従業員スケジュール | 1 min read

従業員スケジュールの理解

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Hanh Truong

By Hanh Truong

従業員スケジュールの概要

従業員のスケジュールは、従業員が仕事に入る必要がある曜日と時間を記述するドキュメントです。効果的なスケジューリングシステムは、期待を伝えるため、従業員の説明責任を高めます。また、ビジネスは、一日を通してチームメンバーの良好なバランスを保ちます。顧客は、彼らが値する質の高いサービスを受けて、設立の収益性が向上します。

従業員のスケジュール設定の重要性

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従業員の適切なスケジューリングは、会社の寿命にとって重要な要素です。ビジネスに十分なスタッフがいることを確認することで、シームレスなワークフローと注文を促進します。また、毎日のタスクと責任は、常に時間内に完了することを保証します。

スケジュール手順が悪い管理者は、従業員の士気とモチベーションを危険にさらします。たとえば、常にスタッフ不足のシフトは、ワークロードが重くなり、マルチタスクが必要になります。これにより、ストレスと生産性のレベルが上がります。もちろん、人材不足のビジネスは潜在的な利益損失につながります。一方、過剰スタッフシフトは、スタッフが不必要で評価されていないと感じさせる原因となります。さらに、それは直接人件費を計上し、ビジネスの収益に大きな影響を与えます。

これらの課題を防ぐために、ビジネスオーナーは効果的なスケジューリングを保証するシステムを採用する必要があります。これは、従業員の可用性の設定およびバランシングワークフローの収容を伴います。また、コストを管理し、支出を追跡することも含まれます。

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異なるタイプの作業スケジュール

マネージャがチームのために開発できる作業スケジュール構造には、さまざまなタイプがあります。最適な従業員のスケジュールは、ビジネスニーズと業務時間によって異なります。企業が使用できる作業スケジュールの最も一般的な例を次に示します。

フルタイムスケジュール

フルタイムの作業スケジュールは、通常、週40時間、毎日8時間です。正社員は多くの場合、毎週同じ日または時間働きます。報酬は会社ごとに異なり、時給を支払うものもあれば、給与を支払うものもあります。ほとんどすべての組織が、フルタイムで働いている人のために従業員の福利厚生を提供します。これには、休暇日、健康保険、退職資金が含まれます。

パートタイムスケジュール

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週40時間未満で働いている人は、パートタイムのスケジュールを持っています。パートタイム従業員は、フルタイムスタッフと比較して、多くの柔軟性を持っています。彼らは一日のほとんどのために働かないので、彼らはより多くの可用性と個人的な時間を持っています。ただし、パートタイムスタッフはフルタイムチームと同様のメリットを得られません。また、毎週変更される一貫性のないスケジュールを持つ傾向があります。

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固定スケジュール

固定スケジュールとは、稼働日と時間の一貫したセットを持つスケジュールを指します。彼らは通常、人の雇用を通じて同じままです。フルタイムとパートタイムの従業員は、固定スケジュールを持つことができます。彼らはちょうど働く前に自分の時間について雇用者と同意する必要があります。

シフト集計表の回転

シフトスケジュールは、異なるシフトを通じて従業員を循環させるスケジュールです。これは、従業員が年中無休で働く必要があるため、ヘルスケアおよびホスピタリティ業界で最も一般的です。スケジュールが回転すると、特定のチームはナイトシフトのようなあまり望ましいシフトで立ち往生しません。

従業員スケジュールの作成方法

一般的に、完璧な従業員のスケジュールを作成するには多くの時間がかかります。特に、ビジネスオーナーが従来の紙とペン方式を使用している場合、スケジューリングプロセスは複雑になります。ただし、企業はこの手順に従ってこのプロセスを最適化できます。

1.ビジネス要件の確立

効果的な作業スケジュールを開発するために、管理者は、自分のビジネスのニーズが何であるかを決定する必要があります。これは、各シフトがうまく実行する必要がある特定のスキルとリソースを特定する必要があります。彼らはまた、操作の時間とシフトに一日を分割する方法を確立する必要があります。経営陣はまた、各シフトを実行する必要があるさまざまなタスクを考慮する必要があります。

