Pianificazione dipendente | 11 mins read

Informazioni sui programmi dei dipendenti

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduzione alla pianificazione dei dipendenti

Un programma dipendente e un documento che delinea il giorno e le ore di cui un dipendente ha bisogno per entrare nel lavoro. Un efficace sistema di programmazione aumentera la responsabilita dei dipendenti poiche comunica le aspettative. Garantisce inoltre che l'azienda abbia un buon equilibrio di membri del team per tutta la giornata. I clienti riceveranno quindi il servizio di qualita che meritano e la redditivita dello stabilimento aumentera.

L'importanza della programmazione dei dipendenti

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Una corretta pianificazione dei dipendenti e una componente fondamentale per la longevita di un'azienda. Assicurarsi che ci siano abbastanza membri del personale in un'azienda promuovera un flusso di lavoro e un ordine senza soluzione di continuita. Assicura inoltre che le attivita quotidiane e le responsabilita siano completate nel tempo, tutto il tempo.

I manager che hanno scadenti procedure di programmazione rischiano il morale e la motivazione dei loro dipendenti. Ad esempio, una costante carenza di personale si tradurra in carichi di lavoro piu pesanti e la necessita di multi-task. Cio aumentera successivamente i livelli di stress e produttivita. Per non parlare del fatto che le imprese a corto di personale porteranno a potenziali perdite di profitto. D'altra parte, i turni eccessivi di personale faranno si che i membri del personale si sentano inutili e invalutati. Inoltre, accantonano direttamente i costi della manodopera, che avranno un impatto significativo sui profitti dell'azienda.

Per evitare queste sfide, gli imprenditori devono adottare un sistema che garantisca una pianificazione efficace. Cio comporta la disponibilita dei dipendenti e il flusso di lavoro di bilanciamento. Si tratta inoltre di controllare i costi e monitorare attentamente la spesa.

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Diversi tipi di programmi di lavoro

Esistono diversi tipi di strutture di programma di lavoro che i manager possono sviluppare per i loro team. I migliori programmi dei dipendenti dipenderanno dalle esigenze aziendali e dalle ore di funzionamento. Gli esempi piu comuni di orari di lavoro che le aziende possono utilizzare sono i seguenti.

Pianificazione a tempo pieno

I programmi di lavoro a tempo pieno comprendono in genere 40 ore settimanali con 8 ore al giorno. I dipendenti a tempo pieno lavoreranno spesso gli stessi giorni o orari ogni settimana. Il risarcimento variera per ogni azienda, in cui alcuni pagheranno i salari orari, mentre altri pagheranno gli stipendi. Quasi tutte le organizzazioni offriranno benefici ai dipendenti per coloro che lavorano a tempo pieno. Cio include i giorni di ferie, l'assicurazione sanitaria e i fondi pensionistici.

Programmazioni a tempo parziale

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Chiunque lavori meno di 40 ore settimanali avra un programma part-time. I dipendenti part-time hanno molta flessibilita rispetto al personale a tempo pieno. Dal momento che non lavorano per la maggior parte della loro giornata, hanno piu disponibilita e tempo personale. Tuttavia, il personale part-time non guadagna vantaggi simili a quelli dei team a tempo pieno. Tendono anche ad avere orari incoerenti che cambiano settimanalmente.

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Pianificazione fissa

I programmi fissi si riferiscono a programmi con un insieme coerente di giorni lavorativi e ore. In genere rimangono gli stessi per tutta l'occupazione di una persona. I dipendenti a tempo pieno e part-time possono avere orari fissi; hanno solo bisogno di concordare con i datori di lavoro circa le loro ore prima di lavorare.

Rotazione dei programmi turni

I programmi di turni rotanti sono programmi che ciclo i dipendenti durante diversi turni. Questo e piu comune tra i settori dell'assistenza sanitaria e dell'ospitalita poiche hanno bisogno di dipendenti che lavorano 24/7. Con un programma di rotazione, una certa squadra non sara bloccata in un turno meno desiderato come i turni di notte.

Come creare un programma dipendente

In generale, la creazione del programma perfetto dei dipendenti richiedera molto tempo. Soprattutto se gli imprenditori utilizzano metodi tradizionali di carta e penna, il processo di programmazione puo essere complesso. Tuttavia, le aziende possono ottimizzare questo processo seguendo questi passaggi.

