タイムクロック時間と出 | 1 min read

従業員の時間と出席の​​管理

managing employee time and attendance
ミシェル・ジャコ・

By ミシェル・ジャコ・

欠勤は、企業が完全に繁栄するのを妨げる重大かつ有害な問題です。従業員の欠勤と生産性の時々隠れた損失と高い価格が来て、従業員の士気を下げます。米国労働省によると、雇用主の労働力のほぼ3%が任意の日に不在であると推定されていますが、多くの雇用主は効果的な出席追跡を実施していません。

適切な時間追跡ソリューションによって、出勤ソフトウェアまたは徹底的にマッピングされた出勤システムの助けを借りて、企業は人件費を制御し、労働力管理を改善することができます。

ここでは、従業員の時間追跡と、現在の計時プラクティスを強化する方法について説明します。

従業員の欠勤に対処する方法

従業員欠勤は、正当な理由なしに職場での出席の再発生不足です。これは、病気や予期せぬ緊急事態を考慮していません。

欠席が発生しないようにするには、まず理由因子を決定する必要があります。問題を解決するには、いくつかの適用可能なアプローチがあるので、理解したら、現在の管理システムに変更を加えることが重要です。

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1.出席システムとポリシー

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を作成する出席の問題を修正する最初のステップは、ポリシーを配置することです。出席は簡単な概念のように思えますが、実際には日常のシナリオはそれを歪ませることができます。従業員が1時間遅れた場合はどうなりますか?彼らが予期せず保育園から子供を迎えなければならなかったらどうなりますか?出席ポリシーは、シンプルかつ簡潔にしておく必要があります。シナリオに合わせた現実的な懲戒措置を含める。明確に書かれたポリシーでは、これは明確に欠席とペナルティの各タイプを定義し、バイアスの要因やケースバイケースのシナリオを除外します。

2.従業員の休暇を記録する従業員の仕事に費やした時間を追跡する簡単な方法

の1つは、従業員のタイムクロックを利用することです。時間追跡ソフトウェアは、従業員のクロックインとアウト時間に関するインスタント通知を雇用者に提供することができ、したがって、不在が発生するたびに管理はすぐにそれをメモすることができます。なぜすべての欠席を記録するのですか?ほとんどの州 は意志で雇用されています。つまり、雇用 主がちょうど原因を確立することなく、従業員を終了することができます。

3.原因を特定する従業員が頻繁に不在になる理由には、根本的な理由

があるかもしれません。従業員の出席に顕著なパターンがある場合は、専門的な方法でそれに対処します。経営陣は、彼/彼女は再発生する欠席を軽減するために何ができるかがあるかどうかを尋ねる従業員に近づいてみてください。

雇用主は、勤務時間中に適切な育児を見つけたり、仕事と学校間の時間管理のバランスを取ろうとするなど、出席に影響を与える仕事の外にある他の要因があることを知ることができます。ポイントは-それは全く従業員ではなく、むしろ自分のスケジュールではなく、自分の仕事のパフォーマンスと矛盾している場合があります。従業員がスケジュールの問題を経験していると判断した後、経営陣は可用性を再議論し、不在を避けるために、彼/彼女のスケジュールの競合を回避するようにしてください。スケジューリングの問題を見ると、雇用主が従業員のスケジュールの競合に対処するために十分な従業員を雇うことが不可欠です。

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4.従業員のエンゲージメントをサポート職場

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では、通常、不在はプレゼンスよりも多く感じられます。誰かが不在の場合、それはチームや全体の操作が実行されている方法に負担をかける。従業員の半数近く(49%) が離職しており、18% が積極的に離職しています。それは従業員の欠勤と戦って来るとき、良い出席と労働倫理のために従業員を認識することは、最も影響力のある戦略である可能性があります。ハードワーカーへの叫び声を与え、ピアツーピアの認識を奨励し、従業員のフィードバックを収集することは、従業員のエンゲージメントを高めるために経営陣にとって有用な戦術です。

