Gerer le suivi des employes avec les calculateurs d'horloge temporelle La

Methodes de suivi du temps obsoletes Quelle est la grande affaire?

La gestion du temps et de l'assiduite des employes (horloges et sorties) est un probleme en soi, mais avec une main-d'oeuvre mobile, vous avez un tout nouveau probleme sur les mains. Les

calculatrices d'horloge sont des systemes automatises bases sur le cloud qui permettent a vos employes de se pencher en utilisant une application sur leur telephone. Avec la fonction de geo-marquage ajoutee, vous savez qu'ils sont sur le terrain lorsqu'ils sont entrees/sorties.

Le fait que tout soit numerique et que les donnees soient roi au 21e siecle devrait suffire a convaincre toute entreprise de passer a des methodes plus modernes de chronometrage des employes, mais vous seriez surpris de savoir que ce n'est pas le cas.

Beaucoup de petites entreprises se sentent a l'aise avec des systemes seculaires, tels que les cartes perforees ou les feuilles de temps, car elles vivent peut-etre selon le dicton classique- Si ce n'est pas casse, ne le corrigez pas. C'est un systeme qui fonctionne pour eux en ce moment, donc ils supposent que c'est la meilleure solution.

Cependant, il est facile de suivre le moment ou vos employes entrent, prennent des pauses ou effectuent des heures supplementaires seulement lorsque vous avez une poignee d'employes a surveiller, mais a mesure que votre effectif augmente, vous ne pouvez pas compter sur les horaires de quart pour calculer la masse salariale.

De plus, ces methodes peu fiables entrainent souvent un vol de temps en raison d'une surveillance inadequate. Ainsi, toute entreprise qui veut se developper doit passer a de nouvelles solutions de presences qui exigent une plus grande responsabilite de la part de l'employe et facilitent votre travail.

Les entreprises qui ont des employes travaillant sur des sites distants, par exemple des serveurs qui gerent un evenement hors site, peuvent particulierement beneficier de l'utilisation d'un calculateur d'horloge temporelle.

Vous aide a rester au fait des lois du travail

Si vous calculez manuellement les heures de travail de votre employe, il y a de fortes chances que vous tombez dans un grand nombre d'entreprises qui commettent des erreurs de calcul. En fait, il y a 1 a 8% du taux d'erreur de calcul dans les organisations qui utilisent des methodes conventionnelles de comptabilisation du temps.

Cela, peu importe la facon involontaire, constitue une violation des lois du travail et peut vous ouvrir a des sanctions et des poursuites judiciaires de l'IRS.

Considerez cela, 40% des PME doivent payer une moyenne de $845 en penalites IRS chaque annee.

Une facon d'eviter cela est de mettre en place des politiques qui tiennent votre entreprise a jour avec la reglementation du travail; une autre consiste a investir dans une solution intelligente de chronometrage, telle qu'une calculatrice d'horloge.

Reglementer

la conformite La Loi sur les normes du travail equitable (Fair Labor Standards Act) est la loi federale qui etablit le salaire minimum, les heures supplementaires, la tenue de dossiers et les specifications pour les employes non exemptes, etc. La Loi exige egalement que les entreprises tiennent des registres precis des heures de travail des employes pendant au moins deux ans, disponibles pour inspection..

Bien qu'il ne definit pas une methode standard de chronometrage, l'utilisation de cartes perforees et de feuilles de temps peut etre tres difficile, d'autant plus que vous devez stocker et conserver les donnees facilement disponibles pendant de longues periodes.

D' une part, les donnees physiques occupent beaucoup d'espace de classement ou de stockage et sont difficiles a gerer. Cela peut entrainer des problemes tels que l'erreur humaine, la duplication des donnees ou l'absence de sauvegarde de vos enregistrements.

Songez que vous avez mal classe les dossiers d'un employe et qu'une verification gouvernementale est a venir; vous devez maintenant perdre beaucoup de temps et d'efforts pour trouver ces donnees afin d'eviter une penalite.

La perte de donnees est un autre probleme tres reel qui vient avec le stockage manuel des donnees. Vos dossiers peuvent etre detruits a la suite d'accidents ou de catastrophes naturelles, et cela peut aussi vous mettre dans de nombreux problemes avec le gouvernement. Pour aggraver les choses, un grand nombre de petites entreprises ne rouvrent jamais apres une catastrophe car elles ne peuvent tout simplement pas faire face a la perte de donnees.

