Temps et Presence | 12 mins read

Gestion du temps et de la presence des employes

managing employee time and attendance
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

L' absenteisme est un probleme important et prejudiciable qui empeche les entreprises de prosperer pleinement. L'absenteisme des employes entraine un prix eleve avec la perte de productivite parfois cachee et la baisse du moral des employes. Selon le ministere du Travail des Etats-Unis, pres de 3% de la main-d'oeuvre d'un employeur est absente un jour donne, et encore, de nombreux employeurs ne parviennent pas a mettre en oeuvre un suivi efficace des presences.

Avec la solution de suivi du temps appropriee, que ce soit a l'aide d'un logiciel de presences ou d'un systeme de presences soigneusement cartographie, les entreprises seront plus en mesure de controler les couts de main-d'oeuvre et d'ameliorer la gestion de la main-d'oeuvre.

Voici un apercu du suivi du temps des employes et de la facon de renforcer les pratiques actuelles de comptabilisation du temps.

Comment faire face a l'absenteisme des

employes L'absenteisme des employes est un manque recurrent de frequentation au travail sans raison valable. Cela ne tient pas compte des maladies ou des urgences inattendues.

Afin d'eviter les absences, il faut d'abord determiner le facteur pourquoi. Une fois compris, il est important d'apporter des changements au systeme de gestion actuel, car il existe plusieurs approches applicables pour resoudre le probleme.

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1. Creer un systeme et une politique de presences

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La premiere etape pour resoudre les problemes de presences consiste a mettre en place une politique. La frequentation semble etre un concept simple, mais en realite, les scenarios quotidiens peuvent le fausser. Que se passe-t-il si votre employe a une heure de retard? Et s'ils devaient prendre leur enfant a la garderie de facon inattendue? Les politiques de participation doivent rester simples et directes. Inclure des mesures disciplinaires realistes adaptees par scenario. Avec une politique clairement ecrite, cela exclut le facteur de partialite ou scenario au cas par cas, en definissant clairement chaque type d'absence et de penalite.

2. Enregistrer les absences des employes

Une facon facile de suivre le temps passe par votre employe au travail consiste a utiliser une horloge horaire. Le logiciel de suivi du temps peut fournir aux employeurs des notifications instantanees sur les heures d'acces et de sortie de l'employe et donc chaque fois qu'une absence survient, la direction peut rapidement en prendre note. Pourquoi enregistrer toutes les absences? La plupart des Etats ont un emploi a volonte, ce qui signifie que les employes peuvent etre licencies sans que les employeurs aient a etablir une cause juste.

3. Identifier la cause

Il peut y avoir des raisons sous-jacentes expliquant pourquoi un employe est souvent absent. S'il y a une tendance notable dans l'assiduite d'un employe, abordez cette question de maniere professionnelle. La direction devrait essayer de demander aux employes s'ils peuvent faire quelque chose pour reduire les absences recurrentes.

Les employeurs peuvent s'apercevoir qu'il existe d'autres facteurs en dehors du travail qui influent sur la frequentation scolaire, comme trouver des services de garde appropries pendant les heures de travail ou essayer d'equilibrer la gestion du temps entre le travail et l'ecole. Ce n'est peut-etre pas l'employe du tout, mais plutot son horaire qui est en conflit avec son rendement au travail. Apres avoir determine qu'un employe rencontre des problemes d'horaire, la direction doit discuter de la disponibilite et s'assurer de contourner ses conflits d'horaire afin d'eviter une absence. Lorsqu'on examine les problemes d'horaire, il est imperatif que les employeurs embauchent suffisamment d'employes pour tenir compte des conflits d'horaire des employes.

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4. Appuyer l'engagement des employes

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Dans un milieu de travail, l'absence est generalement ressentie plus que la presence. Quand quelqu'un est absent, cela met une pression sur l'equipe et la facon dont toute une operation fonctionne. Pres de la moitie (49%) des employes sont desengages, tandis que 18% sont activement desengages. Reconnaitre les employes pour leur assiduite et leur ethique de travail pourrait etre la strategie la plus efficace lorsqu'il s'agit de lutter contre l'absenteisme des employes. Donner des cris aux travailleurs acharnes, encourager la reconnaissance des pairs a pairs et recueillir les commentaires des employes sont autant de tactiques utiles pour la direction afin d'accroitre l'engagement des employes.

Collecte de donnees sur l'absenteisme L'

une des principales facons de controler l'absenteisme consiste a evaluer correctement la nature du probleme et a consigner correctement les constatations. Avec des resultats appropries viennent des solutions appropriees.

