Tout ce que vous devez savoir sur les horloges biometriques
Details des horloges biometriques Les horloges
biometriques aident les entreprises, avec des employes a l'heure, a suivre le temps et la frequentation, ainsi qu'a remplir les fonctions des RH et de la paie.La
biometrie est la collecte et l'analyse des attributs physiques ou comportementaux de l'employe, ou des donnees biometriques. Quelle que soit la mesure, elle doit etre unique a la personne afin de les identifier. Les attributs utilises par la biometrie sont appeles identifiants. Les identificateurs peuvent inclure des empreintes digitales, des scans faciaux ou la reconnaissance de l'iris simplement, il identifie chaque individu.
Pour qu'un systeme de chronometrage biometrique fonctionne, du materiel de collecte de donnees (comme une horloge temporelle avec un scanner d'empreintes digitales), un logiciel de suivi du temps et une base de donnees de stockage de preference une base de donnees en nuage sont necessaires.
L' appareil fonctionne ensuite en collectant les identifiants des employes lors de l'ouverture d'un quart de travail. En plus du suivi du temps, la biometrie peut egalement etre utilisee pour l'authentification de securite et constitue un moyen efficace de verifier l'identite. Par exemple, l'ajout d'un scanner biometrique adjacent a une entree arriere de la maison pour permettre l'acces au personnel des employes ne fait que securiser davantage le local et contribue a prevenir le vol a l'exterieur.
Il existe plusieurs types d'horloges biometriques qui utilisent differents identifiants pour authentifier les heures de poinconnage des employes. Par exemple, une horloge biometrique d'empreintes digitales est un systeme qui scanne les empreintes digitales pour que les employes puissent les regarder ou les sortir. Les horloges temporelles a reconnaissance faciale sont egalement un autre exemple d'horloge biometrique. Ces horloges numerisent une image 3D du visage d'un employe en quelques secondes afin d'arriver/sortir.
Les avantages des horloges biometriques en milieu de travail
Il existe de nombreuses facons d'aider un employe a fonctionner plus facilement tout en augmentant la productivite des employes. Il existe plusieurs facons d'utiliser une horloge horaire pour une entreprise, notamment-
Prevenir le vol de temps
Malheureusement, il existe plusieurs facons pour les employes de voler du temps en milieu de travail, surtout lorsque les systemes de technologie biometrique preventive ne sont pas mis en place.
Avec les cartes de temps papier, un systeme de presences qui necessite de saisir manuellement le temps travaille laisse les employes entierement en charge de saisir leurs heures de debut et de fin, ce qui facilite l'enregistrement d'un comptage de temps qui n'est pas exact ou honnete. Ces minutes malhonnetes peuvent entrainer une augmentation des couts de main-d'oeuvre.
Une autre facon dont les employes volent le temps est de frapper des copains. Poincon de poing est quand un employe arrive ou sort pour un autre collegue qui n'est pas present pour le faire lui-meme.
En utilisant des identificateurs biometriques pour poinconner les entrees/sorties, le poinconnage des copains et les journaux de temps inexacts sont elimines, ce qui permet d'economiser des tonnes de couts de main-d'oeuvre. Cette forme d'horloges indique egalement quels employes doivent travailler sur leur presence, ce qui offre aux gestionnaires la possibilite d'avoir ce dialogue sur l'amelioration.
Ameliorer l'exactitude
de la paie Le processus de paie prend du temps, fastidieux et sujette aux erreurs. En raison du flux de journaux de nombres sans fin pendant la saisie des donnees, des erreurs dans les calculs mathematiques sont forcees de se produire.
Lorsqu' il s'agit d'un systeme de presences, une erreur d'entree de temps n'est pas detectee ou corrigee, cela cree un montant de paiement inexact pour les employes parfois superieur ou inferieur au montant paye. Cela signifie que le cheque de paie doit etre reemis avec la correction, tout en veillant a ce que le cheque de paie precedemment supprime soit annule.
Il est egalement possible que l'erreur ait une incidence sur les paiements d'heures supplementaires. Le calcul des heures supplementaires aux deux semaines au lieu d'une semaine, la modification de la periode de paye d'un employe ou le calcul des heures supplementaires a la main sont autant de facons dont un employeur peut influer sur les heures supplementaires. En fait, les erreurs sont un tracas pour l'employe et l'employeur.