Grace aux applications de temps et de presence des employes, la methode moderne vous permet de stocker de grandes quantites d'informations dans des emplacements cloud distants. Cela garantit que vous disposez des donnees facilement disponibles a tout moment et que vous n'avez plus a vous soucier des audits surprises.

Enregistrer avec precision les heures supplementaires

Selon un rapport de la NERA, les entreprises ont tendance a etre poursues pour remboursement inapproprie de la remuneration des heures supplementaires 42% du temps et vous pourriez finir de la meme facon si vous n'etes pas prudent.

Conformement a la loi, les heures de travail des employes non exoneres doivent etre documentees efficacement pour determiner l'admissibilite a la remuneration.

En fait, la FLSA exige que ces employes soient remuneres pour des heures supplementaires, meme s'ils sont non autorises et qu'il n'y a pas de gain financier dans cette situation si vous payez, vous depenserez plus d'argent que prevu et si vous ne le faites pas, vous pourriez etre penalise.

Bien que les systemes papier ne soient pas completement incapables de tenir ces registres, ils peuvent rendre le calcul de ces heures tres difficile.

Grace a des donnees facilement accessibles et triees efficacement, vous pouvez suivre les heures supplementaires des employes et decider si l'embauche de travailleurs supplementaires serait plus rentable.

Mieux gerer les travailleurs a distance

Il est beaucoup plus difficile de suivre un employe qui travaille sur le terrain qu'un employe qui vient tous les jours et qui peut etre rendu compte de facon visible.

Cela peut causer beaucoup de problemes a votre entreprise, ce qui peut facilement etre evite en mettant a jour votre systeme de presences et de chronometrage.

1. Reduit les fuites de memoire
Prenons par exemple le fait que vous possedez une petite entreprise de restauration et que l'emplacement de chaque evenement varie d'un jour a l'autre, d'une semaine a l'autre.

Pour vous assurer que vous pouvez suivre avec precision et facilite les heures que vos employes ont consacrees, vous leur demandez de remplir une feuille de temps a la fin de chaque semaine.

Cela vous permettra de calculer le salaire hebdomadaire de chaque employe et meme de tenir compte systematiquement des heures supplementaires afin qu'il n'y ait pas de surprises a la fin du mois.

Bien que cela puisse sembler une bonne solution, nous sommes la pour vous dire que ce n'est pas aussi genial que ca en a l'air. En fait, vous perdez de l'argent sans meme vous en rendre compte.

Mais vous n'avez pas a nous en tenir sur parole.

En regle generale, les personnes qui passent moins souvent ne sont pas aussi precises pour suivre leur travail, et les employes qui ne se connectent qu'une fois par semaine ne sont pas en mesure de tenir des registres precis. Curieusement, les employes sont egalement plus susceptibles de se souvenir de travailler plus d'heures qu'ils ne l'ont fait.

Un calculateur d'horloge vous permet de garder efficacement le temps meme des employes distants sur une base quotidienne, ce qui signifie que vous pouvez reduire les couts supplementaires dus aux fuites de memoire.

2. Accessibilite et disponibilite cross-canal
Les applications de feuille de temps sans papier sont parfaites pour gerer les employes distants et mobiles, meme si vous ne voulez pas vous debarrasser de votre punch-clock de l'ancienne ecole.

Cette accessibilite cross-canal aide vos employes et vous permet de conserver un registre des heures travaillees.

Les gestionnaires peuvent facilement suivre qui a inscrit ou delocalise et s'ils ont ete en retard ou non; les heures de travail non terminees peuvent etre mises en evidence pour de meilleurs calculs salariaux.

Grace a la fonction de geolocalisation qu'offre une bonne application de chronometrage, vous pouvez voir l'emplacement reel de vos travailleurs a tout moment, meme pendant l'entree et la sortie, de sorte que vous savez qu'ils ne se sont pas connectes a partir d'un cafe a un pate de maisons.

Avec de telles applications, vous pouvez meme planifier le travail avant l'heure afin qu'il n'y ait pas d'ecart de communication ni d'ecart entre le personnel sur le terrain et les gestionnaires.

Examiner l'analyse des depenses de temps en fonction des taches

Il est souvent difficile de garder un oeil sur les taches qui necessitent plus de temps et d'efforts, c'est pourquoi la plupart des travailleurs sont remuneres de la meme maniere. Bien que cela puisse ne pas sembler un grand probleme, il peut avoir une incidence negative sur votre entreprise de la facon suivante.