Les professionnels des RH peuvent se servir de quelques documents sur les ressources humaines pour surveiller la presence-

  • Rapports hebdomadaires sur le temps et les presences
  • Guide sur les politiques sur la presence
Tout en utilisant ces outils, les professionnels des RH devraient garder a
  • l'esprit et determiner les types d'absenteisme Problemes actuels
  • Pourquoi les problemes existent
  • Solutions constructives
L'une des facons les plus courantes d'etudier cette question consiste a mener une etude historique afin de decouvrir l'ampleur du probleme et de voir s'il s'ameliore ou s'aggrave. Grace aux donnees recueillies, une analyse plus poussee peut aider a cerner des problemes specifiques tels que les emplacements geographiques, les departements ou les divisions qui connaissent des absences plus elevees que d'habitude. Afin d'evaluer l'efficacite, il est essentiel de poursuivre la surveillance afin d'apporter des ajustements a l'avenir.

Couts de l'absenteisme Les

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organisations devraient connaitre les couts directs, comme la paie, ainsi que l'incidence des couts indirects, comme les facteurs associes a la perte de productivite.

Couts directs
Le cout evident de l'absenteisme est en dollars reels. Quand on parle d'absenteisme, il est important de noter que cela inclut les absences programmees et non programmees. Meme lorsqu'un employe a une raison legitime de prendre des conges, comme des vacances ou des jours de maladie, cela modifie encore la productivite en milieu de travail.L'

absenteisme imprevu peut couter plus de 3 600$ par employe horaire et 2 650$ par employe salarie annuellement.

Couts indirectsIl s'
agit des depenses cachees, qui peuvent comprendre un chiffre d'affaires eleve, l'incapacite de repondre a la demande des clients ou le temps de gestion excedentaire.

Un taux de roulement eleve peut indiquer que le moral des employes est bas. Les entreprises dont le taux de moral des employes est eleve ont tendance a avoir moins d'absences au cours d'une annee de travail globale. Les absences non planifiees entrainent une perte globale de productivite.

Mesure des couts de l'absenteisme
Il existe plusieurs methodes pour determiner le cout de l'absenteisme en milieu de travail. Les methodes les plus courantes a calculer sont-

  • Perte en multiples de salaire - Le cout de chaque personne absente devient un multiplicateur quelque part entre un et deux applique au cout du salaire. Plus l'impact d'un employe sur l'equipe est important, plus le multiplicateur est important.
  • Perte dans des postes equivalents temps plein - Cela exprime le temps perdu cumule lorsqu'on examine des postes equivalents temps plein.
  • Perte de productivite et de qualite - Les employeurs peuvent mesurer et evaluer la rentabilite des programmes de gestion de l'incapacite et de gestion des absences et utiliser leurs resultats par rapport a d'autres entreprises.

    Solutions et strategies

    C'est la capacite de suivre efficacement la frequentation pour voir l'effet complet de l'absenteisme sur une entreprise.
    Avoir un logiciel pour stocker le temps reel qu'un employe a travaille est essentiel. L'utilisation d'une horloge de temps d'employe aidera grandement a enregistrer l'horloge dans les temps. Avec l'utilisation d'une horloge horaire, la collecte de donnees et les calculs sont automatises, ce qui signifie que tout entre est correct et exempt d'erreur humaine. Les horloges avertissent egalement les employeurs des problemes d'assiduite, comme les retards repetes ou les absences systematiques. De cette facon, les employeurs peuvent rapidement trouver une solution a l'absenteisme frequent.

    Strategies de gestion du temps et des presencesLes
    pratiques courantes de la gestion des absences comprennent-

    • Mesures disciplinaires en cas d'absence excessive
    • Verification de la maladie apres une certaine periode de temps
    • Mettre l'accent sur les eloges personnelles des employes ayant un dossier de presence positif et presente une ethique de travail positive
    • Encourager vos employes a realiser un equilibre entre le travail et la vie personnelle
    Avant de commencer ces pratiques, il est important de s'assurer que les politiques des employes sont claires et coherentes pour tous les employes et qu'elles favorisent des comportements positifs et appropries..

    Mettre l'accent sur les mesures incitatives visant a promouvoir un milieu de travail plus sain
    Afin de reduire les absences en milieu de travail, des mesures incitatives doivent etre mises en place pour les employes. Voici quelques exemples-

    Bonus de presence parfaite
    Il s'agit d'un programme incitatif facile qui favorise une bonne conduite et favorise l'engagement avec les employes. Par exemple, pour un mois de presence parfaite, les employeurs peuvent offrir une prime supplementaire de 200$. Au fur et a mesure que l'annee se poursuit, le bonus augmente, conduisant finalement a un total de 12 mois de presence parfaite et a une somme forfaitaire de bonus.

    Reconnaissance pour chaque annee travaillee
    Le cout de ce programme est faible, mais il peut faire en sorte que les membres de votre equipe se sentent visibles et apprecies. Offrez une recompense pour chaque annee ou un employe a travaille pour l'entreprise.

    Cela favorise une tapotement dans le dos pour les employes et encourage les nouveaux employes a se fixer des objectifs pour leur nouvelle carriere.

