Horloges biometriques - Ce qu'elles sont et comment elles sont avantageuses pour votre entreprise Les horloges
Introduction
Il est essentiel que les proprietaires de petites et moyennes entreprises, en particulier ceux qui ont un grand nombre d'employes a contrat horaire, soient en mesure de tenir un registre precis de la date a laquelle les membres du personnel commencent et terminent leur travail. Cela peut aider ces entreprises a payer avec precision les salaires et a simplifier la paie.
Il existe de nombreuses facons pour les entreprises de suivre le temps et la frequentation. L'une des dernieres solutions de suivi du temps consiste a utiliser une horloge biometrique. Ces horloges utilisent des donnees biometriques pour fournir tous les avantages reguliers d'un systeme de timbre ou de glissement, avec le bonus supplementaire d'etre plus facile a utiliser et plus difficile a tromper le systeme.
Dans cet article, nous allons explorer ce que les horloges biometriques sont comment elles aident votre entreprise.
Un regard sur les options existantes de suivi du temps
Afin de vraiment comprendre les avantages d'un systeme de chronometrage biometrique, nous devrions d'abord examiner les autres options dont disposent les entreprises pour enregistrer les heures travaillees par les employes et expliquer pourquoi ces solutions sont parfois problematiques.
Les gestionnaires et les proprietaires d'entreprise ont trois options principales pour suivre le temps que chaque employe doit travailler. Horaires, cartes de timbre et cartes de balayage.
Horaires
L'option de suivi la plus elementaire dont disposent les entreprises consiste simplement a utiliser un horaire et a supposer que les employes s'y tiennent.
Cela peut etre une bonne solution pour les petites entreprises ou le gestionnaire est en mesure d'adopter une approche pratique pour verifier la presence. Si le gestionnaire travaille tous les jours et n'a que quelques employes, il est plus facile de veiller a ce que tout le monde respecte l'horaire et fasse des ajustements si une personne est en retard ou absente.
Cependant, des problemes surviennent a mesure que le nombre d'employes d'une entreprise augmente. Le fait que de nombreux employes travaillent a des moments ou a des endroits differents rend presque impossible pour les gestionnaires de garder un oeil sur tout le monde et de verifier qu'ils travaillaient reellement lorsqu'ils l'ont dit. Il est
presque impossible de savoir quand les employes sont arrives un peu en retard ou sont arrives plus tot qu'ils n'etaient censes le faire.
Bien sur, les gestionnaires peuvent deleguer le travail de suivi du temps aux superviseurs. Cependant, il peut encore etre difficile de suivre les changements, surtout lorsqu'il s'agit de saisir les rajustements de derniere minute dans la masse salariale.
Cartes de timbre et de balayage
Les autres options de suivi temporel sont le cadencage des cartes. Cela peut prendre la forme de cartes horodatage qui impriment l'heure exacte a laquelle l'employe arrive et quitte le travail sur un document dedie ou de cartes de balayage qui fonctionnent comme des cartes de credit et stockent des donnees electroniquement.
Il s'agit d'une amelioration par rapport a la solution du calendrier, en particulier pour les entreprises ayant un effectif plus eleve.
En reperant le moment ou un employe penetrera et se retirera du travail, il permet aux entreprises de payer le montant exact qu'elles doivent. Ils soulignent egalement si les employes quittent habituellement le travail tot, arrivent tard ou ne se presentent pas du tout.
Cependant, bien qu'il s'agisse d'une amelioration par rapport a l'utilisation d'un calendrier ecrit, ces solutions posent toujours des problemes.
Le plus gros probleme est qu'ils peuvent facilement etre trompes en demandant a un employe de passer une carte a un autre pour le frapper. C'est un probleme connu sous le nom de poing copain. Le fait de tromper le systeme de cette facon peut avoir des couts d'entreprise importants et comme nous l'examinons plus loin dans l'article est une pratique qui est etonnamment repandue.