Si la question n'est pas resolue ou non, l'entreprise pourrait egalement faire face a une poursuite en justice pour negligence, mauvaise tenue de registres ou defaut de payer les salaires des employes.
Ameliorer l'efficacite
Imaginez une grande entreprise avec des centaines de membres du personnel et la methode d'horloge entree/sortie est avec une carte balayee ou une carte perforee. Chaque employe doit trouver sa carte d'identite et attendre en ligne avec les autres employes afin d'arriver et de sortir pour la journee et pour l'heure du dejeuner, en prenant un temps precieux dans la journee de travail.
Ce systeme fonctionne, mais est-il efficace? L'attente inutile en ligne peut prendre quelques minutes, mais l'appliquer aux quarts de travail hebdomadaires. En utilisant constamment plus de temps que necessaire pour passer a l'horloge, ce temps perdu pourrait etre utilise pour l'achevement des taches, ce qui entraine une perte de productivite.
Au lieu d'attendre que chaque employe trouve sa carte a frapper, les employes peuvent rapidement scanner leurs doigts et etre en route. C'est pratique et convivial.
Ameliorer la securite
Les proprietaires d'entreprises qui souffrent de problemes de vol de temps peuvent utiliser des horloges biometriques pour plus de securite. Les horloges biometriques sont biologiquement uniques, en utilisant des empreintes digitales pour chaque employe, ce qui elimine les employes de s'enregistrer les uns pour les autres.
Les systemes biometriques sont egalement utilises pour securiser les portes ou les zones reglementees en exigeant des porte-cles ou des codes d'acces pour l'entree. Un simple balayage des doigts accroitra la securite et empechera tout le personnel non autorise d'entrer a l'arriere de la maison, empechant ainsi le vol exterieur.
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Comment synchroniser les horloges biometriques avec les logiciels de chronometrage
En synchronisant les logiciels d'horlogerie avec les identificateurs biometriques et en se tournant vers l'automatisation, de nombreuses taches fastidieuses sont maintenant simplifiees en un systeme plus simple.
Voici comment cela fonctionne-
- un employe arrive avec l'horloge biometrique.
- L' horloge identifie ensuite l'employe et enregistre tout le temps travaille, jusqu'a ce que le meme employe arrive, soit pour le dejeuner, soit pour partir pour la journee. Le
- logiciel de chronometrage ajoute les heures travaillees et telecharge ce temps sur la carte de temps virtuelle de l'employe.
- A la fin d'une periode de paie, le logiciel importe les heures travaillees dans le systeme de paie prefere.
- suivi des pauses et des repas
- Temps de conge paye, heures de conge et jours de maladie
- Notifications d'horloge manquees et sorties
- Alertes d'heures supplementaires
- Parametres de conformite personnalisables
Cette integration fonctionne egalement a l'unisson avec les programmes de planification. Si un employe tente d'effectuer une horloge avant un quart de travail planifie, l'horloge de temps rejette automatiquement la tentative d'horloge. Cela reduit egalement les depenses excessives sur les couts de main-d'oeuvre, car tous les employes ne travaillent que le temps alloue.
Lois biometriques sur le temps et la presence
Avant d'integrer une horloge biometrique dans les pratiques de chronometrage de vos employes, il est important de veiller a ce que toutes les lois et tous les reglements soient respectes avant de le faire.
Les membres du personnel peuvent se preoccuper de la vie privee, car ils estiment que leur identite enregistree peut etre utilisee a mauvais escient.
Actuellement, l'Illinois, Washington et le Texas ont des lois specifiques concernant l'utilisation des horloges biometriques sur le lieu de travail. Les regles de tous les Etats varient.
Ces lois regissent la facon dont un employeur peut recueillir, stocker ou divulguer des empreintes digitales, des scans du visage et de la retine, ou toute autre information biometrique unique.
Pour s'assurer que les employeurs respectent les lois biometriques, les proprietaires d'entreprise devraient rechercher quelles lois s'appliquent a leur entreprise et ce que ces lois exigent. Connaissant cette information, les employeurs devraient ensuite elaborer une politique qui decrit clairement et en detail comment l'information est stockee, a quoi elle sert et pendant combien de temps elle est conservee.
Les entreprises qui exercent leurs activites dans plusieurs Etats doivent faire preuve d'une prudence supplementaire pour que les politiques mises en place respectent chaque Etat et ses lois biometriques specifiques.
