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Orologi biometrici a tempo - Che cosa sono e come beneficiano il tuo business orologi

biometric time clocks what they are how they benefit your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Introduzione

E essenziale che i proprietari di piccole e medie imprese, specialmente quelli con un gran numero di dipendenti su contratti orari, siano in grado di tenere un registro accurato di quando i membri del personale iniziano e terminano il lavoro. Cio puo aiutare queste aziende a pagare con precisione i salari e a semplificare il libro paga.

Ci sono molti modi in cui le aziende possono tenere traccia dell'orario e delle presenze. Una delle piu recenti soluzioni di monitoraggio del tempo consiste nell'utilizzare un orologio biometrico. Questi orologi utilizzano dati biometrici per fornire tutti i benefici regolari di un sistema di timbro o swipe-in, con il vantaggio aggiunto di essere piu facile da usare e piu difficile da ingannare il sistema.

In questo articolo scopriremo quali orologi biometrici sono il modo in cui aiutano la tua azienda.

A Look at Legacy Time Tracking Options

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Al fine di comprendere veramente i vantaggi di un sistema di clock biometrico, dovremmo prima esaminare le altre opzioni che le aziende hanno per registrare le ore lavorate dai dipendenti e spiegare perche queste soluzioni sono talvolta problematiche.

I manager e i proprietari di aziende hanno tre opzioni principali per monitorare il tempo in cui ogni dipendente e programmato per lavorare. Pianificazioni, carte timbro, e carte di scorrimento.

Pianificazioni
L'opzione di monitoraggio piu di base aziende hanno e quello di utilizzare semplicemente un programma e assumere dipendenti bastone ad esso.

Questa puo essere una buona soluzione per le piccole imprese in cui il manager e in grado di adottare un approccio pratico per verificare la presenza. Se il manager sta lavorando ogni giorno e ha solo un paio di dipendenti, e piu gestibile per garantire che tutti rispettano il programma e apportare modifiche se un individuo e in ritardo o assente.

Tuttavia, sorgono problemi con l'aumentare del numero di dipendenti di un'azienda. Avere molti dipendenti che lavorano in orari o luoghi diversi rende quasi impossibile per i manager di tenere d'occhio tutti e controllare che stavano effettivamente lavorando quando hanno detto che erano.

Sapere quando i dipendenti sono arrivati leggermente in ritardo o sono usciti prima di quanto si supponesse e quasi impossibile in questa situazione.

Naturalmente, i manager possono delegare il lavoro di monitoraggio del tempo ai supervisori. Tuttavia, puo ancora essere difficile tenere traccia dei cambiamenti, soprattutto quando si tratta di inserire aggiustamenti dell'ultimo minuto nel libro paga.

Timbro e Swipe Carte Le
altre opzioni di monitoraggio del tempo sono il clock nelle carte. Questo puo essere sotto forma di carte timestamp che stampano l'ora esatta in cui il dipendente arriva e lascia il lavoro su un documento dedicato o carte di scorrimento che funzionano come carte di credito e memorizzano i dati elettronicamente.

Si tratta di un miglioramento della soluzione di pianificazione, in particolare per le aziende con un numero maggiore di personale.

Tracciando quando un dipendente pugni dentro e fuori dal lavoro, consente alle aziende di pagare l'importo esatto che devono. Evidenziano anche se i dipendenti lasciano abitualmente il lavoro presto, arrivano in ritardo o non si presentano affatto.

Tuttavia, mentre un miglioramento rispetto all'utilizzo di una pianificazione scritta, queste soluzioni hanno ancora problemi.

Il problema piu grande e che possono essere facilmente ingannati facendo passare da un dipendente una carta a un altro per punch in. Questo e un problema noto come pugno amico. Imbrogliare il sistema in questo modo puo avere costi di business significativi e come esploreremo piu avanti nell'articolo e una pratica sorprendentemente diffusa.