2.準備と計画

スケジュールを作成するために、前週まで待たないでください。これは、経営陣と従業員のためのより多くのストレスを引き起こすだけです。その代わりに、事前にスケジュールを作成し、従業員に速やかに送信してください。これにより、スタッフは自分の時間を計画し、必要なスケジュールを前もって変更することができます。

3.ポリシーの定義

すべてのビジネスでは、シフトスワップ、シフト取引、休暇リクエスト、休暇日を概説するスケジュールポリシーが必要です。従業員がリクエストを送信し、シフトのカバレッジを見つける方法を知っていると、退屈さと欠勤が少なくなります。さらに、マネージャは最後の分交換品を見つけるためにスクランブルする必要はありません。

4.従業員の可用性の収集

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新しいスケジュールを開発する前に、管理者は、従業員の可用性をコンパイルする必要があります。これは、従業員が仕事に来ることができる週の特定の日と、1日の時間を伴います。企業は、スタッフのシフトの好みに合わせて最善を尽くすことが重要です。これは、彼らが自分の時間と仕事を大事にすることを示しています。次に、従業員は感謝し、満足を感じるでしょう。

5.リクエストを迅速に承認する

マネージャは休暇リクエストを承認し、シフトスワップは先着順で行う必要があります。そうすることで、スケジュールカレンダーが最新の状態になり、リクエストが効率的に処理されるようになります。また、従業員がスケジュールを迅速に調整できるようにインセンティブにもなるでしょう。

不適切な従業員のスケジュール設定の結果

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不適切なスケジューリングプラクティスは、企業にとって多くの欠点を引き起こす可能性があります。無効なスケジューリングの結果は次のとおりです。

  • 不十分な操作- 従業員がオーバーまたはスタッフ不足になると、ワークフローは遅延します。お客様は効果的にサービスを提供せず、タスクがなくなるか、時間内に完了しないかのいずれかになります。
  • マネージャーの信頼性を失う -従業員は、スケジュールと一貫した構造を必要とします。管理者は、継続的にミスを犯すか、遅すぎるスケジュールを送信した場合、彼らは彼らの信頼性を失います。スタッフは評価されていないと感じて、そのマネージャーは信頼できないでしょう。
  • 非効率- スケジュールが悪いと、従業員が効率的に作業することが困難になります。人員の不足などのミスは、チームが自分の仕事を困難にし、生産性を低下させます。
  • 競合の増加-スケジュールが不正確になされた場合 、従業員間のストレスや競合の可能性が増加します。
  • 士気が低く、維持率が低い- スタッフが利用できない日にスケジュール設定すると、士気が低下します。最終的に、彼らは自分の時間と好みが評価される新しい仕事を見つけたいと思うでしょう。
  • コストが増える- スケジュール設定が不十分になった場合、超過作業時間が制御されないことがあります。これは、ビジネスの財務状況に大きな影響を与える可能性があります。さらに、増加した離職率の面では、雇用者は新しいスタッフの採用と雇用のためにもっと多くのお金を費やす必要があります。
  • 否定的な評判- 否定的な経験のために会社を離れるチームメンバーは、友人や同僚と悪いレビューを共有する可能性があります。これは、ビジネスの全体的な評判とブランド名に影響します。

従業員のスケジュールに関する問題の解決方法

不適切で不適切なスケジューリングは、ビジネスの労働力と運営に大きな影響を与える可能性があります。マネージャがスケジュールミスを特定し、できるだけ早く解決すれば、これを緩和できます。以下に、最も一般的なスケジューリングの問題とその解決方法を示します。

1.人材不足の配置

未来を伝え、店やレストランに何人の顧客が来るかを正確に知ることは不可能です。多くの場合、管理者は、誤って日に必要なものよりもスケジュール上のスタッフが少ない可能性があります。