    Une annexe souple, s'il y a lieu
    Lorsque les employeurs offrent de la souplesse, cela donne aux employes un peu de liberte pour concilier travail et vie familiale. Pour permettre une marge de manoeuvre de l'horaire de 9 a 5 heures, certaines idees comprennent quatre jours de 10 heures, ou des quarts de 9 heures du lundi au jeudi et un quart de travail de 4 heures le vendredi.

    Offrir des avantages en matiere de sante et de mieux-etre
    Le fait de donner la priorite a la sante des employes pourrait etre en correlation avec leur rendement general au travail et leur motivation Cela pourrait etre quelque chose d'aussi simple un taux reduit pour les abonnements a la salle de sport, mais le resultat pourrait avoir un grand effet sur le bonheur et la productivite de vos employes.

    Preoccupations juridiques

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    La plupart des gestionnaires offrent une certaine souplesse en ce qui concerne la presence des employes, les heures de travail attendues et les consequences qu'ils jugent necessaires en cas d'absences excessives.

    Cependant, plusieurs lois federales et des Etats ont rendu la flexibilite difficile a realiser. Les lois a prendre en consideration lors de la reglementation du temps et de l'assiduite sont les suivantes-

    Salaires et horaires
    Les employeurs doivent etre prudents lorsqu'ils examinent leurs politiques. Ils doivent s'assurer que leurs politiques sont conformes a la Loi federale sur les normes equitables du travail (LSA) et aux lois des Etats sur les salaires et les heures. Si ce n'est pas le cas, les employeurs pourraient etre tenus responsables si des retenues inappropriees liees a l'absenteisme sont prelevees sur la paye d'un employe. Par exemple, lorsqu'on examine les heures supplementaires, les employes exoneres, en raison de leur taux de remuneration, ne sont pas admissibles a la remuneration des heures supplementaires pour les heures de travail de plus de 40 ans. Par opposition aux employes non exoneres doivent recevoir un temps et demi pour toute heure de travail de plus de 40 heures.Conge

    de maladie paye
    De nombreuses lois des Etats sur les conges de maladie payes imposent a l'employeur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation en cas de maladie et prevoient egalement des restrictions a la discipline. Ces lois sont en constante evolution; par consequent, les employeurs doivent se tenir au courant de la nouvelle legislation de l'Etat.

    Conge familial et medical
    La Family and Medical Leave Act of 1993 (FMLA) est une loi du travail des Etats-Unis qui oblige les employeurs vises a fournir aux employes des services proteges conge non paye pour des raisons medicales et familiales qualifiees. Cela permet aux employes admissibles de prendre jusqu'a 12 semaines de conge non paye au cours d'une periode de 12 mois pour s'occuper d'un nouvel enfant ou s'occuper d'un membre de leur famille gravement malade.

    Conge militaire
    En 1994, la Loi sur les droits en matiere d'emploi et de reemploi des services en uniforme (USERRA) et la FMLA ont fait equipe pour accorder a certains employes un certain nombre de conges non payes. L'USERRA exige que les repliques accordent jusqu'a 5 ans de conge non paye aux employes pour un service militaire actif. Au contraire, la FMLA accorde aux employes jusqu'a 12 semaines de conge et jusqu'a 26 semaines de conge pour aidants militaires. En vertu de l'USERRA, il existe quatre types de protection juridique-

    1. Conge militaire pour l'employe touche
    2. Conge familial militaire pour l'employe qui a un membre de la famille affecte par l'armee
    3. Conge medical pour l'employe touche
    4. Conge familial pour raison medicale pour l'employe qui a un militaire
    Compensation des accidents
    du travail Les lois sur les accidents du travail se trouvent dans les 50 Etats. Workers' Comp est une forme d'assurance offrant un remplacement de salaire et des prestations medicales aux employes blesses au travail ou en cours d'emploi. Ces lois visent a eliminer la necessite d'un litige et a offrir une compensation et des avantages medicaux pour ne pas etre tenu de prouver la faute juridique de la part de l'employeur.

    Discriminationdes
    personnes handicapees La loi americaine sur les droits civils (ADA) interdit la discrimination a l'egard des personnes handicapees dans tous les domaines de la vie publique, y compris les emplois, les ecoles et tous les lieux prives et publics ouverts au grand public. La presence reguliere d'un emploi est une fonction essentielle, mais un employeur pourrait violer l'ADA si la presence n'etait pas consideree comme un accommodement possible pour certains employes.

    Indemnisationde
    chomage L'assurance-chomage fournit aux travailleurs licencies sans faute des paiements pecuniaires pendant une certaine periode jusqu'a ce qu'ils reprennent leur emploi. Si un employe est licencie en raison d'absences excessives non excusees, cela peut constituer une inconduite et, par consequent, un employe n'a pas droit a une indemnite de chomage. Pour que les employeurs puissent prouver qu'un employe a ete congedie pour inconduite, des preuves substantielles et concretes doivent demontrer que les absences etaient a la fois excessives et non autorisees.

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