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Ottenere il monitoraggio dei dipendenti giusto con i calcolatori di tempo

getting employee tracking right with time clock calculators
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Metodi di monitoraggio del tempo obsoleti - Qual e il grosso problema?

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Gestire il tempo e la frequenza dei dipendenti (clock in e out) e un problema in se, ma con una forza lavoro mobile, hai un problema completamente nuovo tra le mani. Le

calcolatrici del tempo sono sistemi automatizzati basati sul cloud che consentono ai dipendenti di eseguire l'orologio utilizzando un'app sui loro telefoni e con la funzione di geo-tagging aggiunta, sai che sono sul campo quando punch in/out.

Il fatto che tutto sia digitale e che i dati siano re nel 21 secolo dovrebbe essere sufficiente a convincere qualsiasi azienda a passare a metodi piu moderni di cronometraggio dei dipendenti, ma saresti sorpreso di sapere che questo non e il caso.

Molte aziende di piccole dimensioni si sentono a proprio agio con sistemi secolari, come le schede punch o le schede presenze, in quanto potrebbero vivere secondo il classico detto, Se non e rotto, non risolvere il problema. E un sistema che funziona per loro in questo momento, quindi presuppongono che sia la soluzione migliore.

Tuttavia, tenere traccia di quando i dipendenti entrano, fare pause o fare gli straordinari e facile da monitorare solo quando si dispone di una manciata di dipendenti da monitorare, ma man mano che la forza lavoro aumenta, non e possibile fare affidamento solo sui programmi dei turni per calcolare il ciclo paghe.

Inoltre, questi metodi inaffidabili spesso portano a furti di tempo a causa di un monitoraggio improprio. Pertanto, qualsiasi azienda che desideri crescere deve passare a nuove soluzioni di frequenza che richiedono maggiore responsabilita da parte del dipendente e rendere il tuo lavoro piu facile.

Le aziende che hanno dipendenti che lavorano in siti remoti, ad esempio server che gestiscono un evento fuori sede, possono trarre vantaggio in particolare dall'utilizzo di un calcolatore di orologi temporali.

Ti aiuta a rimanere in cima alle leggi sul lavoro

Se stai calcolando manualmente l'orario di lavoro del tuo dipendente, c'e un'alta probabilita che tu cada con un gran numero di aziende che fanno errori di calcolo. In realta, c'e un 1% -8% del tasso di errore di calcolo nelle organizzazioni che utilizzano metodi convenzionali di cronometraggio.

Questo, non importa quanto involontario, e una violazione delle leggi sul lavoro e puo aprire fino a sanzioni IRS e cause legali.

Considerate questo, il 40% delle PMI devono pagare una media di $845 in penalita IRS ogni anno.

Un modo per evitare questo e quello di rendere le politiche che mantengono il vostro business aggiornato con le normative sul lavoro; un altro e quello di investire in una soluzione intelligente di cronometraggio, come un calcolatore di orologi temporali.

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Regolare la conformita

Il FLSA (Fair Labor Standards Act) e la legge federale che stabilisce salario minimo, straordinari, registrazione e le specifiche per i dipendenti non esenti, ecc La legge richiede anche alle aziende di tenere registri precisi delle ore di lavoro dei dipendenti per almeno due anni, disponibili per l'ispezione.

Anche se non imposta un metodo standard di cronometraggio, l'utilizzo di schede punzonate e schede attivita puo essere molto difficile soprattutto perche e necessario memorizzare e mantenere i dati prontamente disponibili per lunghi periodi di tempo.

Per prima cosa, i dati fisici occupano molto spazio di archiviazione o archiviazione ed e difficile da gestire. Puo portare a problemi come errori umani, duplicazione dei dati, o non avere backup dei record.

Considera che hai archiviato erroneamente i dati di un dipendente e che e imminente un audit governativo; ora devi sprecare un sacco di tempo e sforzi per trovare quei dati per evitare una penalita.

La perdita di dati e un altro problema molto reale che viene fornito con la memorizzazione manuale dei dati. I tuoi registri possono essere distrutti a causa di incidenti o disastri naturali, e anche questo puo metterti in un sacco di guai con il governo. A peggiorare le cose, un gran numero di piccole imprese non riapre mai dopo un disastro poiche semplicemente non riescono a far fronte alla perdita di dati.