欠勤に関するデータの収集欠勤を制御する重要な方法

の1つは、問題の性質を正しく評価し、調査結果を適切に記録することです。適切な知見で適切な解決策が来る。

人事担当者が出席を監視するために使用できる人事資料がいくつかあります。

  • 毎週の時間と出席レポート出席
  • ポリシーハンドブック
これらのツールを使用しながら、人事担当者は注意して判断する必要があります。
  • 欠勤のタイプ現在
  • 存在する問題問題が存在する理由
  • 建設的な解決策
この問題を研究する最も一般的な方法の1つは、問題の程度を発見し、それが改善または悪化しているかどうかを確認するために歴史的な調査を実施することです。収集されたデータを使用して、さらに分析することで、通常よりも高い休暇を経験している地理的な場所、部門、部門などの特定の問題を特定できます。有効性を測定するためには、継続的な監視が不可欠です。

欠勤のコスト

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組織は、このような生産性損失に関連する要因などの間接コストの影響とともに、給与などの直接コストを認識する必要があります。

直接費
欠勤の明白な費用は実際のドルです。欠勤について話すとき、これには予定された欠勤と予定外の欠勤が含まれることに注意することが重要です。従業員が休暇や病気の日など、休暇を取る正当な理由がある場合でも、これはまだ職場の生産性を変化させます。

予定外の欠勤は、毎時従業員1人あたり3,600ドル、サラリー従業員1人あたり2,650ドル 以上の費用がかかります

間接費
これらは、高い回転率、顧客の需要を満たすことができない、または超過管理時間を含むことができる隠れた費用です。

高い離職率は、従業員の士気レベルが低いことを示している可能性があります。従業員の士気率が高い企業は、全体の就業年間で欠勤が少ない傾向があります。予定外の欠勤は、生産性の全体的な低下につながります。

欠勤のコストの測定職場での欠勤
のコストを決定するには、いくつかの方法があります。計算する最も一般的な方法は次のとおりです。

  • 給与の倍数の損失-不在の各人のコストは、給与のコストに適用される1と2の間のどこかの乗数になります。従業員がチームに与える影響が大きいほど、乗数は大きくなります。
  • フルタイム相当職位の損失-フルタイム相当職位を見ているときの累積損失時間を表します。
  • 生産性と品質の損失-雇用者は、障害管理プログラムおよび不就業管理プログラムにおける費用対効果を測定および評価し、その結果を他の企業に対して使用することができます。

    ソリューションと戦略

    欠勤がビジネスに及ぼす完全な効果を確認するために、出席を効率的に追跡する機能です。
    従業員が働いている実際の時間を格納するためのソフトウェアを持つことは不可欠です。従業員のタイムクロックを活用することで、時間内にクロックを記録するのに役立ちます。タイムクロックの使用により、データの収集と計算が自動化されます。つまり、入力されたものはすべて人為的なエラーから解放されます。また、タイムクロックは、繰返しや体系的な欠席など、出席の問題について雇用者に警告します。このようにして、雇用者は頻繁な欠勤のための解決策をすばやく見つけることができます。

    時間と出勤の管理方針
    不就業管理の一般的な慣行には、次のものがあります。

    • 過度な不就業に対する懲戒処分
    • 一定期間後の病気の検証出席実績が肯定的である
    • 従業員に対する個人的な賞賛に焦点を当てるポジティブな労働倫理を示す
    • 従業員に仕事と生活のバランスを満たすための休暇の時間を促すこれらの慣行を始める前に、従業員ポリシーがすべての従業員に対して
    明確かつ一貫性のあるものであることを確認し、ポジティブで適切な従業員の行動を促進することが重要です。

    より健全な職場を促進するためのインセンティブに焦点を当て
    職場での欠勤を減らすために従業員のためのインセンティブを配置する必要があります。いくつかの例があります-

    パーフェクト出席ボーナス
    これは良い行動を促進し、従業員とのエンゲージメントを促進する簡単なインセンティブプログラムです.例えば、完璧な出席の雇用者の1ヶ月は、追加を提供することができます $200 ボーナス.年が経つにつれて、ボーナスは高くなり、最終的には完全な12ヶ月間の完全な出席と多額のボーナスをもたらします。

    毎年働いているための認識
    このプログラムのコストは低いですが、それはあなたのチームメンバーを見やすく評価することができます。従業員が会社のために働いている毎年の報酬を提供します。