これを防ぐために、企業は売上と労働のニーズを効果的に予測する必要があります。これには、特定の期間の売上履歴データを評価する必要があります。マネージャはまた、従業員のフィードバックを求めなければなりません。彼らは顧客と直接協力しているので、彼らはシフトに必要なものについての貴重な洞察を得ることができます。

2.従業員のスケジュール超過設定

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チームメンバーのスケジュール時間が多すぎると、バーンアウトと疲労が発生します。次に、彼らは辞めて別の仕事を見つける可能性が高くなります。スケジュール超過を避けるために、マネージャはスケジュールを確認し、従業員の好みに合わせてスケジュールを確認する必要があります。また、スケジュールを最大化するために、より多くの従業員を雇うことができます。

3.非公式スケジュール

スケジュールはアクセスしやすく、読みやすいものでなければなりません。これらは、カレンダー形式にすることも、スプレッドシートに整理することもできます。いずれにしても、従業員はそれを一目で確認し、次のシフトを特定できるはずです。

4.休憩がないこと

従業員は、シフトを通じて休息と食事の休憩が必要です。夜勤を勤める人は、翌日の朝勤も予定してはいけません。ダウンタイムなしで作業すると、バーンアウト、ストレス、士気の低下につながります。管理者は、スケジュールに休憩を取り入れ、スタッフが物理的および精神的な休憩を持つようにする必要があります。

従業員スケジューリングソフトウェアの利点

幸いにも、今日のデジタル時代には、 従業員のスケジューリングプロセスを合理化するテクノロジーツールがあります 。従業員のスケジューリングソフトウェアなどのシステムは、シフト計画を自動化および簡素化します。以下は、従業員のスケジューリングソリューションを採用することの主な利点のいくつかです。

1.自動スケジューリング

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最高のスケジューリングツールには、スケジューリングをはるかに容易にする自動化機能があります。システムは、従業員の可用性、休暇要求、および労働予算を集計し、それに応じてスタッフのスケジュールを設定します。この機能により、マネージャはスケジュールを数分で作成できます。

2.外出先で作業する

ほとんどのスケジューリングプラットフォームには、クラウドベースの技術もあります。つまり、インターネット接続がある限り、ユーザーは任意のデバイスまたはラップトップを使用してリモートからインターフェイスにアクセスできます。さらに、プラットフォームにはモバイルアプリがあるため、従業員はいつでもどこでも自分のスケジュールを見ることができます。

3.カスタムテンプレート

ソフトウェアが提供するカスタムテンプレートを使用すると、スケジューリングがさらに簡単になります。これらのテンプレートを使用すると、マネージャは従業員名をシフトにドラッグアンドドロップするだけで済みます。カレンダーの書式設定、従業員情報の入力、シフトの手動整理について心配する必要はありません。

4.追加機能による最適化

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最新のソフトウェアプロバイダは、スケジューリングシステムで高度な機能を提供します。最も一般的なモジュールには、Teaが含まれています。最新のソフトウェアプロバイダは、スケジューリングシステムで高度な機能を提供します。最も一般的なモジュールには、チャットメッセージング、時間追跡、タイムクロック、タスク管理によるチームコミュニケーションが含まれます。これにより、企業は従業員管理をさらに最適化することができます。

5.保持率を向上

スケジューリングソフトウェアの多くの機能により、従業員はより幸せになり、より満足されます。たとえば、ソフトウェアを使用すると、管理者はモバイルアプリまたはテキスト経由でスケジュールを送信できます。これにより、従業員は最新のスケジュールを迅速かつアクセスできるようになります。

従業員スケジュールへの結論

  • それはワークフローが時間内に完了することを保証するように、従業員のスケジューリングは、機能するビジネスのための巨大なコンポーネントです。
  • 従業員スケジュールの多くの異なる種類があり、企業は固定および回転スケジュールなど、スタッフのために開発することができます。
  • 不適切なスケジューリングプラクティスは企業にとって有害である可能性があります。したがって、経営陣はスケジュールを作成する際に主要な技術を使用する必要があります。
  • 欠点を回避し、スケジューリングを合理化する1つの方法は、オンライン従業員スケジューリングソフトウェアを使用することです。

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デモのスケジュール