1. Cela signifie que vous sous-payez ou payez trop d'employes
Le meme salaire signifie que chaque travailleur recoit le meme taux horaire, malgre les exigences et la complexite du travail.

Prenons deux travailleurs par exemple; les deux mettent 8 heures par jour au travail.

Alors que l'un d'entre eux peut consacrer plus de temps aux pauses en raison de sa charge de travail reduite, l'autre utilise toutes ses heures de travail pour terminer la tache a accomplir.

Payer a ces deux employes le meme salaire signifie que vous payez un employe de plus que vous n'auriez du ou l'autre moins que ce qu'ils meritent.

2. Cela peut rendre les travailleurs qui ont de lourdes taches de travail se sentent
inapprecies L'inegalite des salaires et de la repartition du travail peut affecter la loyaute des employes et vous ne voulez probablement pas faire face a une main-d'oeuvre meprisee, surtout si vous n'etes pas sur place pour faire face aux consequences.

Alors quelle est la solution? Simple, utilisez une application de chronometrage.

Ils peuvent vous aider a surveiller les taches necessitant plus de travail et le moment ou chaque employe est affecte et sorti des pauses afin que vous puissiez analyser et calculer les evaluations et les salaires en consequence.

Notifications en temps reel

Communiquer avec des employes distants peut etre un probleme.

Comment les diriger au sujet de nouvelles taches ou d'apporter des modifications a l'horaire?

Plus important encore, comment assurer une productivite et un engagement maximums?

Selon une etude menee par Gallup, les employes desengages sont 49% plus enclins a causer des accidents et 60% plus susceptibles de commettre des erreurs. Cela peut couter a votre entreprise 450 a 550 milliards de dollars annuellement en pertes de productivite.

Avec un calculateur d'horloge, vous pouvez facilement additionner les heures de travail des employes, planifier et replanifier les taches et les suivre a travers les notifications en temps reel des pauses.

Vous pouvez egalement utiliser cette fonctionnalite pour rappeler a vos collaborateurs qu'il est temps de faire une pause en envoyant des notifications qu'ils peuvent recevoir sur leur telephone.

Conseils supplementaires avant d'opter pour le changement

Si vous etes maintenant en faveur d'une solution automatisee de chronodatage et de presences pour votre entreprise, vous etes sur la bonne voie. Mais l'installation et la mise a niveau ne signifient pas toujours des resultats instantanes.

Voici quelques choses que vous devrez considerer avant de faire le saut.

Vos problemes actuels
Avant de chercher la solution exacte, il est important de dresser une liste de tous les problemes a trier.

Comment votre entreprise souffre-t-elle en raison de methodes de frequentation obsoletes? Il peut s'agir de n'importe quoi, du poinconnage de copains aux employes travaillant pendant les vacances payees.

Analysez chaque situation et voyez quelle fonctionnalite de l'application peut vous aider a resoudre le probleme.

Comprendre vos employes
Peu importe l'efficacite d'un systeme que vous installez, un employe malhonnete essaiera toujours de tricher le systeme.

Avant que ces travailleurs ne menacent la securite et la credibilite de vos nouvelles methodes de maintien de la presence, il serait probablement preferable de les mettre en evidence et de prendre les mesures necessaires.

Essayez de savoir quels sont leurs griefs et ce qui les a amenes a prendre les mesures qu'ils ont prises. Cela peut egalement vous aider a prendre conscience de problemes dans vos politiques de travail que vous ne saviez pas avoir existe.

En conclusion, examinez la facon dont vos employes signent a la fois la methode et la frequence qui ont un impact retentissant sur votre entreprise.

Non seulement les mauvaises mesures de chronometrage peuvent entrainer des problemes financiers, mais elles peuvent egalement vous mettre dans des problemes juridiques tels que des poursuites judiciaires et des sanctions.

L' efficacite des employes peut egalement etre affectee, surtout s'ils travaillent a distance moins de verification signifie moins besoin pour eux de faire de leur mieux.

Avec les calculatrices de temps de Zip Clock, vos employes sont comptabilises chaque seconde qu'ils mettent pour leur travail, peu importe ou ils se trouvent.

Pour plus d'informations sur la facon dont les logiciels de presences en ligne peuvent aider votre entreprise a fonctionner, visitez notre site Web pour voir toutes les fonctionnalites distinctes offertes.