Buddy pugni non e' l'unico problema con queste carte. Ci sono anche problemi se, ad esempio, un dipendente ha dimenticato di effettuare il check-out quando lascia il lavoro, o se il dipendente deve lavorare fuori sede.

Inoltre, se una societa utilizza carte francobolli piuttosto che carte elettroniche, qualcuno di HR (o i proprietari di imprese) dovra inserire tutto il tempo lavorato nel libro paga. Questo e un compito che richiede molto tempo.

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Che cos'e un orologio biometrico?

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Un orologio biometrico e un modo di tracciare le ore lavorate che utilizza i dati biometrici per confermare che il dipendente punching in e chi dicono siano. Si tratta di una soluzione di monitoraggio del tempo piu avanzata e sicura. Gli

orologi biometrici del tempo hanno molti dei vantaggi del software di tracciamento del tempo di cui sopra, mentre affrontando alcune delle preoccupazioni.

Queste macchine utilizzano comunemente scanner di impronte digitali per verificare l'identita di una persona, poiche le impronte digitali sono facili da usare e considerate sicure. Inoltre, la maggior parte delle persone ha familiarita con la tecnologia in quanto una forma e stata disponibile sugli smartphone per anni. Tuttavia, in teoria, qualsiasi pezzo di dati biometrici potrebbe essere utilizzato, comprese le scansioni facciali e iride.

Lo scanner biometrico si trova solitamente nel luogo di lavoro, forse dove si trovava il lettore di schede di timbro o scorrimento. In genere sono collegati a un sistema che memorizza automaticamente tutti i dati raccolti.

Come funzionano gli orologi a tempo biometrico

Mentre questi sistemi sono tecnologicamente molto piu avanzati rispetto alle carte di timbro o alle schede di scorrimento, il modo in cui lavorano per dipendenti e imprenditori non e cosi diverso.

Innanzitutto, l'azienda ha bisogno di un terminale biometrico. Ha quindi bisogno di impostare profili per tutti i dipendenti e raccogliere dati biometrici da ciascuno di essi (per mantenere le cose semplici, d'ora in poi assumeremo che i dati biometrici utilizzati siano un'impronta digitale). Queste scansioni di impronte digitali vengono quindi memorizzate in modo sicuro.

Una volta che l'azienda ha un record di ogni dipendente, i dipendenti devono scansionare le loro impronte digitali ogni volta che arrivano al lavoro. Questo li orologio in, molto simile a come una scheda strisciamento avrebbe cronometrato in passato.

Una volta che i dipendenti terminano i loro turni e sono pronti a partire, devono scansionare le loro impronte digitali per effettuare il check-out. Questo avvisera il sistema quando un dipendente ha terminato un turno.

I responsabili possono quindi accedere ai dati per vedere chi e stato al lavoro e per quanto tempo. Questo fornisce informazioni utili sulle tendenze del lavoro, che esamineremo di seguito.

I vantaggi dell'utilizzo di un biometrico Time Clock

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biometrico hanno molti vantaggi rispetto ad altri metodi di monitoraggio del tempo dei dipendenti. Ecco uno sguardo ad alcuni di loro.

Meno possibilita di clock ins/clock out non autorizzati
Il vantaggio chiave di un orologio biometrico e quanto e sicuro. Gli scanner di impronte digitali biometrici sono quasi impossibili da ingannare. Cio significa che i dipendenti possono effettuare il check-in solo quando sono effettivamente sul posto di lavoro.

Questo elimina il problema del pugno di un amico quando un dipendente da un amico all'azienda il suo orologio in carta pugno o scheda di scorrimento e chiede all'amico di effettuare il check-in per loro.

Risparmia denaro
Riducendo la punzonatura di amici e altri tipi di furto di tempo, la tua azienda non paghera piu i dipendenti per il lavoro che non hanno completato. Questo fara risparmiare denaro alla tua azienda.

Mentre si puo pensare che il furto di tempo sia prevalente solo nelle grandi aziende che non e necessariamente il caso.

