Time Clock Software, Biometric Time Clock e presenze | 11 mins read

Gestione del tempo e delle presenze dei dipendenti

managing employee time and attendance
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

L' assenteismo e un problema significativo e dannoso che impedisce alle aziende di prosperare pienamente. Con l'assenteismo dei dipendenti arriva un prezzo elevato con la perdita a volte nascosta di produttivita e abbassato il morale dei dipendenti. Si stima che quasi il 3 per cento della forza lavoro di un datore di lavoro e assente in un dato giorno secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, e ancora, molti datori di lavoro non riescono a implementare il monitoraggio delle presenze efficace.

Con la soluzione di monitoraggio del tempo corretta, che sia con l'aiuto del software di presenza o con un sistema di presenze completamente mappato, le aziende saranno piu in grado di controllare il costo del lavoro e migliorare la gestione della forza lavoro.

Ecco uno sguardo al monitoraggio del tempo dei dipendenti e come rafforzare le attuali pratiche di cronometraggio.

Come trattare con Dipendente Assenteismo

Dipendente Assenteismo e una mancanza ricorrente di presenza sul posto di lavoro senza una ragione valida. Questo non tiene conto di malattie o emergenze inaspettate.

Al fine di evitare che si verifichino assenze, e necessario innanzitutto determinare il fattore perche. Una volta compreso, e importante apportare modifiche al sistema di gestione corrente, in quanto esistono diversi approcci applicabili per risolvere il problema.

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1. Creare un sistema di presenze e un criterio

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Il primo passo per risolvere eventuali problemi di frequenza consiste nel mettere in atto un criterio. La frequenza sembra un concetto semplice, ma in realta, gli scenari quotidiani possono inclinarlo. Cosa succede se il tuo dipendente e in ritardo di un'ora? E se dovessero ritirare il loro bambino dall'asilo all'improvviso? Le politiche di partecipazione dovrebbero rimanere semplici e semplici. Includere azioni disciplinari realistiche su misura per scenario. Con una politica chiaramente scritta, questo esclude il fattore di polarizzazione o scenario caso per caso, definendo chiaramente ogni tipo di assenza e sanzione.

2. Registrare le assenze

dei dipendenti Un modo semplice per monitorare il tempo trascorso dal dipendente sul lavoro consiste nell'utilizzare l'orologio del tempo di un dipendente. Il software di monitoraggio del tempo puo fornire ai datori di lavoro notifiche istantanee circa l'orologio del dipendente in e fuori tempi e quindi ogni volta che si verifica un'assenza di gestione puo prendere nota rapidamente di esso. Perche registrare tutte le assenze? La maggior parte degli stati ha un impiego a volonta, il che significa che i dipendenti possono essere licenziati senza che i datori di lavoro debbano stabilire una giusta causa.

3. Identificare la causa

Ci possono essere motivi alla base del motivo per cui un dipendente e spesso assente. Se c'e uno schema evidente nella presenza di un dipendente, affrontarlo in modo professionale. La direzione dovrebbe provare ad avvicinarsi ai dipendenti chiedendo se c'e qualcosa che lui/lei puo fare per ridurre le assenze ricorrenti.

I datori di lavoro possono scoprire che ci sono altri fattori al di fuori del lavoro che influenzano la frequenza, come trovare un'adeguata assistenza all'infanzia durante le ore di lavoro o cercare di bilanciare la gestione del tempo tra lavoro e scuola. Punto di essere e- potrebbe non essere il dipendente a tutti, ma piuttosto il loro programma invece che e in conflitto con le loro prestazioni lavorative. Dopo aver determinato che un dipendente sta vivendo problemi di pianificazione, la direzione dovrebbe ri-discutere la disponibilita ed essere sicuri di aggirare i suoi conflitti di pianificazione, al fine di evitare un'assenza. Quando si esaminano i problemi di programmazione e imperativo che i datori di lavoro assumano abbastanza dipendenti al fine di tenere conto dei conflitti di pianificazione dei dipendenti.

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4. Sostenere il coinvolgimento dei dipendenti

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In un luogo di lavoro, l'assenza e generalmente percepita piu della presenza. Quando qualcuno e assente mette a dura prova la squadra e come un'intera operazione e in esecuzione. Quasi la meta, ovvero il 49% dei dipendenti e disimpegnato, mentre il 18% e attivamente disimpegnato. Riconoscere i dipendenti per una buona partecipazione e l'etica del lavoro potrebbe essere la strategia di maggior impatto quando si tratta di combattere l'assenteismo dei dipendenti. Dare grida ai lavoratori duri, incoraggiare il riconoscimento peer-to-peer e raccogliere feedback dei dipendenti sono tutte tattiche utili per il management per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Raccolta di dati sull'assenteismo

Uno dei modi chiave per controllare l'assenteismo e valutare correttamente la natura del problema e registrare correttamente i risultati. Con i risultati corretti vengono soluzioni adeguate.