Poinconnage de poing n'est pas le seul probleme avec ces cartes. Il y a aussi des problemes si, par exemple, un employe a oublie de verifier lorsqu'il quitte son travail ou s'il doit travailler a l'exterieur du site.
De plus, si une entreprise utilise des cartes de timbre plutot que des cartes electroniques, quelqu'un des RH (ou des proprietaires d'entreprise) devra saisir tout le temps consacre a la paie. C'est une tache qui prend beaucoup de temps.
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Qu'est-ce qu'une horloge biometrique?
Une horloge biometrique est un moyen de suivre les heures travaillees qui utilise des donnees biometriques pour confirmer que le poinconnage des employes est ce qu'ils disent etre. Il s'agit d'une solution de suivi du temps plus avancee et plus securisee.
Les horloges biometriques presentent de nombreux avantages du logiciel de suivi de l'heure ci-dessus tout en repondant a certaines des preoccupations.
Ces machines utilisent generalement des scanners d'empreintes digitales pour verifier l'identite d'une personne, car les empreintes digitales sont faciles a utiliser et considerees comme securisees. En outre, la plupart des gens sont familiers avec la technologie car une forme de celle-ci est disponible sur les smartphones depuis des annees. Cependant, en theorie, n'importe quel element de donnees biometriques pourrait etre utilise, y compris les scans du visage et de l'iris.
Le scanner biometrique est generalement situe sur le lieu de travail, peut-etre la ou se trouvait le lecteur de timbre ou de carte de balayage. Ils sont generalement connectes a un systeme qui stocke automatiquement toutes les donnees qu'il recueille.
Fonctionnement des horloges biometriques
Bien que ces systemes soient technologiquement beaucoup plus avances que les cartes a timbre ou les cartes a balayage, la facon dont ils fonctionnent pour les employes et les proprietaires d'entreprise n'est pas si differente.
Premierement, l'entreprise a besoin d'un terminal biometrique. Il doit ensuite mettre en place des profils pour tous les employes et collecter des donnees biometriques de chacun d'eux (afin de simplifier les choses, a partir de maintenant, nous supposerons que les donnees biometriques utilisees sont une empreinte digitale). Ces balayages d'empreintes digitales sont ensuite stockes en toute securite.
Une fois que l'entreprise a un dossier de chaque employe, les employes doivent scanner leurs empreintes digitales chaque fois qu'ils arrivent au travail. Cela va les pencher, un peu comme la facon dont une carte balayee les aurait cadences dans le passe.
Une fois que les employes ont termine leurs quarts de travail et sont prets a partir, ils doivent scanner leurs empreintes digitales pour verifier. Cela avertit le systeme lorsqu'un employe a termine son quart de travail.
Les gestionnaires peuvent alors acceder aux donnees pour voir qui a ete au travail et pendant combien de temps. Cela fournit des informations utiles sur les tendances du travail, que nous examinerons ci-dessous.
Avantages de l'utilisation d'une horloge biometrique Les systemes
biometriques presentent de nombreux avantages par rapport a d'autres methodes de suivi du temps des employes. Voici un apercu de certains d'entre eux.
Moins de chances d'entrees/sorties non autorisees
Le principal avantage d'une horloge biometrique reside dans sa securite. Les scanners biometriques d'empreintes digitales sont presque impossibles a tromper. Cela signifie que les employes ne peuvent s'enregistrer que lorsqu'ils sont reellement sur le lieu de travail.
Cela supprime le probleme du poinconnage de copains lorsqu'un employe donne a un ami de l'entreprise son horloge dans une carte perforee ou une carte de balayage et demande a l'ami de s'enregistrer pour eux.
Economisez de l'argent
En reduisant les coups de poing et les autres types de vol de temps, votre entreprise ne paiera plus les employes pour le travail qu'ils n'ont pas accompli. Cela permettra d'economiser de l'argent a votre entreprise.