Gli studi hanno scoperto che molti datori di lavoro sperimentano furto di libro paga relativo alla punzonatura di amici, mentre il 43% dei lavoratori orari ha ammesso di esagerare la quantita di tempo in cui ha lavorato durante un turno.

La vostra azienda risparmiera anche sulla necessita di produrre carte di timestamp o di strisciare carte per nuove assunzioni, semplificando il processo di onboarding.

Economico da implementare
Tutti questi vantaggi di risparmio di denaro non sarebbe molto buono se l'impianto di un sistema di monitoraggio del tempo biometrico fosse proibitivamente costoso. Per fortuna non e cosi.

Le piccole imprese possono ottenere soluzioni biometriche a partire da soli 29 dollari al mese per localita. Questo prezzo significa che non ci vorranno enormi risparmi in altre aree prima che la tua azienda inizi a vedere un ritorno positivo sul suo investimento.

Meno lavoro amministrativo per la gestione
Automatizzare il processo di registrazione delle ore lavorate significa meno lavoro amministrativo per i responsabili. Questo puo liberare quantita significative di tempo dal programma dei manager che sono, a ogni probabilita, gia molto occupati. Gli


orologi biometrici sono facili dausare per dipendenti e manager. I dipendenti non sono piu gravati dal dover portare con se carte. Invece, tutto cio che e richiesto a loro e di scansionare le loro impronte digitali per orologio in.

Non ci saranno piu problemi con le persone che perdono le loro carte o le dimenticheranno a casa.

Ci sono grandi vantaggi anche per i manager.

Il tempo impiegato dai dipendenti viene automaticamente memorizzato in un database senza alcuno sforzo per loro conto. I manager trascorreranno anche meno tempo a modificare o aggiungere tempo lavorato a causa dei dipendenti che non hanno avuto il loro pugno in carte con loro.

Aumento della fiducia dei dipendenti
Un vantaggio di rimuovere il problema della punzonatura dei compagni e l'aumento della fiducia dei dipendenti. Sai senza dubbio che un dipendente lavorava quando dicevano di averlo fatto. Allo stesso tempo, i dipendenti sanno che ogni ora lavorata e una per cui saranno pagati.

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Soluzione ottimale - Combina un orologio biometrico con il monitoraggio del tempo

Al fine di ottenere tutti i vantaggi di un orologio biometrico, combinalo con un'app di monitoraggio del tempo. Questo fornira alla tua azienda una soluzione completa per il monitoraggio del tempo dei dipendenti.

L' aggiunta della funzionalita dell'app mobile al tracker del tempo ha diversi vantaggi, tra cui

  • Semplificare il libro paga - L'utilizzo di una soluzione che tiene traccia automaticamente del tempo rende il libro paga piu facile e preciso. Non c'e bisogno di inserire manualmente il tempo che i dipendenti hanno lavorato, le schede attivita devono solo essere controllate e finalizzate prima di essere inviate al ciclo paghe. I manager possono modificare il libro paga in movimento e controllare chi lavora utilizzando l'app.
  • Garantire la conformita con le leggi sul lavoro - Le app di monitoraggio del tempo forniscono informazioni sia ai dipendenti che ai manager per avvisarli quando il personale potrebbe essere a rischio di infrangere le leggi sul lavoro. Un esempio di questo in uso e un manager che viene notificato che un dipendente ha lavorato per troppe ore di fila e li ha inviati in una pausa.
  • Mantenere un registro di tutti i check in/check out - Le app che tengono un registro di tutti i check in e check out dei dipendenti consentono ai manager di parlare con i dipendenti che sono costantemente in ritardo o premiare quelli che mantengono bene il tempo. Consentono inoltre ai proprietari di aziende di vedere dove sono state apportate modifiche per verificare la presenza di modelli sospetti.
In definitiva, gli orologi biometrici e il software di monitoraggio del tempo rendono il controllo della presenza dei dipendenti piu semplice e preciso. L'aggiunta di un'app mobile nel mix lo rende ancora piu conveniente anche per i proprietari di aziende e manager.

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