamente el exito o las mejoras del negocio.

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    Gestion de la fuerza de trabajo Dentro de

    un centro de llamadas Un centro de llamadas es una oficina centralizada donde una empresa recibe o transmite un gran volumen de consultas por telefono. La implementacion de un sistema WFM mejora la experiencia del cliente en funcion de una serie de niveles clave, como

    • la dotacion de personal de la cantidad adecuada de agentes para el volumen de trabajo esperado
    • Garantizar que los agentes se ajusten a los conjuntos de habilidades adecuados para el volumen de trabajo
    • Asegurese de que los agentes esten dotados de personal en el momento adecuado y en el lugar adecuado.
    Despues de tener en cuenta estos factores, hay otros elementos que deben ser abordados para crear un centro de llamadas administrado con exito

    • Mas llamadas en menos tiempo
    • Una disminucion en el numero de horas sin afectar negativamente los beneficios, causar conflictos o causar clientes descontento
    Los clientes satisfechos continuaran haciendo negocios con aquellos que sienten que ofrecen un servicio excepcional consistente.

    Los sistemas de gestion de la fuerza de trabajo son la base de la optimizacion en el lugar de trabajo. WMS reduce los costos laborales cuando los empleadores confian en el sistema para las decisiones de dotacion de personal y programacion. Esto permite un monitoreo preciso de los tiempos de entrada y salida del reloj de los empleados, lo que a su vez aumenta la moral y la satisfaccion de los empleados, y los costos laborales.

    Para crear una optimizacion en el lugar de trabajo, los empleadores deben asegurarse de que estan monitoreando con precision el tiempo trabajado de cada empleado para evitar pagos de horas extras, errores de nomina y altos costos laborales. Al realizar un seguimiento preciso de los tiempos de los empleados, esto se traduce en una mayor moral de los empleados, una mayor productividad y un aumento en la satisfaccion de los huespedes.

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