Esistono un paio di materiali delle Risorse Umane che i professionisti delle risorse umane possono utilizzare per monitorare la frequenza-

  • Rapporti settimanali sull'orario e sulle presenze
  • Manuale Politiche di
presenze Durante l'utilizzo di questi strumenti, i professionisti delle risorse umane devono tenere a mente e determinare-
  • I tipi di assenteismo
  • Perche i problemi esistono
  • soluzioni costruttive
Uno dei modi piu comuni per ricercare questo problema e quello di condurre uno studio storico per scoprire l'entita del problema e vedere se sta migliorando o peggiorando. Con i dati raccolti, ulteriori analisi possono quindi aiutare a individuare problemi specifici come posizioni geografiche, reparti o divisioni che presentano assenze superiori al solito. Al fine di valutare l'efficacia, il monitoraggio continuo e fondamentale per apportare eventuali aggiustamenti.

Costi dell'assenteismo

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Le organizzazioni dovrebbero essere consapevoli dei costi diretti come il libro paga, insieme con l'impatto dei costi indiretti, come i fattori associati alla perdita di produttivita.

Costi diretti
Il costo ovvio dell'assenteismo e il dollaro reale. Quando si parla di assenteismo e importante notare che questo include assenze programmate e non programmate. Anche quando un dipendente ha un motivo legittimo per prendersi del tempo libero, come le ferie o i giorni di malattia, questo altera ancora la produttivita sul posto di lavoro.L'

assenteismo non programmato puo costare fino a 3.600 dollari per dipendente orario e 2.650 dollari per dipendente salariato ogni anno.

Costi indiretti
Queste sono le spese nascoste, che possono includere un fatturato elevato, l'incapacita di soddisfare la domanda dei clienti o i tempi di gestione in eccesso.

Un alto tasso di fatturato puo indicare bassi livelli di morale dei dipendenti. Le aziende con un alto tasso di morale dei dipendenti tendono ad avere meno assenze in un anno di lavoro complessivo. Le assenze non pianificate determinano una perdita complessiva di produttivita.

Misurare i costi dell'assenteismo
Ci sono diversi metodi per determinare il costo dell'assenteismo sul posto di lavoro. I metodi piu comuni per calcolare sono-

  • Perdita in multipli di stipendio - Il costo di ogni persona che e assente diventa un moltiplicatore da qualche parte tra uno e due applicato al costo dello stipendio. Maggiore e l'impatto che un dipendente ha sulla squadra, maggiore e il moltiplicatore.
  • Perdita in posizioni equivalenti a tempo pieno - Questo esprime il tempo perso cumulativo quando si osservano posizioni equivalenti a tempo pieno.
  • Perdita di produttivita e qualita - I datori di lavoro possono misurare e valutare il rapporto costo-efficacia nei programmi di gestione della disabilita e di gestione delle assenze e utilizzare i loro risultati contro altre aziende.

    Soluzioni e strategie

    E la capacita di monitorare in modo efficiente le presenze per visualizzare l'effetto completo che l'assenteismo ha su un'azienda.
    Avere software per memorizzare il tempo effettivo che un dipendente ha lavorato e essenziale. Utilizzando un orologio di tempo dipendente aiutera a registrare l'orologio in tempi notevolmente. Con l'uso di un orologio temporale, la raccolta dei dati e i calcoli sono automatizzati, il che significa che tutto cio che e inserito e corretto e privo di errori umani. Gli orologi temporali avvisano inoltre i datori di lavoro su problemi di frequenza, come ritardi ripetuti o assenze sistematiche. In questo modo i datori di lavoro possono trovare rapidamente una soluzione per l'assenteismo frequente.

    Strategie per la gestione del tempo e delle presenze
    pratiche comuni alla gestione delle assenze includono-

    • Azione disciplinare per un'eccessiva assenza
    • Verifica della malattia dopo un certo periodo di tempo
    • Concentrandosi sulle lodi personali per i dipendenti con un record di presenze positivo e presenta un'etica positiva del lavoro
    • Incoraggiare il tempo di vacanza per i dipendenti a soddisfare un equilibrio tra lavoro e vita
    Prima di iniziare queste pratiche, e importante garantire che le politiche dei dipendenti siano chiare e coerenti con tutti i dipendenti e che promuovano comportamenti positivi e appropriati dei dipendenti.

    Concentrarsi sugli incentivi per promuovere un luogo di lavoro piu sano
    Al fine di ridurre le assenze sul posto di lavoro, ci devono essere incentivi messi in atto per i dipendenti. Alcuni esempi possono essere-

    Perfect Attendance Bonus
    Questo e un programma di incentivi facile che promuove il buon comportamento e favorisce il coinvolgimento con i dipendenti. Ad esempio, per un mese di perfetta partecipazione i datori di lavoro possono offrire un ulteriore $200 bonus. Man mano che l'anno prosegue, il bonus diventa piu alto, portando alla fine a 12 mesi completi di partecipazione perfetta e una grossa somma forfettaria di bonus.

    Riconoscimento per ogni anno lavorato
    Il costo di questo programma e basso, ma puo far sentire i membri del team visibili e apprezzati. Offri una ricompensa per ogni anno un dipendente ha lavorato per l'azienda.

    Questo promuove una pacca sulla schiena per i dipendenti e incoraggia i nuovi dipendenti a fissare obiettivi per le loro nuove carriere.

