Logiciel de suivi du temps | 13 mins read

Un guide pour le suivi du temps et le logiciel de suivi du temps

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Mary Kate Morrow

By Mary Kate Morrow

Qu'est-ce que le suivi du temps?

Le suivi du temps des employes est absolument essentiel aux operations de l'entreprise. Du point de vue de l'entreprise, le suivi du temps est le processus d'enregistrement des heures de travail des employes. La capacite d'une organisation a suivre le temps passe par les employes au travail est cruciale pour une remuneration adequate.

Le suivi du temps se compose de trois composantes principales- entree, approbation et rapport. L'entree du temps se produit lorsque le temps d'entree et de depart de l'employe est annote pour chaque quart de travail effectue. Les heures facturables et les heures non facturables peuvent etre incluses dans les entrees de temps pour les membres du personnel. Par exemple, le temps libre des employes, comme les pauses et les services professionnels, seraient incorpores aux entrees de temps soumises.

Les entrees de temps doivent ensuite etre approuvees par le service des ressources humaines. Les petites entreprises qui ont un personnel tres restreint peuvent exiger l'approbation du proprietaire ou des gestionnaires de projet. Le processus d'approbation aide les grandes et les petites entreprises a s'assurer que le travail effectue par les membres de l'equipe est correctement remunere.

La derniere etape de gestion du temps et de suivi dont il faut etre conscient est le rapport. Les rapports peuvent se produire a travers plusieurs etapes de la gestion du temps et des processus de suivi. Par exemple, les rapports se produisent generalement lorsque les membres de l'equipe soumettent initialement des entrees de temps pour approbation. Ensuite, les rapports se reproduisent generalement lorsque les heures travaillees par les membres de l'equipe sont confirmees pendant le traitement de la paie.

Auparavant, les outils de gestion du temps et de suivi etaient limites aux simples dispositifs d'enregistrement du temps. Outils de suivi temporel plus anciens inclus a l'aide de cartes de temps marquees par un tampon physique. Le suivi de la progression du projet a ete realise a l'aide d'une horloge temporelle et d'annotations manuscrites. Pour le suivi des processus de facturation ou de suivi des depenses, les systemes de classement organises manuellement etaient monnaie courante. Les

developpements logiciels de suivi temporel ont revolutionne la facon dont la gestion du temps et le suivi se produisent. Des fonctionnalites de suivi telles que le suivi GPS pour les travailleurs distants et l'accessibilite des applications mobiles ont transforme les processus de temps des employes. Les outils de suivi de projet peuvent indiquer tout, des problemes de gestion du temps aux niveaux de productivite des employes. Le suivi automatique du temps reduit le temps que les membres de l'equipe utilisent pour garder une trace des heures travaillees. Grace a leurs fonctionnalites de suivi faciles a utiliser et a leur precision, les meilleurs outils de suivi temporel sont desormais une base logicielle de gestion.

Pourquoi le suivi du temps est-il important

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Le concept de suivi du temps existe depuis le tout debut de l'humanite. Le suivi du temps de travail a egalement ete realise depuis l'introduction de la duree du travail et de la notion d'emploi. Chaque personne a le meme nombre d'heures chaque jour, comme le font les petites entreprises en general. Meme si toutes les petites entreprises ont les memes heures disponibles chaque jour, l'utilisation du temps des employes varie considerablement. Les variations de temps des employes influent sur tout, de la productivite des employes aux processus de gestion de projet.

Une idee fausse est que le suivi du temps n'est utile que pour mesurer la rentabilite des resultats. Cependant, la gestion du temps et le suivi du temps sont precieux pour de nombreuses autres operations commerciales importantes. Par exemple, les outils de gestion du temps et de suivi aident les petites entreprises a effectuer des efforts de surveillance des employes et de suivi de la productivite. Comprendre comment le temps des employes est utilise permet meme aux membres de l'equipe de mieux appliquer les conseils et les meilleures pratiques de gestion du temps.

Sans la capacite des petites entreprises de suivre avec precision le temps des employes, il est essentiellement impossible d'optimiser l'utilisation du temps des employes. Malheureusement, le suivi manuel du temps, meme pour les entrees de temps simples, peut necessiter beaucoup trop d'heures de travail pour accomplir. Heureusement, les meilleurs outils de suivi du temps et logiciels de suivi disponibles ont simplifie et rationalise les processus de temps precedemment manuels. De l'application de suivi du temps facile a utiliser aux tableaux de bord de donnees temporelles logicielles, les meilleurs outils sont a portee de main.