Con le app relative al tempo e alle presenze dei dipendenti, il metodo moderno e possibile archiviare grandi quantita di informazioni in posizioni cloud remote. Cio garantisce che i dati siano facilmente disponibili in qualsiasi momento e non dovrete piu preoccuparvi di verifiche a sorpresa.

Registrare con precisione

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gli straordinari Secondo un rapporto di NERA, le aziende tendono a farsi causa per il rimborso improprio del pagamento degli straordinari 42% del e potresti finire allo stesso modo se non stai attento.

Secondo la legge, l'orario di lavoro dei dipendenti non esenti deve essere documentato in modo efficiente per determinare l'ammissibilita al risarcimento.

Infatti, FLSA richiede che questi dipendenti siano pagati per gli straordinari anche se non e autorizzato e non c'e vittoria finanziaria in questa situazione se si paga, si spendera piu soldi del previsto e se non lo si fa, allora si potrebbe ottenere penalizzato.

Anche se i sistemi cartacei non sono completamente inetti a tenere questi registri, possono rendere il calcolo di queste ore un compito molto difficile.

Grazie ai dati facilmente accessibili e ordinati in modo efficiente, e possibile tenere traccia degli straordinari dei dipendenti e decidere se assumere altri lavoratori sarebbe piu conveniente.

Gestire meglio i lavoratori remoti

E molto piu difficile tenere traccia di un dipendente che lavora sul campo, di uno che entra ogni giorno e puo essere visibilmente considerato.

Questo puo causare un sacco di problemi per la vostra azienda che possono essere facilmente evitati aggiornando il vostro sistema di presenze e cronometraggio.

1. Riduce le perdite di memoria
Prendiamo per esempio che possiedi una piccola azienda di catering, e la posizione di ogni evento varia da giorno per giorno, settimana per settimana.

Per essere certi di poter monitorare in modo accurato e semplice le ore che i dipendenti hanno messo in, chiedi loro di compilare una scheda attivita alla fine di ogni settimana.

Cio ti consentira di calcolare i salari settimanali per ogni dipendente e persino di tenere conto sistematicamente delle ore straordinari in modo che non ci siano sorprese alla fine del mese.

Anche se questa puo sembrare una buona soluzione, siamo qui per dirvi che non e cosi grande come sembra. Anzi, stai perdendo soldi senza nemmeno rendertene conto.

Ma non devi crederci la parola.

In genere, le persone che accedono meno frequentemente non sono cosi accurate a tenere traccia del loro lavoro e i dipendenti che accedono alle loro ore solo una volta alla settimana non sono in grado di tenere registri precisi. Stranamente, i dipendenti sono anche piu propensi a ricordare di aver lavorato piu ore di quanto non abbiano effettivamente fatto.

Un calcolatore di tempo consente di mantenere in modo efficiente il tempo anche dei dipendenti remoti su base giornaliera, il che significa che e possibile ridurre eventuali costi aggiuntivi a causa di perdite di memoria.

2. Le
app per schede attivita Paperless Accessibilita e disponibilita su piu canali sono ideali per la gestione di dipendenti remoti e mobili anche se non si desidera eliminare il punch-clock della vecchia scuola.

Questa accessibilita cross-channel aiuta i tuoi dipendenti e tu a tenere traccia delle ore di lavoro.

I manager possono facilmente monitorare chi ha clock in o clock out e se erano in ritardo o meno; le ore di lavoro non completate possono essere evidenziate per migliori calcoli salariali.

Con la funzione di geo-tagging che una buona app di cronometraggio offre, e possibile vedere la posizione in tempo reale dei vostri lavoratori in ogni momento, anche mentre il tempo dentro e fuori, in modo da sapere che non hanno effettuato l'accesso da un bar a un isolato di distanza.

Con queste app, puoi anche pianificare il lavoro prima del tempo, in modo che non ci siano lacune di comunicazione o discrepanza tra la forza lavoro a terra e i manager.

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Revisione dell'analisi della spesa temporale basata sulle attivita

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E spesso difficile tenere sotto controllo le attivita che richiedono piu tempo e sforzi, motivo per cui la maggior parte dei lavoratori viene pagata allo stesso modo. Anche se questo potrebbe non sembrare un gran problema, puo influire negativamente sulla tua attivita nei seguenti modi.