Meme si vous pensez que le vol de temps n'est repandu que dans les grandes entreprises, ce n'est pas necessairement le cas.
Des etudes ont revele que de nombreux employeurs sont victimes d'un vol de paie lie a des coups de poing, tandis que 43% des travailleurs horaires ont admis exagerer le temps qu'ils travaillait pendant un quart de travail.
Votre entreprise economisera egalement de l'argent en ayant a produire des cartes horodatees ou des cartes de balayage pour les nouvelles recrues, ce qui simplifiera le processus d'integration.
Pas cher a mettre en oeuvre
Tous ces avantages economisant de l'argent ne seraient pas tres bons si l'implantation d'un systeme de suivi biometrique du temps etait prohibitif. Heureusement, ce n'est pas le cas.
Les petites entreprises peuvent obtenir des solutions biometriques a partir de seulement 29$ par mois et par emplacement. Ce prix signifie qu'il ne prendra pas d'enormes economies dans d'autres domaines avant que votre entreprise ne commence a voir un retour positif sur son investissement.
Moins de travail administratif pour la gestion
L'automatisation du processus d'enregistrement des heures travaillees signifie moins de travail administratif pour les responsables. Cela peut liberer beaucoup de temps de l'emploi du temps des gestionnaires qui, selon toute vraisemblance, sont deja tres occupes.
Facile a utiliser pour les employes et les gestionnaires Les
horloges biometriques sont faciles a utiliser. Les employes ne sont plus accables par l'obligation de porter des cartes avec eux. Au lieu de cela, tout ce qui est exige d'eux est de scanner leur empreinte digitale pour l'horloge.
Il n'y aura plus de problemes avec les gens qui perdent leurs cartes ou les oublient a la maison.
Il y a aussi de grands avantages pour les gestionnaires. Le
temps de travail des employes est automatiquement stocke dans une base de donnees sans aucun effort en leur nom. Les gestionnaires passeront egalement moins de temps a modifier ou a ajouter du temps travaille en raison des employes qui n'ont pas eu leur coup de poing dans les cartes avec eux.
Augmentation de la confiance des employes
L'un des avantages de l'elimination du probleme du poinconnage des copains est l'augmentation de la confiance des employes. Vous savez sans aucun doute qu'un employe travaillait quand il a dit qu'il l'avait fait. En meme temps, les employes savent que chaque heure travaillee est une pour laquelle ils seront payes.
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Solution optimale - Combinez une horloge biometrique avec le suivi de l'heure
Afin d'obtenir tous les avantages d'une horloge biometrique, combinez-la avec une application de suivi de l'heure. Cela fournira a votre entreprise une solution complete de suivi du temps des employes.
L' ajout de fonctionnalites d'application mobile au suivi du temps presente plusieurs avantages, notamment
- Simplifier la paie - L'utilisation d'une solution qui suit automatiquement le temps rend la paie plus facile et plus precise. Il n'est pas necessaire de saisir manuellement le temps que les employes ont travaille, les feuilles de temps doivent juste etre verifiees et finalisees avant d'etre envoyees a la paie. Les gestionnaires peuvent modifier la paie en deplacement et verifier qui travaille a l'aide de l'application.
- Assurer la conformite avec les lois du travail - Les applications de suivi du temps fournissent des informations aux employes et aux gestionnaires pour les avertir lorsque le personnel risque d'enfreindre les lois du travail. Par exemple, un gestionnaire est averti qu'un employe a travaille trop d'heures d'affilee et l'envoie pendant une pause.
- Conserver un registre de tous les cheques entrees/sorties - Les applications qui conservent un registre de tous les cheques et departs des employes permettent aux gestionnaires de parler aux employes qui sont constamment en retard ou de recompenser ceux qui gardent le temps. Ils permettent egalement aux proprietaires d'entreprise de voir ou des modifications ont ete apportees pour verifier les tendances suspectes.
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