1. Definizione dei requisiti aziendali

Al fine di sviluppare un programma di lavoro efficace, i manager devono determinare quali sono le esigenze della loro azienda. Cio comporta l'identificazione delle competenze e delle risorse specifiche che ogni turno ha bisogno per svolgere bene. Devono inoltre stabilire ore di funzionamento e come dividere la giornata in turni. La gestione dovrebbe anche prendere in considerazione le diverse attivita che devono essere eseguite ogni turno.

2. Preparazione e pianificazione

Non aspettare fino alla settimana prima per creare pianificazioni. Cio causera solo piu stress per la direzione e i dipendenti. Invece, creare le pianificazioni in anticipo e inviarle tempestivamente ai dipendenti. Cio consentira ai membri del personale di pianificare il loro tempo di conseguenza e di apportare le modifiche necessarie prima del tempo.

3. Definizione dei criteri

Ogni azienda ha bisogno di politiche di pianificazione che delineino swap a turni, turni, richieste di time-off e giorni di ferie. Quando i dipendenti sapranno come inviare richieste e trovare copertura per i turni, ci sara meno ritardo e assenteismo. Inoltre, i manager non avranno bisogno di scramble per trovare le sostituzioni all'ultimo minuto.

4. Raccogli disponibilita dei dipendenti

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Prima di sviluppare una nuova pianificazione, i manager devono compilare le disponibilita dei dipendenti. Cio comporta i giorni specifici in una settimana e le ore in un giorno in cui un dipendente e in grado di venire a lavorare. E importante che le aziende si impegnino a fare del loro meglio per soddisfare le preferenze di turno del proprio personale. Questo dimostrera che apprezzano il loro tempo e il loro lavoro. A loro volta, i dipendenti si sentiranno apprezzati e soddisfatti.

5. Approva tempestivamente le richieste

I manager dovrebbero approvare le richieste di time-off e gli swap di turno in base al primo arrivato, primo servito. In tal modo si assicurera che il calendario dei programmi sia aggiornato e che le richieste vengano gestite in modo efficiente. Sara inoltre incentivare i dipendenti a apportare modifiche ai loro programmi rapidamente.

Conseguenze della pianificazione impropria dei dipendenti

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Pratiche di pianificazione improprie possono causare molti svantaggi per le aziende. Di seguito sono riportate le conseguenze di una programmazione inefficace.

  • Operazioni poco lustro - Quando i dipendenti sono superati o sono a corto di personale, i flussi di lavoro saranno ritardati. I clienti non saranno serviti in modo efficace e le attivita si esauriranno o non saranno completate in tempo.
  • I manager perdono credibilita - I dipendenti hanno bisogno di una struttura coerente con le loro pianificazioni. Se i manager commettono continuamente errori o inviano programmi troppo tardi, perderanno la loro credibilita. I membri del personale si sentiranno invalutati e troveranno i loro manager inaffidabili.
  • Inefficienza- scadenze scadenti renderanno piu difficile per i dipendenti lavorare in modo efficiente. Errori, come la carenza di personale, renderanno piu difficile per i team svolgere il proprio lavoro e diminuiranno la produttivita.
  • Aumento dei conflitti - C'e una maggiore probabilita di stress e conflitti tra i dipendenti quando i programmi sono fatti in modo impreciso.
  • Morale basso e scarsa conservazione - La pianificazione del personale nei giorni in cui non sono disponibili, ad esempio, diminuira il morale. Alla fine, vorranno trovare un nuovo lavoro in cui il loro tempo e le loro preferenze sono valutati.
  • Maggiori costi - Una programmazione scadente puo comportare straordinari incontrollati. Cio puo avere un impatto significativo sulla situazione finanziaria di un'azienda. Inoltre, in termini di aumento del fatturato, i datori di lavoro dovranno spendere piu soldi per reclutare e assumere nuovo personale.
  • Reputazione negativa - I membri del team che lasciano un'azienda a causa di un'esperienza negativa possono condividere recensioni scadenti con i loro amici e colleghi. Cio influira sulla reputazione complessiva di un'azienda e sul nome del marchio.

Come risolvere i problemi di pianificazione dei dipendenti

E evidente che una programmazione scadente e impropria puo avere un grande impatto sulla forza lavoro e sul funzionamento di un'azienda. Questo puo essere mitigato se i manager identificano i loro errori di programmazione e li correggono il prima possibile. Di seguito sono riportati alcuni dei problemi di pianificazione piu comuni e come le aziende possono risolverli.

1. Sottopersonale

E impossibile dire il futuro e sapere esattamente quanti clienti entreranno in un negozio o in un ristorante. Spesso, i manager possono accidentalmente avere meno personale nei tempi previsti di quello che e necessario il giorno di.