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Comment le suivi du temps contribue a la productivite

Il existe une relation distincte entre le suivi du temps et les niveaux de productivite des employes. Le suivi du temps et la gestion du temps affectent de maniere plus generale les membres de l'equipe et les niveaux de productivite globale sur le lieu de travail. Le suivi du temps et la gestion du temps influencent directement les niveaux de productivite des employes-

1. Solde

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La gestion du temps se concentre fortement sur l'equilibre pour s'assurer que le temps passe par les employes est optimal. Le temps equilibre des employes sur le lieu de travail influe sur tout, de la gestion de projet a la productivite des employes. Le suivi des heures de travail fournit aux entreprises une vaste comprehension des niveaux de capacite disponibles pour chaque employe.

Un objectif de suivi que les petites entreprises doivent s'assurer de prioriser est d'accomplir la charge de travail la plus equilibree possible. Les meilleures fonctionnalites de suivi du temps logiciel permettent de garantir la priorite de l'equilibre. Un temps de travail equilibre de facon optimale evite la diminution des niveaux de productivite des employes, ce qui peut entrainer un desengagement et meme un epuisement complet. Meme une simple modification du temps, comme le transfert de taches d'un membre d'equipe a un autre, peut aider les employes a equilibrer le temps.

2. Focus

Les employes a distance et les membres de l'equipe de bureau savent qu'il peut etre difficile de rester concentre sur le lieu de travail. Les chefs de projet et les proprietaires de petites entreprises connaissent bien cette lutte. Il n'est pas surprenant que de nombreux efforts de surveillance des employes se concentrent sur le manque d'attention en milieu de travail. Souvent, un manque de productivite et d'attention des employes vont de pair.

Le suivi du temps permet aux membres de l'equipe de suivre le temps passe, ce qui contribue a la hierarchisation des projets et des taches. Les logiciels de gestion du temps et de suivi permettent aux employes d'accorder une plus grande attention au temps passe et de faire le travail plus facilement. Le logiciel de gestion montre ce que les membres de l'equipe travaillent en temps reel et en temps reel sur chaque tache. Par consequent, les membres de l'equipe et la direction peuvent s'assurer que le temps passe est utilise de facon optimale.

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3. Proactif

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Le meilleur logiciel de suivi et de gestion du temps est proactif plutot que reactif. Il est essentiel de reconnaitre ce qui reduit la productivite des employes pour la gerer. Par exemple, les petites entreprises qui utilisent des outils de suivi du temps ou des logiciels de gestion peuvent se rendre compte que les reunions sont en fait du temps passe de facon non productive. Le meilleur logiciel de gestion du temps et de suivi identifie non seulement les problemes de productivite des employes, mais peut meme aider a les corriger.

Qu'est-ce que le logiciel de suivi du temps?

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Le logiciel de suivi du temps est une alternative bienvenue aux outils de suivi manuel du temps. Le logiciel de suivi du temps est maintenant considere comme un logiciel de gestion et un systeme de suivi de base. Les petites entreprises peuvent investir et mettre en oeuvre divers logiciels et outils de suivi du temps. Tout d'un simple suivi de temps au meilleur logiciel de gestion du temps est utilise par les petites entreprises du monde entier.

Toute application mobile qui a le suivi du temps comme objectif principal est consideree comme un outil de suivi du temps. Un chronometre enregistre les entrees d'horloge temporelle par utilisateur en vitesse en temps reel. Le meilleur suivi de temps est un composant essentiel d'un systeme de suivi du temps et d'une suite logicielle de gestion plus grande.

Une application liee a un logiciel de suivi qui peut ne pas venir immediatement a l'esprit est la reduction du temps de vol des employes. Des etudes montrent que le vol de temps par les employes est un probleme important qui motive souvent les initiatives de surveillance des employes. En fait, 43% des employes declarent avoir exagere leurs heures de travail par le passe. Le meilleur systeme de suivi du temps fournit des donnees et des analyses faciles a utiliser pour la revision, rendant la surveillance des employes plus simple et accessible.

Avec les meilleurs outils de temps, des processus complexes comme le suivi de la facturation et le suivi des depenses sont un jeu d'enfant. Les heures facturables peuvent etre facturees aux clients a une vitesse quasi en temps reel une fois les entrees de temps approuvees. Les heures non facturables peuvent etre integrees dans le suivi des depenses avec la meme application quasi en temps reel. En fin de compte, le meilleur logiciel de suivi du temps a de nombreuses applications precieuses pour les petites entreprises et les grandes entreprises.