1. Significhi che sei sia sottopagante o in eccesso dipendenti
Lo stesso stipendio su tutta la linea significa che ogni lavoratore viene pagato la stessa tariffa oraria, nonostante il richiesto/complessita del lavoro.

Prendiamo ad esempio due lavoratori; entrambi mettono al lavoro 8 ore al giorno.

Mentre uno di questi puo dedicare piu tempo alle pause a causa di meno carico di lavoro, l'altro sta utilizzando tutte le sue ore di lavoro per completare l'attivita a portata di mano.

Pagare entrambi questi dipendenti lo stesso stipendio significa che si sta pagando un dipendente piu di quanto si dovrebbe o l'altro meno di quanto meritano.

2. Puo rendere i lavoratori che hanno compiti di lavoro pesanti sentire
poco apprezzato salario e distribuzione del lavoro puo influenzare la lealta dei dipendenti e probabilmente non si vuole trattare con una forza lavoro scontenta soprattutto se non si e in loco per affrontare le conseguenze.

Allora, qual e' la soluzione? Semplice, utilizzare un'app di cronometraggio.

Questi possono aiutare a monitorare le attivita che richiedono piu lavoro e quando ogni dipendente ha punzonato e fuori delle pause in modo da poter analizzare e calcolare le valutazioni/salari di conseguenza.

Notificazioni in tempo reale

Comunicare con i dipendenti remoti puo essere un problema.

Come li dirigi per quanto riguarda le nuove attivita o per apportare modifiche alla pianificazione?

Ancora piu importante, in che modo garantisci la massima produttivita e coinvolgimento?

Secondo uno studio condotto da Gallup, i dipendenti disimpegnati sono il 49% piu inclini a causare incidenti e il 60% in piu di probabilita di commettere errori. Questo puo costare alla tua azienda $450 a $550 miliardi annualmente in perdite di produttivita.

Con un calcolatore di tempo, e possibile aggiungere comodamente le ore che i dipendenti hanno lavorato, programmare e riprogrammare le attivita e monitorarle attraverso notifiche in tempo reale di pause.

E inoltre possibile utilizzare questa funzione per ricordare ai dipendenti che e ora di prendersi una pausa inviando notifiche che possono ricevere sui loro telefoni.

Suggerimenti aggiuntivi Prima di effettuare lo switch

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Se ora ti stai appoggiando a ottenere una soluzione automatizzata per la conservazione del tempo e la presenza per la tua azienda, allora sei sulla strada giusta. Ma installare e aggiornare non sempre significa risultati immediati.

Ecco alcune cose che dovrai prendere in considerazione prima di fare il salto.

Problemi attuali
Prima di poter cercare la soluzione esatta, e importante fare un elenco di tutti i problemi che devono essere ordinati.

In che modo la vostra azienda soffre a causa di metodi di frequenza obsoleti? Potrebbe essere qualsiasi cosa, dal pugno amico ai dipendenti che lavorano durante le ferie retribuite.

Analizza ogni situazione e scopri quale funzionalita dell'app puo aiutarti con il problema.

Capire i tuoi dipendenti
Non importa quanto sia efficiente un sistema che installi, un dipendente disonesto cerchera sempre di imbrogliare il sistema.

Prima che tali lavoratori minacciino la sicurezza e la credibilita dei vostri nuovi metodi di mantenimento della frequenza, probabilmente sarebbe meglio metterli in evidenza e adottare le misure necessarie.

Cerca di scoprire quali sono le loro lamentele e cosa li ha portati a fare i passi che hanno fatto. Questo puo anche aiutare a venire a conoscenza di problemi nei criteri di lavoro che non sapevi esistessero.

In conclusione, considera come i tuoi dipendenti firmano sia il metodo che la frequenza ha quando un impatto clamoroso sulla tua azienda.

Non solo le misure errate di cronometraggio possono portare a problemi finanziari, ma possono anche mettervi in difficolta legali come cause legali e sanzioni.

L' efficienza dei dipendenti puo anche essere influenzata, soprattutto se lavorano in remoto meno controllo significa meno bisogno per loro di mettere fuori il loro meglio.

Con i calcolatori di tempo di Zip Clock, i dipendenti vengono contabilizzati ogni secondo che hanno messo in per il loro lavoro, indipendentemente da dove si trovano.

Per ulteriori informazioni su come il software di presenze online puo aiutare la vostra azienda, visitate il nostro sito web per vedere tutte le caratteristiche distinte offerte.

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