Per evitare cio, le aziende devono prevedere in modo efficace le loro vendite e le esigenze di manodopera. Cio comporta la valutazione dei dati storici delle vendite per determinati periodi. I manager dovrebbero anche chiedere il feedback dei dipendenti. Dal momento che lavorano direttamente con i clienti, avranno preziosi approfondimenti su cio di cui il turno ha bisogno.

2. Programmazione eccessiva dei dipendenti

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Pianificare un membro del team troppe ore si tradurra in esaurimento e affaticamento. A loro volta, saranno piu propensi a smettere e trovare un altro lavoro. Per evitare una programmazione eccessiva, i manager devono rivedere le loro pianificazioni e assicurarsi che si allinei alle preferenze dei dipendenti. Possono anche assumere piu dipendenti per massimizzare il programma.

3. Programma informale

Gli orari dovrebbero essere accessibili e facili da leggere. Possono essere in formato calendario o essere organizzati in un foglio di calcolo. In qualsiasi modo, i dipendenti dovrebbero essere in grado di guardarlo e identificare i loro prossimi turni.

4. Non avere interruzioni

I dipendenti hanno bisogno di riposo e pausa pasto durante tutto il turno. Anche coloro che lavorano turni notturni non dovrebbero essere programmati per un turno mattutino il giorno successivo. Lavorare senza tempi di inattivita portera a burnout, stress e diminuzione del morale. I manager devono incorporare le interruzioni nel programma e consentire al personale di avere interruzioni fisiche e mentali.

Vantaggi del software di pianificazione dei dipendenti

Fortunatamente, nell'era digitale di oggi, ci sono strumenti tecnologici che semplificheranno il processo di pianificazione dei dipendenti. I sistemi, come il software di pianificazione dei dipendenti, automatizzeranno e semplificano la pianificazione dei turni. Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi derivanti dall'adozione di soluzioni di pianificazione dei dipendenti.

1. Pianificazione automatizzata

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I migliori strumenti di pianificazione dispongono di funzioni di automazione che renderanno la pianificazione molto piu semplice. Il sistema compilera le disponibilita dei dipendenti, le richieste di time-off e i budget di manodopera e pianifichera il personale di conseguenza. Questa funzionalita consente ai manager di creare pianificazioni in pochi minuti.

2. Lavora in movimento

La maggior parte delle piattaforme di pianificazione dispone anche di tecnologia basata sul cloud. Cio significa che gli utenti possono accedere all'interfaccia utilizzando qualsiasi dispositivo o laptop da remoto, purche vi sia una connessione Internet. Inoltre, le piattaforme dispongono di app mobili; pertanto, i dipendenti possono guardare i loro programmi in qualsiasi momento e ovunque.

3. Modelli personalizzati

La pianificazione e resa piu facile con i modelli personalizzati forniti dal software. Con questi modelli, i manager devono solo trascinare i nomi dei dipendenti nei turni. Non devono preoccuparsi di formattare il calendario, inserire informazioni sui dipendenti o organizzare manualmente i turni.

4. Ottimizzazione con funzionalita aggiunte

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I piu recenti fornitori di software offrono funzionalita avanzate con il loro sistema di pianificazione. I moduli piu comuni includono TEAGli ultimi fornitori di software offrono funzionalita avanzate con il loro sistema di pianificazione. I moduli piu comuni includono la comunicazione del team tramite messaggistica chat, il monitoraggio del tempo, gli orari e la gestione delle attivita. Cio consente alle aziende di ottimizzare ulteriormente la gestione della forza lavoro.

5. Aumenta la conservazione

Con le numerose funzionalita di programmazione software, i dipendenti saranno piu felici e piu soddisfatti. Ad esempio, il software consente ai manager di inviare pianificazioni tramite app mobile o testo. I dipendenti possono quindi avere il loro ultimo programma in modo rapido e accessibile.

Conclusione al programma dipendente

  • La pianificazione dei dipendenti e una componente enorme per le aziende funzionanti, in quanto assicura che i flussi di lavoro siano completati nel tempo.
  • Ci sono molti diversi tipi di orari dei dipendenti che le aziende possono sviluppare per il proprio personale, come ad esempio orari fissi e rotanti.
  • Le pratiche di pianificazione non corrette possono essere dannose per le aziende; pertanto, la gestione deve utilizzare tecniche chiave quando si costruiscono le pianificazioni.
  • Un modo per evitare inconvenienti e semplificare la pianificazione e l'utilizzo di software di pianificazione dei dipendenti online.

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