Pourquoi utiliser le logiciel de suivi du temps

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Les petites entreprises qui recherchent pourquoi elles devraient utiliser un logiciel de suivi du temps decouvrent souvent qu'il n'y a vraiment aucune raison de ne pas le faire. Les petites entreprises peuvent decouvrir qu'il y a des preoccupations des membres de l'equipe et de la direction concernant la mise en oeuvre du logiciel de suivi du temps. Un probleme de logiciel de suivi qui peut avoir besoin d'etre discute est son cout. Le meilleur systeme de suivi du temps peut venir avec des couts initiaux eleves. Toutefois, les petites entreprises doivent s'assurer de ne pas oublier la reduction du temps consacre aux processus manuels lies a la mise en oeuvre du systeme de suivi.

Le prix joue un role important pour les petites entreprises qui cherchent a choisir la meilleure option logicielle de suivi du temps possible. De nombreux fournisseurs de logiciels offrent un essai de plusieurs jours aux petites entreprises pour essayer gratuitement et sans obligation future. D'autres exigent des depots par carte de credit avant meme que les petites entreprises commencent des periodes d'essai gratuites. Un systeme de suivi du temps peut offrir un paiement unique tandis que d'autres facturent par utilisateur ou par mois. Avant d'investir dans un systeme de suivi du temps, les petites entreprises devraient s'assurer de verifier les essais logiciels de suivi du temps libre. Les petites entreprises qui commencent des offres d'essai gratuit peuvent beneficier de fonctionnalites avancees de suivi avant d'effectuer des achats importants par carte de credit.

La resistance des membres de l'equipe a l'egard du changement est une preoccupation qui est aussi courante. Les membres de l'equipe qui ont utilise des processus manuels de suivi du temps peuvent hesiter a modifier leurs methodes. Lorsque les petites entreprises introduisent un logiciel de suivi du temps aux membres de l'equipe, cela aide a mettre en evidence les avantages escomptes. Les petites entreprises devraient egalement s'assurer de fournir un soutien supplementaire aux membres de l'equipe si necessaire. Le meilleur systeme de suivi du temps aura des representants des centres d'aide disponibles. Les membres de l'equipe plus experimentes peuvent egalement offrir une aide logicielle a des employes moins experimentes.

Les avantages du logiciel de suivi du temps

Le logiciel de suivi du temps fournit aux grandes et petites entreprises de nombreux avantages significatifs. De la productivite des employes au suivi automatique du temps, les avantages sont ressentis a la fois par les membres de l'equipe et par le lieu de travail de facon plus generale. Les avantages notables que le meilleur systeme de suivi du temps offre comprennent-

1. Productivite

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La productivite des employes est un sujet brulant dans les initiatives de suivi des employes. Il existe des idees fausses communes concernant la productivite des employes que toutes les petites entreprises devraient comprendre. Une idee fausse repandue de la productivite des employes est que le nombre d'heures travaillees augmente les niveaux de productivite des employes. Une autre idee fausse courante est que le multitache peut augmenter les niveaux de productivite des employes. Cependant, des etudes revelent que le multitache peut reduire la productivite des employes jusqu'a 45%! Heureusement, le meilleur systeme de suivi du temps aide les gestionnaires de projet et les membres de l'equipe a etablir des priorites et a utiliser le temps le plus efficacement possible. Par consequent, le meilleur systeme de suivi du temps aide les niveaux de productivite des employes a rester eleves a long terme.

2. Moral

Des etudes montrent que la productivite des employes est fortement correlee avec le moral des employes. En fait, le moral des employes influe non seulement sur les niveaux de productivite des employes, mais aussi sur l'efficience et l'efficacite en milieu de travail Les gestionnaires de projet et les proprietaires d'entreprise peuvent utiliser les meilleurs outils de suivi du temps et les meilleurs logiciels de gestion pour stimuler le moral des employes. Par exemple, les membres de l'equipe peuvent recevoir une retroaction positive sur la gestion du temps et la gestion du projet afin d'accroitre encore le moral.

3. Responsabilite

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Le meilleur systeme de suivi du temps est un excellent moyen d'etablir et de maintenir la responsabilite. L'accessibilite en temps reel permet aux petites entreprises de suivre le temps consacre par les employes aux taches par utilisateur. Les membres de l'equipe sont egalement plus susceptibles de se tenir responsables lorsqu'ils peuvent suivre les heures de travail individuellement. Ainsi, le meilleur systeme de suivi du temps profite a la fois aux membres de l'equipe et aux petites entreprises dans leur ensemble.

Conclusion pour le logiciel de suivi du temps

  • Le logiciel de suivi du temps est un excellent outil pour les petites entreprises et les grandes entreprises.
  • La productivite des employes est directement affectee par le systeme de suivi du temps en place.
  • Les avantages du meilleur logiciel de suivi du temps vont de l'augmentation de la productivite des employes a une responsabilisation optimisee.

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