    Un programma flessibile, se applicabile
    Quando i datori di lavoro offrono flessibilita, questo consente ai dipendenti un po 'di liberta per bilanciare la vita lavorativa e familiare. Per consentire spazio di movimento dal 9 al 5 programma, alcune idee includono il lavoro di quattro giorni di 10 ore, o turni di 9 ore dal lunedi al giovedi e un turno di 4 ore il venerdi.

    Offrire benefici per la salute e il benessere
    Mettere la salute dei dipendenti al primo posto potrebbe correlare con le loro prestazioni lavorative complessive e la motivazione a presentarsi. Potrebbe essere qualcosa di semplice una tariffa scontata per le iscrizioni in palestra, ma il risultato potrebbe avere un grande effetto sulla felicita e sulla produttivita dei vostri dipendenti.

    Preoccupazioni legali

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    La maggior parte della gestione consente flessibilita quando si tratta di presenze dei dipendenti, ore di lavoro attese, e le conseguenze che ritiene opportuno per eccessive assenze.

    Tuttavia, ci sono diverse leggi federali e statali che hanno reso la flessibilita apparentemente difficile da raggiungere. Le leggi da considerare quando regolano l'orario e le presenze sono-


    i datori di lavorosalariali e oraridevono essere cauti quando osservano le loro politiche. Essi devono assicurarsi che le loro politiche in linea con il federale Fair Labor Standards Act (FLSA) e le leggi salariali statali e ore. Se non i datori di lavoro potrebbero essere responsabili se le deduzioni improprie relative all'assenza sono prese dalla retribuzione di un dipendente. Ad esempio, quando si esaminano gli straordinari, i dipendenti esenti, a causa della loro tariffa retributiva, non sono ammissibili al pagamento degli straordinari per ore lavorate oltre 40. Versus dipendenti non esenti devono essere retribuiti tempo e mezzo per ogni ore lavorate piu di 40.

    Congedo di malattia a pagamento
    Numerose leggi degli Stati in materia di congedo per malattia impongono al datore di lavoro l'obbligo di indennizzare per malattia e comprendono anche restrizioni sulla disciplina. Queste leggi cambiano sempre; pertanto, i datori di lavoro devono rimanere aggiornati con la nuova legislazione statale.

    Famiglia e congedo medico
    Il Family and Medical Leave Act del 1993 (FMLA) e una legge del lavoro degli Stati Uniti che richiede datori di lavoro coperti di fornire ai dipendenti un posto di lavoro protetto e congedo non retribuito per motivi medici e familiari qualificati. Cio consente ai dipendenti idonei di richiedere fino a 12 settimane di congedo non retribuito durante un periodo di 12 mesi per prendersi cura di un nuovo figlio o di un familiare gravemente malato.

    Congedo militare
    Nel 1994 l'Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) e la FMLA si sono uniti per dare a determinati dipendenti una determinata quantita di congedo non retribuito. USERRA impone agli operatori di concedere fino a 5 anni di congedo non retribuito ai dipendenti per un servizio militare attivo. E al contrario, FMLA consente ai dipendenti fino a 12 settimane di congedo e fino a 26 settimane di congedo militare. Secondo USERRA ci sono quattro tipi di legalmente protetti-

    1. congedo militare per il dipendente interessato
    2. Congedo familiare militare per il dipendente che ha un membro della famiglia militare interessato
    3. Congedo medico per il dipendente interessato Congedo
    4. medico di famiglia per il dipendente che ha un militare interessato membro della famiglia
    Lavoratori Retribuzione
    Le leggi sulla retribuzione dei lavoratori si trovano in tutti i 50 stati. LaComp dei lavoratori e una forma di assicurazione che fornisce sostituti salariali e prestazioni mediche ai lavoratori feriti sul posto di lavoro o durante il corso di lavoro. Queste leggi hanno lo scopo di eliminare la necessita di controversie e offrire un commercio di indennizzo e prestazioni mediche per non essere obbligato a dimostrare colpa legale da parte del datore di lavoro.

    Disability Discrimination
    The Americans with Disabilities Act (ADA) e una legge sui diritti civili che vieta la discriminazione contro le persone con disabilita in tutti i settori della vita pubblica, compresi i posti di lavoro, le scuole e tutti i luoghi privati e pubblici aperti al grande pubblico. La frequenza regolare di lavoro e una funzione di lavoro essenziale, ma un datore di lavoro potrebbe violare ADA se la partecipazione non e stata considerata come una possibile sistemazione per alcuni dipendenti.

    Indennitadi
    disoccupazione Assicurazione di disoccupazione fornisce ai lavoratori che sono stati licenziati senza colpa, pagamenti monetari per un certo periodo di tempo fino a quando occupati di nuovo. Se un dipendente viene licenziato a causa di eccessive assenze non giustificate, cio puo comportare un comportamento scorretto e pertanto un dipendente non e ammissibile all'indennizzo di disoccupazione. Affinche i datori di lavoro dimostrino che un dipendente e stato dimesso per cattiva condotta, prove sostanziali e concrete devono dimostrare che le assenze erano sia eccessive che non autorizzate.

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