    これは、従業員の背中のパットを促進し、新しい従業員の新しいキャリアの目標を設定することを奨励します。

    フレキシブルスケジュール(適用可能な場合)雇用者が柔軟性を提供する場合、
    従業員は仕事と家庭生活のバランスを取る自由のビットを可能にします。9〜5のスケジュールから小刻み部屋を可能にするために、いくつかのアイデアには、4つの10時間の日、または月曜日から木曜日までの9時間シフトと金曜日の4時間シフトが含まれます。

    健康とウェルネス福利厚生の提供
    従業員の健康を第一に据えることで、全体的な仕事のパフォーマンスやモチベーションと相関する可能性があります。これは、ジムのメンバーシップの割引率のような単純なものかもしれませんが、その結果、従業員の幸福と生産性に大きな影響を与える可能性があります。

    法的懸念

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    ほとんどの管理は、従業員の出席、期待される仕事の時間、および彼らは過度の欠勤のために適している見結果は、柔軟性を可能にします。

    しかし、柔軟性を達成するために一見困難にしたいくつかの連邦法や州法があります。時間と出勤を規制する際に考慮すべき法律は次のとおりです。

    賃金と時間給
    雇用者は、彼らの政策を見る際に慎重でなければなりません。彼らは、彼らの政策が連邦公正労働基準法(FLSA)および州の賃金および時間法に適合していることを確認する必要があります。不適切な欠勤関連の控除が従業員の給与から取られた場合、雇用主は責任を負う可能性があります。たとえば、残業時間を見ると、給与のレートによって免除される従業員は、40 時間を超える労働時間に対する残業賃金の対象外になります。対非免除の従業員は、40を超える労働時間半を支払わなければなりません。

    有料疾病休暇
    多くの州の有料疾病休暇法律は、病気に対応するために雇用主に義務を置き、また規律の制限を含みます。これらの法律は常に変化しています。したがって、雇用者は新しい州法を最新の状態に保たなければなりません。F@@

    amily and Medical Leave
    The Family and Medical Leave Act of 1993(FMLA )は、被雇用者が雇用者に雇用保護および資格のある医療や家族の理由で無給休暇。これにより、対象となる従業員は、12か月の期間中、最大12週間の無給休暇を取って、新しい子供の世話や重病の家族の世話をすることができます。

    軍休暇
    1994年にユニフォームサービス雇用および再雇用権利法(USERRA)とFMLAは、特定の従業員に未払いの休暇の指定された量を与えるために協力しました。USERRAは、現役の軍事任務のために、従業員に最大5年間の無給休暇を与えるよう返信者に要求しています。それどころか、FMLAでは、従業員は最大12週間の休暇、最大26週間の軍事介護者の休暇が可能です。USERRAの下には、法的に保護されている4つのタイプがあります:

    1. 影響を受ける従業員の軍事休暇軍事影響を受ける家族のメンバーを持つ従業員のための
    2. 軍事
    3. 休暇影響を受ける従業員のための
    4. 医療休暇軍事を持っている従業員のための家族の医療休暇影響を受ける家族の
    労働者補償労働者の補償
    法は、すべてで見つかりました 50 州.労働者コンプ(Workers' Comp )は、仕事中または雇用の過程で負傷した従業員に賃金交換と医療給付を提供する保険の一形態です。これらの法律は、訴訟の必要性を排除し、雇用主側の法的過失を証明する必要がないための補償と医療給付の貿易を提供することを目的としています。


    障がい者 別障害を持つアメリカ人法 (ADA) は、公共生活のあらゆる分野において、障害を持つ個人に対する差別を禁止する公民権法である。職業、学校、一般市民に開放されるすべての民間・公共の場所を含む。定期的な職務出席は不可欠な職務ですが、出席が一部の従業員に可能な宿泊施設とみなされなかった場合、雇用主はADAに違反する可能性があります。

    失業補償失業
    保険は、再び雇用されるまで、一定期間、過失なしで終了した労働者、金銭的支払いを提供します。過度の不就業のために従業員が退職した場合、これは不正行為の原因となる可能性があり、したがって従業員は失業補償の対象となりません。従業員が不正行為のために退院したことを雇用者が証明するためには、実質的かつ具体的な証拠は、欠勤が過剰かつ無許可であることを示さなければなりません。

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