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Gestione del tempo e delle presenze dei dipendenti con un orologio biometrico

managing employee time and attendance with a biometric time clock
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

I metodi tradizionali di misurazione della frequenza dei dipendenti

sono i giorni in cui i responsabili possono mantenere le scritture contabili per tenere traccia del tempo dei dipendenti e determinare il numero di ore lavorate.

Tali schede presenze scritte a mano sono state in pratica da tempo immemorabile. Puo essere scioccante per alcuni, ma molte aziende utilizzano ancora gli stessi metodi per monitorare il tempo e la frequenza dei loro dipendenti.

Tuttavia, questo metodo e estremamente inefficiente e improduttivo per gli uffici moderni. Perde tempo per i dipendenti e i datori di lavoro e corre il rischio di inseguimento del tempo disonesto per entrambi.

Altre aziende utilizzano carte punch, un altro metodo tradizionale per tenere traccia della presenza dei dipendenti. Questo comporta mettere timestamp su carta dipendente punch card con una macchina interessante, questa pratica e cio che ha dato origine al termine orologio nelle ore 'indietro nel giorno.

Il problema con le carte punch e che permette ai dipendenti di sfruttare una debolezza nel sistema; possono dare la loro carta a un amico 'al lavoro e chiedere loro di punzonarli dentro o fuori perche non e richiesta alcuna verifica personale.

I due metodi discussi rendono inoltre difficile per le aziende monitorare la presenza di dipendenti remoti. Considerate questo- fino al 70% dei professionisti lavora da remoto almeno una volta alla settimana. Invece, il 53% dei professionisti lavora a distanza per piu di tre giorni alla settimana. Le aziende che offrono ai propri dipendenti la maggiore flessibilita per lavorare da casa possono trovare backbreaking per tenere traccia del numero di ore lavorate; soprattutto nei casi in cui un dipendente non e in grado di inviare e-mail quando clocking in/out.

Se questo non bastasse, l'uso di schede presenze scritte a mano e di carte perforate complica il processo del libro paga. L'assenza di dati digitalizzati sulle presenze significa anche che e impossibile semplificare il processo di contabilita con l'aiuto di software digitalizzato.

Con tutti questi motivi in mente, sempre piu aziende sono alla ricerca di soluzioni piu intelligenti per il cronometraggio e un'opzione popolare e l'orologio biometrico. In poche parole, questa e un'alternativa affidabile e sicura ai metodi tradizionali di annotazione e monitoraggio del tempo e della frequenza dei dipendenti.

Le app biometriche relative al tempo e alle presenze dei dipendenti sono la soluzione

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Non molto tempo fa, gli scanner di impronte digitali e il software di riconoscimento facciale sono stati visti solo nei film o distribuiti in luoghi di lavoro altamente sensibili, come le agenzie governative.

Ora, gli orologi biometrici possono essere utilizzati dalle aziende in quasi tutti i settori, con una serie di applicazioni. Essenzialmente, questa tecnologia utilizza impronte digitali e riconoscimento facciale per eliminare eventuali possibilita di punch-in falsificati, e amplifica l'efficienza su tutta la linea, rispetto alle vecchie schede di scorrimento.

La tecnologia biometrica offre anche molti altri vantaggi. Ad esempio, consente alle aziende di raccogliere informazioni sul tempo dei dipendenti utilizzando orologi digitali del tempo, browser Internet, applicazioni mobili, ecc

In altre parole, un biometrico presenze app/software e un mezzo automatizzato per identificare un lavoratore in base alle loro caratteristiche fisiologiche o comportamentali.

Altri attributi biometrici comunemente misurati includono la voce, le vene del dito o del palmo e le iridi. Si tratta di dati identificativi univoci che non possono essere decodificati o altrimenti utilizzati per scopi fraudolenti. Inoltre, queste credenziali non possono essere perse, clonate o dimenticate.

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Funzionamento dell'hardware biometrico

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Quando un dipendente tenta di entrare in funzione, un dispositivo hardware biometrico confronta la scansione piu recente con i modelli pre-memorizzati nel database. Una volta che trova una corrispondenza esatta, al dipendente viene concesso l'ingresso e viene annotato il tempo.

Quando il dipendente effettua un orario in entrata o in uscita, le informazioni vengono salvate automaticamente in un sistema online accessibile da qualsiasi luogo. Questo da ai manager la possibilita di accedere al sistema in qualsiasi momento e rivedere i report con un semplice clic di un pulsante.

Possono facilmente monitorare le prestazioni di ogni singolo dipendente esaminando quanto tempo un dipendente lavora ogni giorno o se esce in anticipo. Possono anche mantenere un controllo su tutti i dipendenti e vedere se un determinato dipendente e disponibile nei locali al momento.

Inoltre, utilizzando le informazioni memorizzate nel database, i manager possono facilmente rivedere il tempo libero pagato e accedere a diversi report senza dover spendere troppo tempo a compilare i dati e entrare in contatto con diversi reparti all'interno dell'organizzazione.

I

datori di lavoro di ultima parola non sono gli unici che beneficiano di un orologio biometrico.

E importante formare i dipendenti e aiutarli a capire quali benefici apportano loro- niente piu errori di stipendio, problemi di pagamento straordinario e accessi fantasma per loro conto.

Quando si distribuisce software biometrico per orari e presenze, il monitoraggio dei dipendenti diventa semplice, il che a sua volta contribuisce anche a rafforzare la sicurezza aziendale e aumenta la privacy dei dipendenti.

Ancora meglio, gli orologi biometrici contribuiscono a garantire la conformita normativa e consentono alla tua organizzazione di mantenere record precisi di orari e presenze in linea con le leggi e le normative in materia di lavoro.

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